Steckst du in einem Hamsterrad aus endlosen Aufgaben fest? Hast du so viel Arbeit, dass du glaubst, keine Zeit zu haben, deine Situation zu verbessern? Das ist normalerweise eines der typischen Anzeichen von Arbeitsstress. Schauen wir uns einige häufige Fehler an, die wir machen, wenn wir uns überfordert und überlastet fühlen.
Fehler 1: Mehr arbeiten
Die Aufgaben scheinen nie ein Ende zu nehmen. Tatsächlich scheinen sie sich zu vermehren. Deshalb arbeitest du immer härter daran, den Berg zu reduzieren. Vielleicht lässt du sogar das Mittagessen aus oder machst Überstunden.
Ich kann dir versichern, dass ich auch Phasen der Arbeitsüberlastung durchgemacht habe. Die Frage ist, ob sich das Problem mit einem zeitweiligen Mehraufwand lösen lässt oder ob sich die Situation fortsetzt.
Was tun
Eines meiner Mottos ist: Besser arbeiten, nicht härter. Es ist gut, dass du über eine hohe Arbeitsfähigkeit verfügst. Aber das Wichtigste ist, dich zu fragen, wie du den größtmöglichen Mehrwert schaffst. Mehr dazu im nächsten Punkt. Frage dich auch, ob du die Aufgaben möglichst effizient erledigst. Hast du Systeme für wiederkehrende Aufgaben erstellt? Gibt es Dinge, die du automatisieren kannst?
Denke auch daran, dass Pausen der Schlüssel dazu sind, das Gefühl der Überforderung zu reduzieren und bessere Leistungen zu erbringen. Wir sind produktiver, wenn wir unserem Gehirn von Zeit zu Zeit erlauben, sich zu entspannen.
Fehler 2: Nicht innehalten, um zu denken
Da du von der Arbeit und allem, was du zu tun hast, überwältigt bist, hältst du nicht inne, um nachzudenken. Du läufst weiter in deinem Hamsterrad und versuchst, irgendwohin zu gelangen. Das heißt nicht, dass du nicht denkst. Deine Kopf rast möglicherweise: zu Erledigendes, Sorgen, Ideen und viele andere bewusste oder unbewusste Gedanken. All dies verstärkt nur dein Gefühl der Überforderung. Mehr dazu in Fehler 8.
Ich verstehe dich. Wenn man viel zu tun hat, scheint es unlogisch innezuhalten und schwer, sich Zeit zum Nachdenken zu nehmen. Doch gerade Denken und Ideen haben unterscheidet uns Menschen von anderen Tieren.
Was tun
Wenn du von der Arbeit überfordert bist, lade ich dich ein, dich zu fragen, was genau dich stresst. Das Arbeitspensum? Bestimmte Aufgaben, Besprechungen oder Gespräche? Die Fristen? Die Arbeitszeiten?
Sobald du die Ursache deines Gefühl der Überforderung identifiziert hast, kannst du Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen. Es könnte einer der Schritte sein, die ich in diesem Artikel erwähne. Falls du dich aber von bestimmten Situationen überfordert fühlst, lade ich dich ein, zu hinterfragen, was dich genau belastet. Was kannst du tun, um dieses Gefühl loszuwerden?
Fehler 3: Keine Prioritäten setzen
Angesichts des großen Arbeitsvolumens erledigst du die Aufgaben, sobald sie aufkommen, und versuchst so, die Situation unter Kontrolle zu bringen. Aber du bist so überfordert, beschäftigt und stecken in deinem Hamsterrad fest, dass du dir keine Zeit nimmst, die wahre Bedeutung und Dringlichkeit der auftretenden Angelegenheiten einzuschätzen.
Vor Jahren wurde mir klar, dass ich immer mehr Arbeit haben würde, als Zeit zur Verfügung steht. Ich habe gelernt, dass Priorisieren und mich auf die Aufgaben mit dem höchsten Wert konzentrieren, der einzig vernünftige Weg ist, produktiv zu sein.
Was tun
Da die Zeit begrenzt ist, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen, sowohl auf beruflicher als auch auf persönlicher Ebene. Überlege, welche Aktivitäten und Aufgaben am wichtigsten sind. Denke an das Pareto-Gesetz: Welche 20 % deiner Aufgaben bringen dir 80 % des Nutzens? Mit Nutzen meine ich, dass sie zu deinen persönlichen, beruflichen und den Prioritäten und Zielen des Unternehmens beitragen.
