Denkst du, dass Besprechungen eine Zeitverschwendung sind? Oder vielleicht ist deine Meinung nicht so drastisch, aber du hättest gern, dass sie produktiver sind und pünktlich aufhören.
Je nach deiner Arbeit wirst du mehr oder weniger Besprechungen im Kalender haben. Wenn sich dann eine verlängert, kann es zu Verspätungen anderer Angelegenheiten im Terminkalender führen.
Ich sehe oft, dass nicht auf der Tagesordnung vorgesehene Themen besprochen werden, die in endlose Debatten ausarten. Die Teilnehmer wägen nicht ab, ob es der Moment und Ort für diese Diskussion ist, bevor sie von der Tagesordnung abschweifen. Die Person, die das Thema aufbringt, kann denken “da ich euch schon mal alle hier habe”, aber es liegt auch an den anderen Teilnehmern, es zuzulassen.
Außerdem gibt es weitere Zeiträuber, die mit Ausrichtung und Organisation der Besprechungen zu tun haben.
Schauen wir uns also die Zutaten an, damit unsere Besprechungen produktiver und effektiver sind, anstelle einen Stressfaktor darzustellen.
Effektivere Besprechungen: Schlüsselfragen vor der Organisation
Ist eine Besprechung wirklich nötig?
Eine bestimmte Anzahl von Personen für eine gewisse Zeit zusammenzubringen, bedeutet Aufwand und Kosten. Daher sollten wir überlegen, ob eine Besprechung die effektivste Weise ist, um Ergebnisse zu erlangen. Bevor du also eine Besprechung einberufst, frage dich, ob das Thema vielleicht mit einem E-Mail oder Anruf geklärt werden könnte.
Um welche Art von Besprechung handelt es sich?
Es ist wichtig, sich über den Zweck der Besprechung klar zu sein. Was möchtest du erreichen?
Geht es um Informationsweitergabe, Bekanntgabe von Entscheidungen, Lösungsfindung oder Bearbeitung von Problemen oder komplexen Arbeitsstellungen? Die Besprechungsart bestimmt die Anforderungen, Ziele, Teilnehmer und Besprechungsphasen.
Unter welchen Umständen kann die Besprechung als erfolgreich angesehen werden?
Der Zweck beeinflusst die zu erreichenden Ziele. Wenn es sich um Informationsweitergabe handelt, wird die Besprechung ein Erfolg sein, wenn sich die Teilnehmer am Ende an die wichtigsten Punkte erinnern. Im Fall der Bekanntmachung von Entscheidungen ist es wichtig, dass sich die Teilnehmer nicht nur an die Entscheidungen erinnern, sondern auch verstehen, wie und warum sie getroffen wurden. Idealerweise teilen sie die Entscheidungen, aber das Ziel wird sein, dass sie sie zumindest akzeptieren.
Im Fall von Arbeitssitzungen, wie zum Beispiel Ideensammlung oder Workshops, wird das Ziel sein, Ideen und Lösungen zu Problemen zu sammeln, mit einem Projekt voranzukommen oder Entscheidungen über nächste Schritte zu treffen.
Was ist die Tagesordnung?
Um effektivere Besprechungen abzuhalten, sollten die Teilnehmer die Tagesordnung kennen.
Enthält sie alle zu besprechenden Themen?
Ist jedem Punkt eine angemessene Zeit zugewiesen? Unsere Konzentration lässt offensichtlich nach 18 bis 20 Minuten nach. Berücksichtige dies für die Dauer der verschiedenen Beiträge. Wenn die Besprechung oder Sitzung mehr als eineinhalb Stunden dauert, solltest du auch eine Pause einplanen.
Sollen die Teilnehmer sich irgendwie vorbereiten? Erklären die Tagesordnung oder Einladung, was die Teilnehmer vorbereiten und präsentieren sollen?
Effektivere Besprechungen: Schritte zur Organisation
1. Datum und Uhrzeit festlegen
Einen für alle Teilnehmer passenden Termin zu finden kann manchmal eine Herausforderung sein und Zeit in Anspruch nehmen. Oft sehe ich E-Mail-Ketten, die zu Tennisspielen werden.
Bei zwei Beteiligten ist meiner Ansicht nach der schnellste Weg, die beiden Terminkalender in Person oder am Telefon abzugleichen.
Wenn wir mehr Personen zusammenbringen wollen, und es sei denn wir befinden uns mit ihnen in einer vorherigen Sitzung, in der wir den nächsten Termin festlegen können, sehe ich zwei Vorgehensweisen, um E-Mail-Ketten zu vermeiden.
Wenn man mit Terminkalendern wie Outlook arbeitet, kann uns die Planungsansicht einen Hinweis auf die Verfügbarkeit der Personen im gleichen Unternehmen geben; angenommen sie halten ihren Kalender auf dem Laufenden. Danach können wir die Besprechung anberaumen oder mit den Teilnehmern die Alternative(n) bestätigen, die wir gefunden haben.
