[vc_row][vc_column][vc_column_text]Heutzutage sind die üblichsten Klagen: ich habe keine Zeit, der Tag hat nicht genügend Stunden; meine Aufgabenliste wächst mehr, als ich Aufgaben abhaken kann; ich komme nicht dazu zu tun, was ich geplant habe, wegen all dem, was auftaucht. Erkennst du dich in einem dieser Sätze?
Wir sehen manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht. Mit so vielen zu erledigenden Dingen verlieren wir den Überblick und den Blick auf das Wichtige. Wir beschäftigen uns und tun ständig etwas, aber weder fühlen wir uns produktiv noch sind wir es.
Akzeptiere, dass du nicht alles tun kannst
Als Erstes erkenne und akzeptiere, dass du immer mehr Dinge zu erledigen haben wirst, als du Zeit hast, sie zu tun. Die Zeit ist begrenzt und sowohl persönlich als auch beruflich wollen wir üblicherweise mehr Dinge tun, als der Tag Stunden hat. Wenn wir die Dinge außerdem erledigen, wie sie auftauchen, ohne ihre Wichtigkeit zu berücksichtigen, steigt das Gefühl, dass wir zu nichts kommen.
Gibt es Tage, an denen du unaufhörlich Dinge tust, aber am Ende den Eindruck hast, nichts erreicht zu haben? Wahrscheinlich liegt es daran, dass du eine Menge Dinge abgearbeitet hast, die aufgekommen sind, ohne damit voranzukommen, was du vorgesehen hattest und wichtig war.
Ein Erfolgsgefühl und ein Eindruck, dass der Tag produktiv war, entstehen nämlich nicht, weil du alles erledigt hast, was zu tun ist. Es ist eher das Ergebnis davon, etwas Wichtiges getan zu haben, das du geplant hattest. Also akzeptiere, dass du weder Zeit für alles hast, was du tun möchtest oder glaubst, tun zu müssen, noch ist es nötig, um dich zufrieden zu fühlen.
Hast du den Eindruck, dass der Tag nicht genügend Stunden für alles hat, was tun willst? Bist du beschäftigt oder #produktiv? Share on X
Betrachte den Wald
Laut der vorherigen Analogie, tritt einen Schritt zurück, um nicht nur den Baum zu sehen, also die dringende oder unvorhergesehene Angelegenheit, die aufgekommen ist. Betrachte den ganzen Wald, das heißt, dein gesamtes Leben und was persönlich und beruflich wichtig für dich ist. Damit wirst du besser einschätzen können, wie du deine Zeit verwenden solltest. Vielleicht solltest du diese unvorhergesehene Sache erledigen. Möglicherweise stellst du aber fest, dass sie nicht so wichtig ist, dass du sie später erledigen kannst oder sie sogar jemand anderes ausführen kann.
Um einen Überblick zu erhalten, empfehle ich dir, alle Angelegenheiten aufzuschreiben. Wenn wir auf unser Gedächtnis vertrauen, laufen wir nicht nur Gefahr, uns überwältigt zu fühlen, es wird uns auch schwerer fallen, Wichtiges von weniger Wichtigem und Dringendes von weniger Dringendem zu unterscheiden. Deshalb ist es wichtig, ein gutes System von Projekt- und Aufgabenlisten und Projektplänen zu haben. Damit organisierst du dich und priorisierst. Somit hältst du deinen Kopf frei und bist produktiv.
Du siehst den Wald vor lauter Bäumen nicht? Tritt einen Schritt zurück, um einen Überblick zu gewinnen und deine #Schwerpunkte zu sehen. Dann entscheide, wie du am besten deine Zeit verwendest. #Produktivität Share on X
Wähle den Baum, der mehr Früchte tragen wird
Mit dem Überblick und deinen Schwerpunkte vor geistigem Auge, wähle den Baum, der mehr Aufmerksamkeit verdient. Berücksichtige das Pareto-Prinzip, laut dem 20% der Aktionen 80% der Ergebnisse bringen. Also überlege, was diese 20% sind, die mehr Früchte tragen werden, um produktiv zu sein.
Welche der Aufgaben und Aktivitäten bringen dir mehr Zufriedenheit, Erfolgsgefühl und Produktivität? Wähle zwischen diesen wichtigen Angelegenheiten die nächste Aufgabe oder Aktivität, die du erledigen möchtest oder solltest.
Wenn wir viel zu tun haben, ist diese Übung wichtig, um nicht dem Mikromanagement zu erliegen und uns einfach mit irgendeiner Aufgabe beschäftigt zu halten.
Bist du #beschäftigt oder #produktiv? Wende das #ParetoPrinzip an, um die 20% Prozent der #Aufgaben zu wählen, die 80% der #Ergebnisse bringen, #Produktivität Share on X
Berücksichtige den Moment
Wenn du deinen nächsten Schritt entscheidest, werden die Tageszeit und dein Energieniveau einen Einfluss haben. Einige Angelegenheiten bedürfen hoher Aufmerksamkeit und Konzentration. Aber kurz vor oder nach dem Mittagessen zum Beispiel wird dein Energieniveau möglicherweise nicht das beste sein, um effektiv an dieser Art von Aufgaben zu arbeiten.