Was ist also von allem, was du tust, wirklich wichtig? Welche Aufgaben kannst du aufschieben? Was solltest du nicht selbst erledigen, sondern delegieren? Welche Aktivitäten oder Aufgaben kannst du beseitigen oder zumindest die dafür aufgewendete Zeit reduzieren?
Welche der Aufgaben, die dringend erscheinen, sind es wirklich?
Fehler 4: Nicht planen
Wie sollst du planen, wenn du nicht einmal die Zeit hast, all die Arbeit zu erledigen, die du hast? Wenn wir bis über die Ohren in Arbeit stecken, tappen wir oft in die Falle, uns keine Zeit für die Planung zu nehmen. Du bist so damit beschäftigt, den Berg an Arbeit zu bewältigen, dass du auf reaktive Weise arbeitest. Du gerätst in eine Spirale unvorhergesehener Angelegenheiten und Dringlichkeiten. Dich überraschen vielleicht Dinge, die es eigentlich nicht sollten.
Darüber hinaus fällt es dir schwer, mittel- oder langfristige Projekte voranzutreiben. Denn es gibt immer dringendere Aufgaben, bevor du Zeit die Themen findest, die längerfristige Vorteile bringen.
Die Tage oder Wochen, in denen ich mir keine Zeit zum Planen genommen habe, waren nicht halb so produktiv wie wenn ich mir Zeit zur Planung nehme. Ebenso erspart dir das Aufschreiben der wichtigsten Aufgaben viel Zeit beim Überlegen, was als Nächstes zu tun ist.
Was tun
Mach dir bewusst, dass reaktives Arbeiten nicht effektiv ist. Die Planung hilft dir, deine Aufgaben an deinen Prioritäten auszurichten. Das Aufschreiben von Aufgaben hilft dir auch, einen klaren Kopf zu bewahren.
Durch die Planung kannst du auch wichtige Termine, Besprechungen, Präsentationen und Projektfristen berücksichtigen. Auf diese Weise kannst du deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und nach Terminen organisieren. Ich schlage vor, dass du dir jeden Tag, jede Woche und jeden Monat ein paar Minuten Zeit nimmst, um deinen Kalender und deine Projekte durchzugehen und zu planen, mit welchen Aufgaben du deine Zeit verbringen solltest.
Fehler 5: Keinen Rückblick machen
Dieser Fehler hängt mit dem vorherigen zusammen. Wenn du keine Zeit zum Planen findest, weil du dich überfordert fühlst, wie sollst du einen Rückblick machen? Dir nicht die Zeit für einen Rückblick zu nehmen, lässt dich jedoch eine großartige Gelegenheit verpassen, etwas zu lernen und so deine Arbeitsweise und Planung zu verbessern. Du verpasst auch die Möglichkeit, deine Motivation zu steigern.
Obwohl ich plante, verpasste ich eine große Chance damit, nicht regelmäßig darüber nachzudenken, was ich erreicht hatte und was noch ausstand. Wir vergessen Erfolge zu schnell. Und wir wiederholen dieselben Fehler, wenn wir nicht daraus lernen. Einen Rückblick zu meiner Planungsroutine hinzuzufügen war eine Entdeckung. Es steigert meinen Stolz und meine Zufriedenheit und damit auch meine Motivation. Darüber hinaus habe ich dadurch aus Fehlern wie unrealistischer Planung gelernt und bin dadurch zunehmend produktiver geworden.
Was tun
Wenn wir einen kurzen Rückblick auf unsere Tage, Wochen und Monate werfen, können wir sehen, was wir erreicht haben. Auf diese Weise können wir stolz auf das Erreichte sein, was unsere Motivation zum Weitermachen steigert.
Es ist auch interessant, darüber nachzudenken, ob es eine Aufgabe gibt, die länger gedauert hat als erwartet oder die wir effektiver hätten erledigen können. Ich schlage dir auch vor, über die noch ausstehenden Aufgaben nachzudenken. Warst du hinsichtlich des geplanten Arbeitspensums zu ehrgeizig? Fehlten dir Informationen oder Ressourcen? Was kannst du in Zukunft verbessern?
