Lerne, effektiver zu arbeiten

Damit der Arbeitstag produktiv ist, sollten wir lernen, effektiver zu arbeiten. Denn die Zeit ist ein wertvolles und begrenztes Gut. Doch der Alltag präsentiert uns oft mit zeitraubenden und ablenkenden Situationen.

Nun wirst du sicherlich an die üblichen Schuldigen wie Unterbrechungen durch Arbeitskollegen, Telefon oder Social Media denken. Aber um effektiver zu arbeiten, sollten wir weitere Faktoren berücksichtigen, die uns die Zeit rauben können:Fehlende Vorbereitung der Arbeit

1. Konzentrationsmangel während der Arbeit
2. Fehlende Sorgfalt bei der Erledigung der Aufgabe
3. Ungenügende oder fehlende Überprüfung der Arbeit

Schauen wir, wie wir effektiver arbeiten können, indem wir diese vier Aspekte verbessern.

1. Vorbereitung der Arbeit

Wir können viel Zeit verschwenden, wenn wir der Vorbereitung nicht die Bedeutung geben, die sie verdient. Wir stürzen uns oft in die Aufgabe, ohne vorher zu überlegen, ob wir die nötigen Kenntnisse, Mittel und Information haben, um sie zu erledigen.

Um effektiver zu arbeiten und bevor du also mit einer Aufgabe oder einem Projekt anfängst, stelle dir die folgenden Fragen:

1. Ist dir das Ziel und gewünschte Ergebnis klar?
2. Wann muss das Projekt oder die Aufgabe beendet sein?
3. Verfügst du über alle notwendigen Mittel?
4. Welche Personen sind beteiligt?
5. Verfügst du über alle Information und Daten, um die Aufgabe zu erledigen?

Wenn du den Auftrag in Person erhältst, versuche alle Zweifel und klärenden Fragen zu stellen, die dir in dem Moment einfallen.

Es kann trotzdem sein, dass du etwas übersiehst o merkst, dass dir etwas nicht klar ist, wenn du anfängst, an der Aufgabe zu arbeiten. Aber versuche dennoch, vorausschauend zu sein. Denn das spart sowohl dir als auch demjenigen, der dir den Auftrag gegeben hat, Zeit.

Falls du den Auftrag per E-Mail erhältst, nimm dir Zeit, die fünf Fragen durchzugehen und mit allen deinen Fragen auf einmal zu antworten. Damit vermeidest du ein Hin und Her von E-Mails.

Das habe ich mit Chefs gelernt, die viel außer Haus waren und nur wenig Zeit hatten, offene Themen durchzugehen und mir neue Aufträge zu geben. Also musste ich lernen, meine Frage in kurzer Zeit zu stellen, um danach selbstständig die Aufgaben bearbeiten zu können.

1.1. Ist dir das Ziel und gewünschte Ergebnis klar?

Um ein Projekt oder eine Aufgabe effizient und effektiv zu erledigen, ist es unentbehrlich, das Ziel zu kennen. Wofür dient das Projekt oder die Aufgabe? Welchen Nutzen wird es der Firma, deinem Vorgesetzten, Kunden, Lieferanten oder dir selbst zum Beispiel bringen?

Was ist das gewünschte Ergebnis des Projektes oder der Aufgabe? Soll vielleicht ein Angebot schnell an einen Kunden geschickt werden, damit er nicht zur Konkurrenz geht? Oder müssen Unterlagen in einer bestimmten Frist vorbereitet werden, um an einer öffentlichen Ausschreibung teilzunehmen? Geht es darum, die internen Arbeitsabläufe zu verbessern? Möglicherweise soll eine Konferenz vorbereitet werden? In diesem Fall, mit welcher Zielstellung und für welches Publikum?

Es gibt so viele Möglichkeiten wie Arbeiten auf dieser Welt. Aber ich möchte sagen, dass die Zielgruppe, Frist and Zielstellung bestimmen, ob ein schnelles Ergebnis besser ist, um nicht eine Gelegenheit zu verpassen, oder ob Fehler zu vermeiden sind, um das Resultat des Projektes und das Firmen-Image nicht zu schädigen. Man sagt, die Perfektion sei nicht effizient. Doch nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens, das zum Beispiel Öffentlichkeitsarbeit betreibt. Es sollte wohl keinen Text mit Rechtschreib- oder Tippfehlern abliefern, wenn es einen kompetenten Eindruck machen will. Es ist also wichtig, das richtige Gleichgewicht zwischen Schnelligkeit und Qualität zu finden.

