Produktiver Tag: 18 Tipps, um es zu schaffen

Wie wir unseren Tag beginnen, gibt den Ton für den Rest an. Es gibt gute Gewohnheiten, vom Aufstehen bis zum Schlafengehen, die uns helfen, einen produktiven Tag bei der Arbeit und auf persönlicher Ebene zu haben. Einige Gewohnheiten sind von größter Bedeutung. Andere sind optional, aber ebenfalls von Vorteil. Schauen wir uns an, welche es sind.

Die Aspekte für einen produktiven Tag

Wenn du deine berufliche und persönliche Produktivität verbessern möchtest, solltest du einen Ausgleich zwischen drei grundlegenden Aspekten finden. Einerseits ist es wichtig, dich zu pflegen, um Energie zu haben. Dazu gehören Essen, körperliche Aktivität, Erholung, Beziehungen und Spaß.

Andererseits helfen dir Rückblick und Planung der durchzuführenden Aufgaben, den Überblick zu behalten, dich auf deine Prioritäten zu konzentrieren und deine Ziele voranzutreiben. Studien zufolge sind wir nur etwa drei Stunden am Tag wirklich produktiv. Berücksichtige dies bei der Planung deines Tages und der Anzahl wichtiger Aufgaben, die du dir vornimmst

Schließlich solltest du auch dein Arbeitsumfeld pflegen, damit es für deine Konzentration förderlich ist.

Produktiver Tag: Pflege dich

Sich um das Wohlbefinden und die Gesundheit unseres Körpers und Geistes zu kümmern, ist unerlässlich, um produktiv zu sein. Das steigert deine Energie, deine Konzentrationsfähigkeit und deine Kreativität. Auch sollten du und dein Wohlbefinden deine größter Schwerpunkt sein.

1. Erstelle eine gesunde Morgenroutine

Iss ein gesundes Frühstück, das Kohlenhydrate und Proteine kombiniert. Füge mindestens ein Stück Obst hinzu, um dich mit Vitaminen und Ballaststoffen zu versorgen.

Vor oder nach dem Frühstück empfehle ich dir, dir Zeit zur Betrachtung zu nehmen. Meditiere oder schreibe in dein Dankbarkeitstagebuch zum Beispiel. Aktiviere auch deinen Körper mit Dehnungs- oder Sportübungen.

2. Ruhe dich zwischen den Aufgaben aus

Mache über den Tag verteilt kurze Pausen nach wichtigen Aufgaben, die Konzentration erfordern. Das hilft dir, für einen Moment von der Arbeit abzuschalten und deinen Geist zu erholen. Stelle sicher, dass es sich um aktive Pausen handelt. Das heißt, stehe auf, um deine Beine zu strecken. Ein kleiner Spaziergang oder Dehnübungen wären ideal.

3. Nimm dir eine Mittagspause

Gehörst zu denen, die denken, dass sie zu beschäftigt sind, um eine Mittagspause einzulegen? Denke daran, dass beschäftigt zu sein nicht dasselbe ist wie produktiv zu sein. 

Auch wenn es eine halbstündige Pause ist, hilft dir das Aufstehen von deinem Tisch für einen Tapetenwechsel dabei, deine Energie zu erneuern. Du wirst diese halbe Stunde oder Stunde zum Essen zurückgewinnen, indem du später produktiver bist.

Versuche, dass das Essen nicht sehr reichhaltig ist, um dich am Nachmittag nicht schläfrig zu fühlen. Füge auch eine große Portion Gemüse hinzu. Das macht dich schneller satt und versorgt dich mit wichtigen Vitaminen.

4. Schalte von der Arbeit ab

Versuche am Ende deines Tages, alles vorbereitet zu lassen, um gut abschalten zu können. Im nächsten Abschnitt sehen wir, wie das geht. Was die Selbstpflege anbelangt, versuche, nach der Arbeit Aktivitäten zu unternehmen, die dich von Arbeitsangelegenheiten ablenken.

Gehe spazieren oder treibe Sport. Triff dich mit Freunden. Besuche ein Museum oder ein Konzert. Lies oder bastel eine Weile. Es gibt viele Möglichkeiten. Versuche natürlich nicht, jeden Tag alles zu tun. Verteile die Aktivitäten, die dir gefallen, besser über die Woche.

5. Iss gut aber leicht zu Abend

Wenn du dich pflegen möchtest, lass das Abendessen nicht aus. Denke daran, dass du viele Stunden ohne Essen verbringen wirst. Es wird empfohlen, dass das Abendessen proteinreich ist, da es so langsamer verdaut wird als Kohlenhydrate. Außerdem sollten zwischen Abendessen und Schlafenszeit mindestens zwei Stunden vergehen. Andernfalls wird es dir schwerer fallen einzuschlafen.