Fehler 6: Nicht optimieren
Wenn wir uns überfordert fühlen, gehen wir normalerweise in den Autopilot-Modus. Wir halten an unseren Gewohnheiten und unserer Art zu handeln und zu arbeiten fest. Wenn wir nicht die Zeit haben, die ganze Arbeit zu erledigen, wie sollen wir dann innehalten und darüber nachdenken, was wir tun und wie wir es tun?
In Arbeitsumgebungen mit hohem Arbeitsvolumen und engen Fristen war die Optimierung für mich ein Bewältigungsmechanismus. Immer auf der Suche nach Möglichkeiten, effektiver zu arbeiten, hat mir die Entwicklung von Systemen und die Automatisierung dabei geholfen, meine Arbeit zu schaffen.
Was tun
Das Lebens- und Arbeitstempo hat sich beschleunigt. Deshalb ist es wichtig, von Zeit zu Zeit zu überlegen, ob wir etwas optimieren können. Ich schlage vor, dass du dir einige Fragen stellst.
Passt dein Tagesablauf am besten zu deiner Art von Arbeit? Beispielsweise gibt es Berufe, bei denen es vormittags häufiger zu Unterbrechungen kommt und andere, wo dies eher nachmittags geschieht. Versuchst du, die Aufgaben, die die meiste Konzentration erfordern, genau in diesen Zeiträumen zu erledigen?
Erledigst du routinemäßige und wiederkehrende Aufgaben möglichst effizient? Hast du Arbeitssysteme oder Vorlagen erstellt, damit du nicht jedes Mal, wenn du an einem Projekt oder ähnlichen Aufgaben arbeitest, das Haus von Grund auf neu aufbaust?
Verfügst du über ein gutes Organisationssystem, um keine Zeit mit dem Suchen und Merken von Dingen zu verschwenden? Nutzt die dir zur Verfügung stehenden Anwendungen und Tools sinnvoll? Nutzt du alle Funktionalitäten der verwendeten Tools gut aus?
Fehler 7: Keine Erholung
Möglicherweise ist einer der größten Fehler, dass wir Momente der Erholung opfern. Anstatt Mittagspause zu machen, isst du schnell ein Sandwich vor dem Computer. Mitten am Nachmittag merkst, dass deine Konzentration nachlässt. Aber wie sollst du einen Moment ausruhen, wenn du doch so viel zu tun hast? Wenn du dann die Arbeit verlässt, verwirfst du deine Absicht, Sport zu treiben, einem Hobby nachzugehen oder einen Freund zu treffen.
Ich denke, dass Achtsamkeit mir in diesem Sinne geholfen hat, Selbsterkenntnis und Selbstbewusstsein zu erlangen. Ich merke es leichter, wenn ich Zeit damit verschwende, eine wichtige Aufgabe voranzutreiben, obwohl meine Konzentrationsfähigkeit versagt. Dann stehe ich vom Stuhl auf, gehe ein paar Schritte, dehne mich oder widme mich einer anderen Aufgabe, die nichts damit zu tun hat. Wenn ich später zur eigentlichen Aufgabe zurückkomme, fließen die Ideen wieder.
Was tun
Wie ich bereits in Punkt 1 erwähnt habe, ist es wichtig, sich Zeit zum Ausruhen zu nehmen, um produktiver zu sein. Unser Gehirn braucht Pausen und Erholung, um gute Leistungen zu erbringen. Deshalb ist eine gute Nachtruhe so wichtig. Aber das ist nicht genug.
Versuche, den Tag über Pausen von Aufgaben einzulegen, die viel Konzentration erfordern. Und deine Nachmittage werden produktiver sein, wenn du eine Pause von mindestens einer halben Stunde zum Essen einlegst und deinen Arbeitsplatz verlässt. Wenn du vor dem Computer isst oder durch soziale Netzwerke scrollst, wirst du dich nicht gut ausruhen. Iss lieber mit Kollegen oder lies ein Buch. Wenn kannst, gehe spazieren.
Mach außerdem über den Tag verteilt kurze aktive Pausen. Damit meine ich, vom Bildschirm wegzuschauen. Dehne dich, stehe vom Stuhl auf, schaue aus dem Fenster, mach Atemübungen oder unterhalte dich mit einem Kollegen über etwas, das nichts mit Arbeit zu tun hat.
Fehler 8: Grübeln
„Ich habe so viel Arbeit!“ „Ich kann nicht mehr.“ „Wie soll ich all das schaffen, was noch aussteht?“ „Wie kam ich auf die Idee, diese Aufgabe zu übernehmen, bei all dem, was schon am Hals hatte?“ „Ich stecke bis über die Ohren in Arbeit und meine Kollegen haben Zeit zum Tratschen.”
