[vc_row][vc_column][vc_column_text]Das E-Mail ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel für die Arbeit. Briefe sind nun für besondere Mitteilungen reserviert. Das Fax existiert noch für einige Angelegenheiten, die den Jahrtausendwechsel und die digitale Transformation verpasst haben (einschließlich Werbung… im Ernst, wer schickt noch Werbung per Fax?!)
Es gibt auch andere Kommunikationsinstrumente und -programme, wie Sofortnachrichtendienste, wie zum Beispiel Messenger, WhatsApp oder Slack, oder Projektmanagement-Programme wie Asana.
Aber das Arbeitsmittel schlechthin, um uns schriftlich zu verständigen ist immer noch das E-Mail; das schon über dreißig Jahre existiert. Heißt das, dass wir es perfekt verwenden? Leider nein. Also schauen wir, wie man effektive E-Mails schreibt.
Das #EMail ist auf Arbeit das #Kommunikationsmittel schlechthin. Aber kannst du #effektiveEMails schreiben? #Kommunikation Share on X
Was ein E-Mail nicht ist
- Ein E-Mail ist kein WhatsApp. Also schreibe vollständige Wörter und Sätze und nutze Gruß- und Abschiedsformeln.
- Das E-Mail ist auch kein Brief und noch weniger ein Roman. Versuche, zur Sache zu kommen, indem du deine Idee, Anfrage oder Auftrag prägnant und klar übermittelst.
- Es ist kein Fax. Du brauchst also nicht den Empfänger anzurufen oder bei ihm vorbeizuschauen, um zu fragen, ober er es erhalten oder gesehen hat. Wenn es dir andersrum passiert, antworte freundlich und assertiv, dass du es anschauen und beantworten wirst, sobald du kannst.
Rufst du an, um zu fragen, ob dein #EMail angekommen ist, sobald du es gesendet hast? Überlasse es dem Empfänger, laut seinen #Prioritäten zu entscheiden, wann er es liest und beantwortet. #EffektiveEmails Share on X
Effektive E-Mails schreiben
Komme auf den Punkt
Erkläre deine Idee, Anfrage, Bitte, Auftrag oder Frage klar und prägnant. Wenn es sich um einen ersten Kontakt handelt, erkläre kurz, wer du bist und woher du die Kontaktdaten des Empfängers hast. Im Fall eines üblichen Kontaktes, formuliere direkt dein Anliegen.
Stelle sicher, dass deine Mitteilung vollständig ist
Vergewissere dich, alle nötigen Details und Erklärungen zu berücksichtigen, ohne um den heißen Brei herumzureden. Im Fall eines Auftrags erkläre, was du bis wann brauchst. Es kann auch nützlich sein, den Grund des Auftrages anzugeben, das heißt, wofür du es brauchst. Dies hilft dem Empfänger, eine Priorität zuzuweisen.
Ein effektives #EMail ist auf den Punkt, #prägnant, #klar und #vollständig. #EffektiveEMails schreiben. #Kommunikation Share on X
Schätze das Förmlichkeitsniveau ein
Wende laut Empfänger den passenden Ton an. Im Zweifelsfall empfehle ich, lieber zu formell zu sein, als möglicherweise jemandem mit einem zu informellen Ton auf die Füße zu treten.
Verwende einen erläuternden Betreff
Die Betreffzeile ist sehr nützlich, um den Empfänger über den Grund deines Kontaktes zu informieren. Überlege dir daher einen Betreff, der das Thema deines E-Mail erläutert und zusammenfasst.
Der #Betreff informiert den Empfänger über das Thema deines E-Mails. Also nutze ihn weise und #effektiv. #EMails #Kommunikation Share on X
Verabschiede dich
Selbst wenn es sich um ein E-Mail an einen Arbeitskollegen, Bekannten oder sogar Freund handelt, kostet es nichts, höflich zu sein und dich zu verabschieden. Außerdem kann dir die Abschiedsformel nützen, um dich für das Lesen des E-Mails zu bedanke und um Antwort zu bitten.
Prüfe dein E-Mail
Bevor du es sendest, prüfe, ob sich Tipp- oder Schreibfehler eingeschlichen haben. Vielleicht hast du auch ein Wort übersprungen, weil dein Kopf schneller als deine Finger war. Sorgfalt und Überprüfung sind wichtige Elemente, wenn wir effektiver arbeiten möchten.