6. Schlaf gut

Ich denke, an dieser Stelle werde ich dir nichts sagen, was du nicht bereits weißt. Guter Schlaf ist wichtig, damit sich Körper und Geist erholen können. Versuche deshalb, genug Stunden zu schlafen. Nachts verarbeitet das Gehirn die Erlebnisse des Tages und regeneriert sich. Wenn du also produktiver sein willst, achte auf deinen Schlaf.

Produktiver Tag: Rückblick und Planung

Der zweite wichtige Aspekt für einen produktiven Tag ist natürlich die Planung. Das ist der Weg, nicht nur auf das zu reagieren, was auftaucht, sondern proaktiv zu sein. Es bedeutet zu entscheiden, wie du deine Zeit verbringen möchtest.

7. Lege die zu erledigenden Aufgaben fest

Öffne deinen Kalender und deine Aufgabenliste, um dich an deinen Tagesplan zu erinnern (mehr dazu unter Punkt 13). Was sind die dringendsten wichtigen Aufgaben, die du zu erledigen hast? Wenn es andere Aufgaben gibt, die dringend, aber nicht so wichtig erscheinen, bewerte die tatsächliche Dringlichkeit und ob du sie delegieren kannst.

8. Beginne mit der wichtigsten und dringendsten Aufgabe

Es ist Zeit, sich an die Arbeit zu machen, um die wichtigste und dringendste Aufgabe zu erledigen. Wenn es länger als ein paar Minuten dauert, mache danach eine kurze Pause.

9. Prüfe deine E-Mails

Überprüfe deinen E-Mail-Posteingang idealerweise erst, wenn du die wichtigste und dringendste Aufgabe des Tages erledigt hast. Es gibt Jobs, wo dies nicht möglich ist, weil das Arbeitspensum stark vom Vorgesetzten abhängt. In diesem Fall würde die Überprüfung der E-Mails vor der Entscheidung über die durchzuführenden Aufgaben erfolgen, um zu berücksichtigen, was möglicherweise sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Aber wenn dies nicht der Fall ist, wirst du feststellen, dass du viel produktiver bist, wenn du dich zuerst einer wichtigen Aufgabe widmest. Dann, wie gesagt, überprüfe und bereinige deinen Posteingang. Reagiere auf alle E-Mails, die schnell beantwortet werden können. Markiere diejenigen zur Nachverfolgung, die eine Vorbereitung erfordern, um sie zu beantworten. Notiere in deiner Liste alle Aufgaben, die sich aus den E-Mails ergeben. Und nutze natürlich die Gelegenheit, jeglichen Spam zu löschen.

Ich schlage vor, dass du versuchst, nicht mehr als 15 Minuten (maximal eine halbe Stunde, wenn die E-Mail-Menge sehr hoch ist) mit der Überprüfung der E-Mails zu verbringen.

10. Mache weiter mit dem, was wichtig ist

Wenn du keine Besprechungen hast, geh dann zu wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben über, die sich später auszahlen werden. In der Regel handelt es sich dabei um vorrangige Aufgaben im Zusammenhang mit Projekten oder Zielen.

11. Erledige den Rest der Angelegenheiten und Aufgaben

Wenn du mit der Arbeit an den wichtigen Aufgaben, die du für den Tag geplant hattest, fertig bist, kümmere dich um andere Angelegenheiten in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit. Checke auch noch einmal deine E-Mails und beantworte, was nötig ist, was vom Morgen noch aussteht oder was vorbereitet werden musste und du bereits erledigt hast.

Versuche aber nicht, alles Ausstehende fertig zu bekommen. Priorisiere und konzentriere dich auf das, was absolut notwendig ist.

12. Überprüfe, was du geschafft hast

Nimm dir am Ende des Tages ein paar Minuten Zeit, um zu überprüfen, was du erreicht hast. Beglückwünsche dich zu deinen Leistungen und sei stolz. So fühlst du dich zufrieden und bleibst motiviert.

13. Plane den nächsten Tag

Mit Kalender, Projektliste und Aufgabenliste vor dir entscheide zunächst, was die wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag sind. Bedenke einerseits die Fristen, die die Aufgaben haben. Überlege andererseits, wie lange du für die Erledigung brauchst oder wie viel Zeit du für Aufgaben aufwenden möchtest, die nicht an einem Tag erledigt werden können. Ich schlage vor, dass du nicht mehr als drei wichtige Aufgaben auswählst.