1.2. Wann muss das Projekt beendet sein?

Vergewissere dich über den Ablieferungstermin, um die Arbeit entsprechend zu organisieren und rechtzeitig zu erledigen. Dies nützt dir auch, um das Projekt oder die Aufgabe im Rahmen deiner weiteren Verantwortlichkeiten zu priorisieren.

Falls es keine klare Frist gibt, setze dir selbst eine. Sonst läufst du Gefahr, die Aufgabe jedes Mal liegen zu lassen, wenn eine aufkommt, die wichtiger oder dringender scheint, und der Aufschieberitis zu erliegen.

1.3. Verfügst du über alle notwendigen Mittel?

Wahrscheinlich wirst du für die meisten Büroarbeiten über die nötigen Mittel verfügen, wie Computer, Software, Telefon und Büromaterial. Aber überlege, ob du für diese Tätigkeit eine Anwendung brauchst, die du nicht installiert hast; Büro- oder Präsentationsmaterial, das bestellt werden muss. Vielleicht musst du einen Arbeits-, Besprechungs– oder Konferenzraum reservieren. Handelt es sich vielleicht um ein Projekt mit Budget, weil Sachmittel erworben oder Personal oder Freelancer beschäftigt werden müssen. Oder vielleicht benötigt das Projekt einer Investition, aber du bist nicht sicher, ob du Budget dafür hast. Deshalb ist die Vorbereitungsphase wichtig, damit dir diese Einzelheiten einfallen und du sie unter Dach und Fach bringen kannst, bevor du mit dem Projekt loslegst.

1.4. Welche Personen sind beteiligt?

Es kann sein, dass du die Aufgabe im Team oder allein erledigen wirst. Aber wie dem auch sei, wirst du sicherlich Information und Daten von anderen Personen benötigen. Weißt du, wer am Projekt mitarbeitet oder wer dir helfen kann? Musst du Personal einstellen oder einen Freelancer oder eine Dienstleistung unter Vertrag nehmen?

1.5. Verfügst du über alle Information?

Vorausgesetzt, die Aufgabe hängt von der Verfügbarkeit gewisser Information und Daten ab, prüfe, was du hast, was du nachforschen musst oder von anderen brauchst. Bitte im Voraus um die Information, die du von anderen Personen benötigst. Angenommen, dass du anfängst, die Information zu suchen oder anzufragen, wenn du schon an der Aufgabe arbeitest, läufst du Gefahr, unter einer oder mehrerer dieser Situationen zu leiden:

• Die Aufgabe mehrfach zu unterbrechen, um nach Information zu suchen.
• Die Information nicht rechtzeitig zu erhalten.
• Dich zu stressen, während du auf die Information wartest.
• Unter einer Denkblockade zu leiden, weil du nicht weißt, womit du weitermachen kannst, während du auf die Information wartest.
• Andere zu zwingen, gegen die Uhr zu arbeiten, damit du deine Fristen einhalten kannst.
• Deine Frist nicht einzuhalten.

2. Konzentration während der Arbeit

Vergiss das Multitasking. Denn es ist eine Mythe. An mehreren Dingen auf einmal zu arbeiten, wird dir nur ein falsches Gefühl geben, beschäftigt zu sein. Außerdem kann es auch dein Stressniveau erhöhen. Jedenfalls wird es dir nicht helfen, wirklich effektiver zu arbeiten. Wir können uns nämlich nur richtig auf eine Sache konzentrieren. Also arbeite besser eine nach der anderen ab.

Falls du an einer Aufgabe arbeitest, die ein hohes Konzentrationsvermögen erfordert, bereite deine Umgebung dafür vor. Beseitige Ablenkungen und Unterbrechungen, soweit du kannst, um dich besser zu konzentrieren.

Wenn du an einer Sache arbeitest, die mehrere Stunden in Anspruch nimmt, wie zum Beispiel einem Bericht oder einer Präsentation, werden sich nach einer gewissen Zeit dein Energie-Niveau und Konzentrationsvermögen verringern. Sobald du das merkst, nimm dir eine Pause, selbst wenn du keine Zeit dafür hast. Danach wirst du produktiver arbeiten.

• Wende den Blick von der Aufgabe ab.
• Atme tief durch.
• Steh von deinem Stuhl auf und mach einen kleinen Spaziergang, wenn auch nur zur Toilette oder Kaffeemaschine.
• Die Art von Arbeit zu wechseln, kann auch genügen; zum Beispiel ein paar Telefonate erledigen oder Dokumente ablegen. Irgendeine Aufgabe, die weniger Energie und Konzentration fordert.