Insofern das nicht der Fall ist, können uns Anwendungen wie Doodle helfen, um Termine zu wählen, die uns passen, und die anderen Teilnehmer zu bitten, alle Optionen zu markieren, zu denen sie verfügbar sind.
2. Reservierung des Besprechungsraumes
Vor Versand der Einladung reserviere einen passenden Raum je nach Anzahl der voraussichtlichen Teilnehmer und Sitzplan. Die Kapazität des Raumes hängt von der Bestuhlung ab, die zum Beispiel Blockform, Parlament, Reihenbestuhlung oder U-Form sein kann.
Überlege, ob er Raum über alle nötigen Mittel für deinen Besprechung verfügt, wie Computer, Projektor, Weißwandtafel, Flipchart, Telefon- oder Videokonferenz.
Je nach Verfügbarkeit von passenden Räumen, kann es empfehlenswert sein, diese zu prüfen, bevor du Besprechungstermine vorschlägst, und einen Raum vorübergehend zu blockieren. Sobald der Termin festgelegt ist, erinnere dich daran, die Termine freizugeben, die du nicht brauchst.
3. Versand der Einladung
Nachdem Tagesordnung und Termin feststehen und der Raum gebucht ist, können wir die Kalendereinladung senden.
Berücksichtige alle nötigen Daten wie Ziel, Tagesordnung, Besprechungsort und Hinweise, wie sich die Teilnehmer auf die Besprechung vorbereiten sollen. Falls angebracht, bitte um Pünktlichkeit.
Falls es mehrere Beiträge geben wird, empfehle ich, die Teilnehmer im Voraus um ihre Berichte oder Präsentationen zu bitten. Damit kannst du alles vorbereiten und die Zeitverschwendung vermeiden, USB-Sticks oder sogar Computer im Laufe der Besprechungen wechseln zu müssen. Gib in diesem Fall in der Einladung die Frist für die Ablieferung der Dokumente an.
4. Vorbereitung von effektiveren Besprechungen
Effektivere Besprechungen erfordern Vorbereitung und Sammlung der notwendigen Dokumentation. Darüber hinaus überlege, ob du Raumbestuhlung, technische Mittel, Schreibmaterialien, Getränke oder Catering organisieren oder beauftragen musst.
Bereite den Raum am Tag der Besprechung rechtzeitig vor. Es ist besser, mit der Vorbereitung vorzeitig fertig zu sein, als dass alle Teilnehmer zum Beispiel wegen technischen Problemen warten müssen. Also stelle sicher, dass der Raum den Anforderungen entspricht: Bestuhlung, Getränke, Catering, Flipchart und Stifte, Notizblöcke usw. Probiere im Voraus, ob Projektor oder Videokonferenz funktionieren.
Effektivere Besprechungen: Verlauf
Damit eine Besprechung reibungslos und effektiv verläuft, sollten die Teilnehmer sich darauf vorbereitet haben. Außerdem sollte der zeitliche Ablauf der verschiedenen Beiträge kontrolliert werden.
Es sei denn, ein wichtiger Teilnehmer fehlt, empfehle ich, die Besprechung zur vorhergesehenen Uhrzeit anzufangen und behandelte Themen nicht zu wiederholen. Aus Erfahrung sind die Personen, die zu spät kommen, üblicherweise die gleichen. Wenn man immer wieder auf sie wartet oder auf den Stand bringt, werden sie sich, meiner Ansicht nach, nicht bemühen, das nächste Mal pünktlich zu sein. Währenddessen können sich diejenigen, die pünktlich sind, fragen, warum, wenn sie auf andere warten oder sich die Dinge zweimal anhören müssen.
Im Laufe einer Besprechung können Themen aufkommen, die nicht auf der Tagesordnung stehen. Bevor man vom Programm abweicht, empfehle ich, dass die Teilnehmer entscheiden, ob es nötig ist, den Punkt zu diesem Zeitpunkt zu besprechen und die Tagesordnung entsprechend anzupassen, oder er später in einer spezifischen Besprechung oder per E-Mail behandelt werden kann.
Idealerweise übernimmt eine Person die Rolle des Moderators. Diese Person wird neutral sein und sich darum kümmern, das Ziel der Besprechung abzuklären, den Zeitplan zu kontrollieren, die Beteiligung aller Teilnehmer sicherzustellen und die Ergebnisse zu visualisieren. Diese Person kann auch die Protokollführung übernehmen, muss aber nicht die gleiche Person sein.
Effektivere Besprechungen: das Protokoll
Damit die wichtigsten Punkte der Besprechung sowie Entscheidungen und nächste Schritte festgehalten werden, sollte eine Person die Protokollführung übernehmen und entschieden werden, welche Art von Protokoll nötig ist.