Versuche desweiteren, dein E-Mail in Gedanken an den Empfänger zu lesen, also zu prüfen, ob du dich verständlich und vollständig erklärt hast.
Antworte effektiv auf E-Mails
Hast du alle Fragen beantwortet?
Wenn du ein E-Mail beantwortest und bevor du es absendest, stelle sicher, dass du alle Fragen beantwortet hast. Damit wirst du vermeiden, dass sich das E-Mail in einen Chat verwandelt, weil der ursprüngliche Sender Rückfragen stellen muss.
Wird der Empfänger deine Erklärungen verstehen?
Vergewissere dich, ob du dein Anliegen verdeutlicht hast, um Rückfragen und Erläuterungen zu vermeiden. Vielleicht hast du etwas mit deinen Kenntnisstand erklärt, ohne zu berücksichtigen, ob der Empfänger den gleichen Hintergrund hat und deine Erläuterungen verstehen wird.
Bevor du ein #EMail sendest, prüfe es nach #Fehlern und ob es klar, verständlich und vollständig ist. #effektiveEMails #Kommunikation Share on X
Wenn du ein Thema hinzufügst
Falls du, außer auf die vom Sender gestellten Fragen zu antworten, ein zusätzliches Thema hinzufügen wirst, empfehle ich dir, dies im Betreff zusammen mit der ursprünglichen Angelegenheit anzugeben.
Manchmal ist es schneller, ein altes E-Mail zu verwenden und auf “Antworten” zu klicken. Wenn du aber ein anderes Thema ansprichst, ändere die Betreffzeile und lösche vorherige E-Mails. Dies wir dem Empfänger und dir selbst helfen, unterschiedliche Themen zu trennen und sie je nach ihrer Priorität weiterzuverfolgen.
Einige Tipps zur E-Mail-Verwaltung
Das E-Mail ist ein Instrument
Das E-Mail sollte dir dienen und nicht du ihm. Reserviere also spezifische Momente dafür, das E-Mail zu verwalten, also zu lesen, zu antworten, abzulegen oder zu löschen.
Außerdem kann es eine gute Idee sein, die Ankündigungen abzustellen, um die Versuchung zu vermeiden, jedes Mal dein E-Mail zu prüfen, wenn ein neues reinkommt.
Das #EMail sollte dir dienen und nicht du ihm. Reserviere spezifische Momente dafür, deine E-Mails zu lesen und zu entscheiden, was du mit ihnen tust. #effektiveEMails #effektivarbeiten Share on X
Lies das E-Mail und handle
Wenn du ein E-Mail liest, triff eine Entscheidung: antworten, ablegen, für später markieren. Sonst wirst du es wahrscheinlich im Posteingang lassen und erneut lesen, wenn du wieder deine E-Mails durchgehst. Solange du nicht entscheidest, was du damit tust, wirst du es möglicherweise mehrmals lesen. Also wirst du wertvollen Minuten verschwenden, wenn du keine Entscheidung über das E-Mail triffst und handelst.
Passe den Betreff von erhaltenen E-Mails an
In Programmen wie Outlook kann man die Betreffzeile von eingehenden E-Mails ändern. Wenn du ein E-Mail mit einem nichts sagenden Betreff erhältst, das du nicht gleich beantwortest oder als spätere Referenz aufbewahrst, ändere den Betreff nach deinem Bedarf. Dann wirst du es leichter wiederfinden.
Vorsicht, wenn du E-Mails vom Handy aus beantwortest
Möglicherweise bist du außer Haus und nutzt Moment, um dein E-Mail durchzugehen. Vielleicht beantwortest du ein E-Mail, um Bescheid zu geben, dass du es gesehen hast, willst aber später im Detail antworten. Überlege, ob es wirklich nötig ist, jetzt gleich zu antworten. Wenn dies der Fall ist, berücksichtige, dass dein Geist die Aufgabe als erledigt streichen wird, das E-Mail also also beantwortet ansehen wird. Erinnere dich also daran, das E-Mail zur Bearbeitung zu markieren, um nicht zu vergessen, das Thema erneut anzufassen.
Schreibst du effektive E-Mails?
Kannst du gut, vollständige aber prägnante E-Mails schreiben? Vermisst eine weitere Empfehlung?
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