Wenn du überfordert bist, verlaufen deine Selbstgespräche in etwa so? Überforderung, Stress und Beklemmungsgefühle sind oft auf drei Dinge zurückzuführen: Das Nachdenken über Dinge, die bereits geschehen sind oder noch nicht geschehen sind. Oder unsere Erwartungen darüber, wie die Dinge sein sollten.
Ich bin auch eine Meisterin im Kopfkino spielen. Mein Geist hält nicht inne. Das Problem ist, wenn es nicht um nützliche Dinge wie Ideen geht.
Was tun
Sowohl die Sorge über Dinge, die in der Zukunft passieren könnten (oder auch nicht), als auch das Grübeln über die Vergangenheit sind normalerweise zwecklos. Ich sage nicht, dass es nicht nützlich sein könnte. Aber meistens tun wir es ohne Sinn und Zweck. Wir lassen einfach unsere Gedanken die Kontrolle übernehmen. Und das klärt meist nichts, verstärkt aber unser Gefühl der Überforderung.
Bringe deinen Geist also in den gegenwärtigen Moment. Achte für einen Moment auf deinen Körper und deine Atmung. Notiere bei Bedarf ausstehende Aufgaben, die dir in den Sinn kommen. Konzentriere dich dann ganz auf die vor dir liegende Aufgabe.
Anstatt deinen Geist herumgrübeln zu lassen, wann immer er möchte, nutze die Momente von Planung und Rückblick, um konstruktiv darüber nachzudenken, wie du Fehler vermeiden und was du verbessern kannst.
Fehler 9: Nicht assertiv sein
Wenn wir überfordert und überlastet sind, kommt es oft zu einem Mangel an assertiver Kommunikation. Wir überlasten uns, weil wir uns nicht trauen zuzugeben und zu sagen, dass wir nicht mehr bewältigen können. Es fällt uns schwer, Grenzen zu setzen, sei es für uns selbst oder für andere. Wir wollen nicht enttäuschen, schwach oder inkompetent erscheinen.
Aber wie ich oben erwähnt habe, kommt es häufig vor, dass der Arbeitsumfang die verfügbare Zeit übersteigt. Deshalb ist es so wichtig, einerseits Prioritäten zu setzen und andererseits Grenzen zu setzen. Dies erfordert den Mut, unsere Situation einzugestehen und zu kommunizieren sowie Lösungen zu suchen und vorzuschlagen.
Was tun
Mach dir zunächst bewusst, wann oder warum es dir schwerfällt, Grenzen zu setzen. Welche Emotionen und Wünsche verbergen sich dahinter? Angst davor, nicht gemocht zu werden, zu versagen, nicht kompetent zu wirken…? Ängste können zu selbstsabotierenden Verhaltensweisen wie zu hohen Ansprüchen oder Selbstgefälligkeit führen. Nun, da du es identifiziert hast, was könnte schlimmstenfalls passieren, wenn deine Situation zugibst und sie beispielsweise deinem Chef mitteilst? Und was könnte im besten Fall geschehen?
Zweitens empfehle ich dir, deine Assertivität (besser als nur Durchsetzungsvermögen) zu trainieren. Es bedeutet einerseits, deine Bedürfnisse, Wünsche und Meinungen respektvoll auszudrücken. Andererseits erfordert es auch, die Wünsche, Bedürfnisse und Meinungen anderer zu respektieren. Denke an die Menschen in deinem Umfeld. Welche respektierst du am meisten? Diejenigen, die immer zu allem Ja sagen, auch auf die Gefahr hin, ihr Versprechen nicht zu halten? Oder Menschen, die sich über ihre Prioritäten und ihre Wünsche im Klaren sind und diese zum Ausdruck bringen? Ich wage die Vermutung, dass es sich um die Zweiten handelt. In welcher Kategorie möchtest du also sein?
Welche Fehler machst du, wenn du überfordert bist?
In welche der genannten Fallen tappst du, wenn du überlastet bist? Welche Tipps und Tricks wirst du ausprobieren?
Wenn du Hilfe benötigst, um das Gefühl der Überforderung auf Arbeit loszuwerden, zögere nicht, mich zu kontaktieren, um herauszufinden, wie ich dir helfen kann.