Also merke wichtige Angelegenheiten, die keiner hohen Konzentration bedürfen, oder weniger wichtige Aufgaben, die du erledigen musst, für diese Momente vor, wenn deine Energie nachlässt. Desweiteren gibt es Themen, bei denen du von anderen Personen und ihren Arbeitszeiten abhängst. Selbst wenn du mit der Gelegenheit vorankommen möchtest, ist dies vielleicht zu diesem Zeitpunkt nicht möglich. Berücksichtige also diese beiden Aspekte bei deiner Tagesplanung.
Gehe mit Dringlichkeiten und Unvorhergesehenem um
Selbst wenn wir unseren Tag planen, ist es üblich, dass Angelegenheiten auftauchen, die nicht vorgesehen waren. Jedoch muss das nicht immer heißen, dass wir liegen lassen müssen, was wir gerade tun, um die Sache zu erledigen. Unser Gehirn ist programmiert, den Unterbrechungen Aufmerksamkeit zu schenken. Deshalb fühlen wir uns versucht, sofort zu erledigen, was aufkommt.
Wenn dir dies passiert, bedenke, dass dein Gehirn auf den Baum hinweist, ohne den ganzen Wald zu berücksichtigen. Also halte einen Moment inne, um nachzudenken. Wie dringend und wichtig ist die aufgekommene Angelegenheit? Ist sie wichtiger, als was du gerade tust? Ist sie wirklich so dringend oder kannst du sie später erledigen? Vergiss nicht, dich selbst oder die Person, die dich um etwas bittet, zu fragen, bis wann die Sache zu klären ist.
Schränke unvorhergesehene Angelegenheiten ein
Nicht alle unvorhergesehenen Angelegenheiten sind wirklich unerwartet. Sie können an fehlender Voraussicht und Planung liegen. Was sind derzeitig die Prioritäten deines Unternehmens und deiner Abteilung? Stehen Ereignisse, Veranstaltungen oder wichtige Besprechungen an? Welche Auswirkung hat dies auf deine Arbeit? Gibt es Aufgaben, die du erledigen zu haben wirst? Diese Fragen werden dir helfen, deine Arbeit mit Voraussicht zu organisieren und den Dingen zuvorzukommen. Proaktiv zu arbeiten, ist ein Teil davon, produktiv zu sein.
Bevor du fallen lässt, was du gerade tust, um eine #Dringlichkeit oder etwas #Unvorhergesehenes zu erledigen, schätze deren #Wichtigkeit und wirkliche Dringlichkeit ein. #Produktivität Share on X
Fürchte dich nicht davor, die Prioritäten zu klären
Manchmal nehmen wir eine Aufgabe hin, ohne sie zu hinterfragen, und lassen auch noch alles fallen, um sie zu erledigen. Aber wenn du an prioritären Angelegenheiten arbeitest, solltest du überlegen, ob du diese Sache erledigen musst und, falls dem so ist, ob es sofort sein muss. Jedoch trauen wir uns zuweilen nicht. Aus diesem Grund bestehe ich in verschiedenen Einträgen darauf, dass es wichtig ist, dein Durchsetzungsvermögen zu trainieren; also dich zu trauen, dir für deine Arbeit und Zeit Respekt zu verschaffen sowie Bedeutung und Dringlichkeit der Anfrage zu klären, die du erhältst.
Es kann zwar Chefs geben, die ein Oger scheinen, aber denke, dass sie auch nur Menschen sind. Also fürchte dich nicht zu sagen, an welcher wichtigen Aufgabe du gerade arbeitest und zu fragen, ob die Anfrage wichtiger ist, falls du nicht sicher bist. Dein Chef wird auch viele Angelegenheiten auf dem Tisch haben und kann nicht wissen, was die Personen, die von ihm abhängen, jederzeit tun. Deshalb ist es nicht schlimm, ihn/sie daran zu erinnern und, falls nötig, um Klärung der Schwerpunkte zu bitten.
Damit stellst du sicher, deine Zeit auf passende und produktive Weise zu verwenden.
Um #produktiv zu arbeiten, solltest du dir klar über die #Schwerpunkte sein. Falls zu Zweifel hast, habe keine Angst, sie zu klären. #Produktivität Share on X
Gratuliere dir für die Erfolge
Am Ende des Tages schlage ich vor, dass du dir dafür gratulierst, was du erreicht hast. Auf der einen Seite wird es dir helfen, dir bewusst zu machen, was du alles erledigt hat. Dies wird zum Erfolgsgefühl beitragen, das ich Anfang erwähnt habe. Auf der anderen Seite wird es dich auch motivieren, den nächsten Tag mit mehr Lust zu beginnen.
Rückblick
Um produktiv zu arbeiten, ist es nötig, bewusst zu entscheiden, wie wir unsere Zeit verwenden. Dafür sollten wir Klarheit über unsere Prioritäten auf persönlicher und beruflicher Ebene haben. Unsere Woche und Tage zu planen, um proaktiv zu arbeiten und unvorhergesehene Angelegenheiten im Schach zu halten, wird auch unserer Produktivität helfen.
Bist du sehr beschäftigt oder arbeitest du effektiv und produktiv?[/vc_column_text][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row]
