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Schauen wir uns an, was bei der Eventplanung zu berücksichtigen ist, um Stress und Improvisation zu reduzieren.
Oft sehe ich Veranstaltungen, die überraschenderweise gut ablaufen, trotz fehlender Voraussicht und Organisation. Die Beteiligten erinnern sich zum Glück an irgendetwas, dass noch zu tun ist, oder sind proaktiv genug, Hilfe anzubieten. Aber ich sehe auch den Stress, unter dem sie leiden. Natürlich können wir nicht alle möglichen Zwischenfälle vorhersehen. Aber wäre es nicht gut, stressigen Situation so weit wie möglich vorzubeugen mit etwas mehr Voraussicht?
#Veranstaltungen, die trotz fehlender #Organisation gut laufen? #Stress vermeiden Share on X
Der erste Schritt in der Eventplanung
Bevor wir uns in die verschiedenen Details stürzen, die zu organisieren sind, sollte der erste Schritte eine Aufnahme der Anforderungen sein.
- Zielstellung der Veranstaltung
- Inhalt der Veranstaltung und geplantes bzw. vorläufiges Programm
- Genaues oder ungefähres Datum und Uhrzeit der Veranstaltung
- Profil und annäherungsweise Anzahl der Teilnehmer
- Anforderungen des Veranstaltungsortes: Lage, Fassungsvermögen, technische Ausstattung usw.
- Bedürfnisse für die Veranstaltung: Marketing, Catering, technische Mittel, Personal, Redner, Präsentationen, Beschilderung
- Budget
All dies wird uns helfen, die Eventplanung korrekt anzugehen sowie die verschiedenen, von uns oder anderen zu erledigenden Aufgaben zu umreißen.
Der erste Schritt in der #Eventplanung sollte eine Aufnahme der #Anforderungen sein Share on X
Die Veranstaltung als Projekt
Der nächste Schritt besteht darin, die resultierende Aufgabenliste zu erstellen. Wie im Fall von einem Projekt ist es hilfreich eine Aufgabenliste oder einen Projektplan, je nach Komplexität der Veranstaltung, anzulegen. Dieser Plan oder Liste sollte mindestens eine Spalte für die Aufgaben, eine weitere für den Verantwortlichen, eine Spalte für die Frist und eine weitere für den Stand enthalten.
Des Weiteren empfehle ich in diesem Fall, die Aufgaben nach Kategorien oder Art von Aufgaben zu bündeln. Denke auch daran, eine leere Zeile zu lassen, damit du später Aufgaben, die dir anfangs nicht eingefallen sind, oder zusätzliche Forderungen hinzufügen kannst.
Eine #Veranstaltung ist ein #Projekt. Also brauchst du einen guten #Plan Share on X
Mögliche Aufgaben in der Eventplanung laut Kategorie
Sehen wir uns einige Aufgaben an, die in der Organisation von fast jeder Veranstaltung zu erledigen sind. Die Gruppierung ist ein Vorschlag nach Art der Aufgabe. Aber es kann auch interessant sein, Dinge nach verantwortlicher Abteilung, Person oder Firma zu sortieren. Also passe sie an deine Bedürfnisse an und wie es dir am logischsten scheint.
Wie gesagt, ist die folgende Liste nicht ausführlich, soll nur die Sortierung von Aufgaben veranschaulichen.
Logistik
- Mögliche Veranstaltungsorte suchen
- Verfügbarkeit und Kostenvoranschlag der möglichen Veranstaltungsorte anfragen
- Veranstaltungsort buchen
- Aufbau und Sitzplan organisieren
- Mobiliar mieten, falls nötig
- Materialtransport organisieren, falls nötig
Technische Ausstattung
- Projektionsfläche
- Projektor
- Computer
- Präsentationsgerät
- Mikrofone
- Flipchart, Whiteboard, Stifte
Teilnehmer
- Gästeliste erstellen oder Marketinaktion entwerfen, um Teilnehmer anzulocken
- Terminankündigung entwerfen
- Terminankündigung versenden oder veröffentlichen
- Einladung entwerfen
- Einladungen versenden oder veröffentlichen
- Teilnahme bestätigen
- Sitzplan organisieren, falls nötig
Programm
- Programmentwurf für Terminankündigung
- Programm für Einladung ausarbeiten
- Redner kontaktieren
- Ablaufplan vorbereiten
- Ablaufplan an alle Beteiligten senden
Catering
- Catering-Services suchen
- Kostenvoranschläge anfragen
- Menüs für Frühstück, Kaffeepause, Mittagessen oder Abendessen wählen, je nachdem was zutrifft
Beschilderung und Material für die Teilnehmer
- Plakate, Schilder, Roll-Up-Displays entwerfen
- Schilder drucken
- Schilder montieren
- Informationsmaterial für Teilnehmer erarbeiten
- Informationsmaterial drucken
Personal
- Hostessen engagieren
- Techniker engagieren
- Veranstaltungspersonal koordinieren
- Probe mit Rednern organisieren
Die aufgezählten Punkte sind mehr oder weniger allgemeine Beispiele. Je nach Situation sollten sie in die zugehörigen Aufgaben zerlegt werden. Um die Aufgaben von deiner Liste oder Plan streichen zu können, empfehle ich dir, wirklich zu notieren, was du zu tun oder anderen aufzutragen hast. Wenn du tatsächliche Aktionen aufschreibst, wird es dir helfen, das Gefühl zu haben, dass du vorankommst. Anstelle zum Beispiel nur “Veranstaltungsort” zu notieren, denke daher an alle verbundenen Aufgaben.
