Die letzten Tage vor dem Urlaub sind eine gute Gelegenheit, die Produktivität zu steigern, wenn du sie richtig nutzt. Wie ich im Eintrag “Wenn die Aufschieberitis zuschlägt” erwähne, ist eines der Probleme, das die Produktivität beinträchtigt, fehlender Druck und Dringlichkeit. Aber wenn nur noch wenige Tage fehlen, bevor du in den Urlaub gehst, entsteht dieser Druck, den du zu deinem Vorteil nutzen kannst.
Was kannst du also tun, um aus der Arbeit und in den Urlaub mit einem freien Kopf zu gehen?
Gehe deinen Kalender und unerledigte Themen durch
Reserviere dir Zeit, um deinen Terminkalender für die nächsten ein oder zwei Monate durchzuschauen. Werde dir ausstehenden Verpflichtungen bewusst, die dich vor oder nach dem Urlaub erwarten. Notiere gleichzeitig alles, das Vorbereitung braucht, Information, um die du andere bitten musst, und setze Fristen.
Prüfe deine offenen Projekte und unerledigten Aufgaben. Entscheide, was du vor deinem Urlaub erledigen musst und was bis danach warten kann. Es kann eine gute Idee sein, vorab um Information zu bitten, die du brauchst, um in einem Projekt voranzukommen. Damit gibst du der Person oder den Personen Zeit, sich zu organisieren und die benötigten Daten vorzubereiten, anstelle dass sie es mit einer kürzeren Frist erledigen müssen, wenn du es erst nach deinem Urlaub verlangst. Des Weiteren wirst du aus dem Urlaub zurückkehren und die Information schon vorfinden, um an deinem Projekt ohne Verzögerung weiterzuarbeiten.
Mach dich an die Arbeit
Nachdem du die Aufgaben für vor und nach deinem Urlaub geplant hast, arbeite eine Angelegenheit nach der anderen ab, die du vorher erledigen musst. Du wirst merken, dass es leichter ist, produktiv zu sein, wenn du genau weißt, welche Sachen du abarbeiten musst, um sie eine nach der anderen von deiner Liste streichen zu können.
Reserviere den letzten Tag für unvorhergesehene Angelegenheiten und Aufräumen
Soweit möglich, organisiere die Aufgaben so, dass du am letzten Tag nicht an wichtigen Projekten und Angelegenheiten arbeiten musst. Somit wirst du Zeit haben, um offengebliebene Themen sowie Dringlichkeiten und Unvorhergesehenes in der letzten Minute zu klären.
Im täglichen Trubel nehmen wir uns oft nicht genügend Zeit dafür. Aber ich schlage vor, dass du dir eine Weile nimmst, um aufzuräumen. Lege Dokumente ab, die sich angesammelt haben, oder zerstöre sie. Gehe deinen E-Mail-Eingang durch und lösche oder lege E-Mails ab, die keine Aktion mehr benötigen. Verschiebe E-Mails mit unerledigten Aufgaben oder Dingen, die du von anderen erwartest, in die entsprechenden Ordner. Damit wirst du deinen Posteingang und Schreibtisch blitzblank lassen. Und du wirst sehen, wie schnell der letzte Tag vergeht.
Das Aufräumen hat außerdem einen doppelten Vorteil. Ob du willst oder nicht, unsortierte E-Mails und Dokumente, die sich ansammeln, belegen einen Teil deines Kopfes. Eine Entscheidung über jedes einzelne zu treffen und sie zu ordnen, wir dir helfen, deinen Kopf frei zu bekommen. Auf der anderen Seite ist es nicht das Gleiche, nach deinem Urlaub zu einem überfüllten Schreibtisch und Posteingang mit alten Angelegenheiten und Dokumenten zurückzukehren, als nur die neuesten Sachen abarbeiten zu müssen, die in den letzten Tagen oder Wochen eingegangen sind.
Delegiere unerledigte Angelegenheiten
Wenn du einen Kollegen hast, der dich zu einem gewissen Punkt während deines Urlaubs vertritt, gehe mit ihm oder ihr die Angelegenheiten durch, die in deiner Abwesenheit auftreten können und wie er/sie sie lösen kann. Weise ihn/sie auch auf Themen hin, die auftauchen können, die aber auf deine Rückkehr warten können. Falls nötig, informiere andere Kollege und Abteilungen, bis wann du weg bist und an wen sie sich in deiner Abwesenheit wenden können. Informiere deinen Vorgesetzten, wie du die Sachen organisiert hast, die auftreten können.
Aktiviere die Abwesenheitsnotiz
Programmiere die automatische Abwesenheitsnotiz und gib an, bis wann du im Urlaub bist und an wenn sich die Leute wenden können im Fall von dringenden Angelegenheiten, die nicht auf deine Rückkehr warten können. Auf diese Weise hat die Person, die dir schreibt, einen Ansprechpartner und du gewinnst innere Ruhe.
Gedenke, dass derjenige, der dir schreibt, sich fragen kann, warum du nicht antwortest, wenn er keine Abwesenheitsnotiz erhält. Vielleicht vergehen einige Tage bis er versucht, dich telefonisch zu erreichen, nur um festzustellen, dass du im Urlaub bist. Das kann ihn verärgern, besonders wenn die Angelegenheit von gewisser Dringlichkeit oder Bedeutung ist. Also denke daran, die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren, wenn auch nur aus Höflichkeit.
Wenn du mit Outlook arbeitest, kannst du eine formellere Nachricht für Sender, die nicht zu deiner Firma gehören, und eine knappere Mitteilung für deine Arbeitskollegen konfigurieren.
Ich empfehle eine Standardmitteilung. Dies ist ein Teil des Images, dass dein Unternehmen nach außen projektiert, weshalb es nicht die geeignete Stelle ist, um kreativ oder witzig zu sein. Das kann augenfällig sein, aber ich erwähne es, weil ich schon auf die verschiedensten Notizen gestoßen bin.
Leite deine Festnetznummer um
Je nachdem, wie man diese Dinge in deiner Firma organisiert, leite deine Durchwahl auf den Anrufbeantworter oder Rezeption um oder an den Kollegen weiter, der dich vertritt. Wie im Fall der Abwesenheitsnotiz wirst du vermeiden, dass dich jemand anruft und sich fragt, warum du nie ans Telefon gehst.
Schalte das Arbeitshandy aus
Sofern du keine Verfügbarkeitsklausel unterschrieben hast, ist der Moment gekommen, dein Arbeitshandy auszuschalten, falls du eins hast. Wenn du alles organisiert und delegiert hast, dürftest du ein ruhiges Gewissen haben. Wie eine Geschäftsführerin und ehemalige Chefin sagte: “Wenige Dinge sind wirklich so dringend. Die Firma wird schon nicht abbrennen in meiner Abwesenheit.” Also schalte das Handy aus und geistig von der Arbeit ab.
Zusammenfassung
- Gehe deinen Kalender, offene Projekte und Angelegenheiten durch
- Mach dich an die Arbeit und erledige, was du abschließen musst
- Erledige letzte offen gebliebene und unvorhergesehene Themen und räume auf
- Delegiere unerledigte Sachen und informiere denjenigen, der dich vertritt
- Aktiviere die Abwesenheitsnotiz
- Stelle deine Durchwahl an den Anrufbeantworter, die Rezeption oder den entsprechenden Kollegen durch
- Schalte das Arbeitshandy aus
- Genieße deinen Urlaub!
Ich wünsche dir, dass du deinen verdienten Urlaub genießt und erholt zurückkommst.