Wir können unter vier wichtigen Protokollarten unterscheiden:
1. Vollprotokoll oder wörtliches Protokoll
Dieses Protokoll hält alle Redebeiträge und Beteiligte chronologisch und wortgetreu fest. Das kann bei Generalversammlungen, Hauptversammlungen oder Beiratssitzungen nötig sein.
2. Verhandlungs- oder Verlaufsprotokoll
Diese Art von Protokoll ist geeignet, um Unterhaltungen oder Verhandlungen sachlich zusammenzufassen, zum Beispiel im Fall von schwierigen Verhandlungen mit Rechtsfolgen. Die Redebeiträge werden in indirekter Rede, inhaltlich korrekt und komplett, aber nicht wörtlich festgehalten. Das Protokoll enthält getroffene Entscheidungen, Aufträge, nächste Schritte sowie Fristen oder Termine. Wenn die Teilnehmer das Protokoll unterschreiben, gelten Entscheidungen und Absichtserklärungen als verbindlich.
3. Kurzprotokoll
Dieses Protokoll eignet sich für alltägliche und reguläre Besprechungen. Man fasst die Diskussionspunkte, Entscheidungen, Aufträge und Termine zusammen.
4. Ergebnis- oder Beschlussprotokoll
In dieser Art von Protokoll werden nur Beschlüsse und Ergebnisse festgehalten. Es kann sich für Projektsitzungen, Bekanntgabe von Entscheidungen oder Unternehmensergebnissen, Jahreshauptversammlungen oder andere satzungsgemäße Sitzungen eignen.
Es ist angebracht, eine Frist zu vereinbaren, innerhalb der die Teilnehmer nach der Besprechung das Protokoll erhalten. Damit können die Teilnehmer prüfen, ob sie sich Aufträge und alles, was ihre Arbeit betrifft, notiert haben.
Regelmäßige Besprechungen
Im Fall von periodischen Besprechung empfehle ich, einen Kalender im Voraus festzumachen. Wenn wir berücksichtigen, wieviel Zeit man braucht, um einen Termin zwischen einer gewissen Anzahl von Teilnehmern zu finden, und dass sich die Kalender nach und nach füllen, stellen wir damit sicher, dass alle die Besprechungen im Terminkalender stehen haben.
Man braucht länger, kurzfristig Termine zu suchen, wenn es an der Zeit ist, die regelmäßige Besprechung abzuhalten, als gelegentlich einen der Termine zu verschieben, weil etwas Unvermeidliches aufgetaucht ist.
Nichtsdestoweniger empfehle ich, ab und zu abzuschätzen, ob die regelmäßigen Besprechung noch nötig und hilfreich sind.
Zusätzliche Tipps für stressfreiere Besprechungen
Für Gesprächige
- Respektiere die Zeit der anderen und deine eigene. Wenn sich eine Besprechung in die Länge zieht, kann das zu Verzögerungen im Terminkalender aller Teilnehmer, einschließlich deines eigenen, führen.
- Verspürst du den Drang, ein nicht vorgesehenes Thema anzusprechen, da schon mal alle gerade da sind? Dann frage dich erst: Ist es wirklich nötig und angebracht, das Thema hier und jetzt zu kommentieren?
- Unterbrich andere nicht, weil dir gerade etwas Brillantes eingefallen ist und du es nicht vergessen möchtest. Schreibe es auf und teile es mit, wenn du dran bist, oder kommentiere es nach der Besprechung mit den betroffenen Personen entweder mündlich oder schriftlich; angenommen, dein Beitrag hat noch Interesse oder Bedeutung.
Für Unruhige oder Gestresste
- Wirst du nervös, weil sich die Besprechung oder ein Beitrag verlängert, ohne zu berücksichtigen, ob es sich um ein wichtiges Thema handelt?
- Anstelle auf die Uhr zu schauen, mach den Beitrag zu einer Übung von Achtsamkeit und aktivem Zuhören. Konzentriere dich auf die Gegenwart. Schenke dem, was die andere Person sowohl verbal als auch nonverbal mit Haltung und Gesten sagt, Aufmerksamkeit.
Zusammenfassung
Um effektivere Besprechungen abzuhalten, sollten wir uns zuerst einige Schlüsselfragen stellen. Außerdem ist es nötig, die Sitzung gut vorzubereiten, sicherzustellen, dass sie reibungslos verläuft und am Ende alle Teilnehmer die Beschlüsse und nächsten Schritte kennen.
Wenn du mit der Hilfe eines Sekretärs oder einer Sekretärin rechnen kannst, empfehle ich dir, sie/ihn mit der Organisation der Besprechung, von Terminabsprache bis Raumvorbereitung, oder sogar Protokollführung, zu beauftragen. Sekretär/innen sind Experten in dieser Art von Tätigkeiten und du kannst dich derweil anderen Angelegenheiten widmen, wie zum Beispiel den Inhalt der Besprechung vorzubereiten.