Gruppiere die #Aufgaben, um einen #Überblick in der #Eventplanung zu erhalten Share on X
Nutzen einer detaillierten Aufgabenliste
Dies wird dir auch erlauben, einen schnellen Überblick darüber zu gewinnen, was erledigt ist und was noch offen steht. Damit befreist du deinen Kopf davon, sich daran erinnern zu müssen.
Wir sind uns oft nicht darüber bewusst, was wir alles so im Kopf haben, bis wir uns Zeit nehmen, es aufzuschreiben. Diese Last kann dazu führen, uns gestresster, überwältigt und überfragt zu fühlen.
Wenn du mehrere Veranstaltungen im Jahr organisiert, wirst du dich damit ständig in Anspannung finden, die vermeidbar ist. Obendrein, wenn du versuchst, dich an alles zu erinnern, wird es dir schwerer fallen, an mehreren Veranstaltungen auf einmal zu arbeiten oder dich auf andere Angelegenheiten zu konzentrieren, die zu erledigen sind. Bedenke, dass unser Gehirn nicht dafür geschaffen ist, sich zu erinnern, sondern zu denken und neue Ideen zu haben.
Kontrolle des Budgets
Parallel zum Projektplan solltest du die verschiedenen Ausgaben verzeichnen. Wenn du dies tust, wenn du die verschiedenen Dienstleistungen in Auftrag nimmst, wirst du die Veranstaltung leichter und schneller abschließen können.
Letzte Prüfung der Details
Wenn sich der Veranstaltungstag nähert, ist es empfehlenswert, sich Zeit zu nehmen, alle Details durchzugehen und letzte unerledigte Dinge zu klären. Beispiele können sein:
- Letzte Teilnehmer bestätigen oder wichtige Teilnehmer erneut bestätigen
- Prüfen, dass alle Präsentationen vorbereitet sind
- Programmablauf durchgehen
- Prüfen, dass alle Dienstleistungen in Auftrag gegeben sind
- Beteiligte über Ablauf und andere Details informieren und sich versichern, dass jeder was, was er tun soll
Vermeide #Stress in der letzten Minute vor der #Veranstaltung mit einer guten #Revision Share on X
Manege frei
Alle Aufgaben aufzuschreiben, wird deinen Kopf frei halten, um neue Ideen zu haben, dich an Details zu erinnern oder eine bessere Weise zu finden, etwas zu tun.
Wie du gesehen hast, gehen die aufgelisteten Punkte der Veranstaltung vor. Aber sich Zeit für Vorbereitung und Planung zu nehmen, erlaubt uns, den Tag der Veranstaltung mit weniger Stress anzugehen. Du wirst Zeit für wirklich Unvorhergesehenes haben, anstelle Dinge zu klären, die du wegen ungenügender Planung vergessen hattest.
Ein weiterer Vorteil des Eventplans
Aber das Gute daran, sich bewusst dafür Zeit zu nehmen, ist nicht nur die Stresslinderung. Der Plan kann dir als Grundlage nützen, wenn du die Veranstaltung wiederholst oder eine andere organisiert. Wie wir an den Beispielen gesehen habe, gibt es Aufgaben, die den meisten Veranstaltungen gemein sind.
Ein guter #Eventplan verringert #Stress, hält den #KopfFrei und dient als #Vorlage Share on X
Wie planst du deine Veranstaltungen?
Nimmst du dir Zeit für die Aufnahme der Anforderungen und um alle zu berücksichtigenden Details zu notieren? Schreibst du dir einige auf, verlässt dich aber auf dein Gedächtnis für andere?
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