3. Sorgfalt bei der Arbeit

Sorgfalt ist vielleicht gerade keine Modewort. Vorher habe ich erwähnt, dass die Perfektion nicht effizient ist, aber Sorgfalt ist nicht das Gleiche. Ich rede davon, ein gute, mit Konzentration und Achtsamkeit erledigte Arbeit abzuliefern und alle Mittel zu nutzen, die dir zur Verfügung stehen.

Mit Sorgfalt meine ich auch, wie dein Arbeitsplatz, d.h. Schreibtisch, Schränke, Computer- und E-Mail-Ordner organisiert sind. Findest du schnell die Information, die du brauchst oder musst du eine Weile suchen? Eine gute Ordnung und Organisationssystem werden dir wertvolle Minuten sparen, die sich über den Monat oder sogar das Jahr auf ganze Arbeitsstunden belaufen können.

3.1. Nutze die verfügbaren Mittel

Mach dir auch die Arbeit leichter, indem du die Mittel verwendest, die dir zur Verfügung stehen. Für Berichte, Präsentationen, Protokolle und Korrespondenz haben viele Firmen Mustervorlagen. Warum also sich das Leben schwer machen und sich neue Stile und Designs einfallen lassen, anstelle das Vorhandene zu verwenden. Denn die Vorlagen sind nicht nur dafür gedacht, das Firmen-Image zu erhalten, sondern auch dafür, die Arbeit der Angestellten zu erleichtern. Präsentationsvorlagen enthalten oft sogar Beispiele für Diagramme, Listen usw., die dir hilfreich sein können.

Derjenige, der deine Arbeit erhält, wird es auch zu schätzen wissen, wenn er das Format nicht an den Firmenstandard anpassen muss oder dir nicht das Dokument zurücksenden muss, damit du es machst. Hier spreche ich aus Erfahrung, da ich weiß, wieviel Zeit es in Anspruch nimmt, eine PowerPoint-Präsentation umzuformatieren, nachdem die Person, die sie erstellt hat, ihr selbst schon viel Zeit gewidmet hat.

Nicht zuletzt, und obwohl es gesunder Menschenverstand sein sollte, nutze bitte die Rechtschreibprüfung. Sie wird zwar nicht alle Fehler entdecken, aber doch so einige Rechtschreib- oder Tippfehler finden.

4. Überprüfung und Korrektur der Arbeit

Bevor du die Präsentation, den Bericht, das E-Mail, den Brief oder irgendeine andere Arbeit ablieferst, und selbst wenn du unter Zeitdruck stehst, nimm dir einem Moment, alles zu überprüfen.

Falls du schon seit Stunden an dem Dokument arbeitest, empfehle ich dir, es zu schließen und ein paar Minuten abzuschalten. Erledige eine andere Aufgabe oder nimm dir eine kurze Pause. Wenn du das Dokument danach wieder aufmachst, wirst du es mit frischeren Augen sehen und mögliche Rechtschreib-, Stil- oder Fehler in Zahlen entdecken, die du ansonsten wahrscheinlich übersehen hättest.

Die Überprüfung wird nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn die Aufgabe noch frisch ist. Sie beugt aber einer möglichen späteren Zeitverschwendung vor. Ich meine, dass ein Anderer deine Arbeit korrigieren muss oder sie dir mit Anmerkungen zurücksendet, damit du alles noch einmal durchsiehst. Stell dir vor, auf Arbeit ist gerade sehr viel los. Es kann Zeit vergehen, ehe die entsprechende Person dazukommt, das Dokument zu prüfen. Danach kann noch mehr Zeit vergehen, bis du wieder dazukommst, die Korrekturen zu machen.

Das heißt, dir Zeit für die Prüfung und Korrektur zu nehmen, kann also den Unterschied ausmachen, ob du deine Arbeit innerhalb der Frist abgibst oder nicht.

Zusammenfassung:

1. Bereite deine Arbeit vor, bevor du ein Projekt oder eine Aufgabe anfängst. Stelle dir Fragen über Ziel, gewünschtes Ergebnis, beteiligte Personen, benötigte Mittel und Information.
2. Gestalte eine förderliche Umgebung, um dich auf die Arbeit zu konzentrieren.
3. Organisiere und erledige deine Arbeit mit Sorgfalt.
4. Überprüfe und korrigiere deine Arbeit, bevor du sie ablieferst.

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