Wie ich bereits erwähnt habe, ist unsere Fähigkeit, uns zu konzentrieren und produktiv zu sein, begrenzt. Darüber hinaus werden andere dringende Angelegenheiten, die anfallen können, das Beantworten von E-Mails und Anrufen, die Teilnahme an Besprechungen und die Erledigung anderer weniger wichtiger aber notwendiger Aufgaben, ebenfalls Zeit in Anspruch nehmen. Wenn du zu ehrgeizig bist, wirst du am Ende frustriert sein, wenn du es nicht schaffst, alles Geplante zu erledigen. Sei also realistisch, wenn du deine Aufgaben festlegst.

Es kann hilfreich sein, in deinem Kalender Zeit einzuplanen, um dich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Danach notiere auf deiner Liste auch andere, weniger wichtige Aufgaben, die du am nächsten Tag erledigen musst.

14. Berücksichtige deine produktivsten Stunden

Ich empfehle, dass du bei der Planung deiner Aufgaben und Besprechungen so weit wie möglich deine produktivsten Stunden im Auge hältst. Versuche, deine produktivsten Stunden für wichtige Aufgaben zu reservieren, die viel Konzentration erfordern.

Wenn möglich, plane Besprechungen (außer sehr wichtige) in deinen am wenigsten produktiven Stunden ein. Idealerweise versuche, die Meetings auf bestimmte Tageszeiten zu konzentrieren, um den Rest der Zeit für wichtige Aufgaben freizuhalten. Es kann auch eine gute Idee sein, mindestens einen Tag pro Woche von Besprechungen freizuhalten. Wähle, wenn möglich, einen festen Tag aus, an dem du versuchst, keine Besprechungen zu haben.

15. Lass dich nicht von Unvorhergesehenem entmutigen

Es gibt Tage, an denen dein ganzer Plan auseinanderfällt. Unvorhergesehene Ereignisse treten auf, die deine sofortige Aufmerksamkeit zu erfordern scheinen. Lass dich also nicht entmutigen oder frustrieren. Nimm dir einen Moment Zeit, um die tatsächliche Dringlichkeit der unvorhergesehenen Angelegenheit einzuschätzen.

Musst du wirklich liegen lassen, was du tust, um dich sofort darum zu kümmern? Ist es wichtiger und dringender? Was kann passieren, wenn du nicht sofort die unvorhergesehene Angelegenheit in Angriff nimmst? Versuche, nach der Frist zu fragen, wenn sie nicht angegeben ist und du dir nicht sicher bist. Dringend könnte auch für den nächsten Tag oder für den Nachmittag heißen, nicht jetzt sofort.

In jedem Fall ist es ratsam, bei der Planung flexibel zu bleiben, um sich an Gegebenheiten und mögliche Änderungen in den Prioritäten anpassen zu können. Ich habe ja bereits erwähnt, dass du in deiner Planung nicht zu ehrgeizig sein solltest, gerade wegen der unvorhergesehenen Ereignisse, die auftreten können.

Produktiver Tag: Pflege deine Umgebung

Der dritte Aspekt, um den du dich kümmern solltest, um einen produktiven Tag zu haben, ist dein Umfeld. Schauen wir uns einige Schlüsselpunkte an.

16. Halte Ordnung

Ein unordentlicher Raum und Schreibtisch lenken dich ab. Um produktiver zu sein, musst du dich gut konzentrieren können. Versuche also, auf deinem Schreibtisch nur das zu haben, was du wirklich brauchst. Am Ende des Tages empfehle ich dir, alles aufzuräumen.

17. Schalte das Handy stumm

Wenn du nicht für Anrufe erreichbar sein musst, ist es das Beste für einen produktiven Tag, dein Handy auf lautlos zu stellen. Falls das nicht möglich ist, schlage ich vor, es zumindest für eine Weile stumm zu schalten, während du an deinen wichtigsten Aufgaben arbeitest. Stell dir vor, du befindest dich in einem Meeting mit dir selbst. Wenn du in einer Besprechung wärst, würdest du es ja auch stumm schalten.

Wenn du in deinem Kalender Zeit für die Arbeit an deinen wichtigsten Aufgaben reserviert hast, wirst du außerdem anderen, die deine Verfügbarkeit prüfen können, als beschäftigt erscheinen.

Abgesehen vom Stummschalten von Anrufen, wenn auch nur für kurze Zeit, schlage ich vor, App-Benachrichtigungen abzuschalten. In den Beiträgen über Ablenkungen und digitale Entgiftung verrate ich dir die Vorteile.

18. Beseitige Ablenkungen und Unterbrechungen

Zu guter Letzt, um konzentriert zu arbeiten und somit einen produktiven Tag zu haben, versuche, zwei der größten Zeitdiebe abzustellen. Gehe mit Unterbrechungen, die du möglicherweise erleidest, um und beseitige Ablenkungen, beginnend mit dem Mobiltelefon, wie im vorherigen Punkt erwähnt.

Fällt es dir schwer, einen produktiven Tag zu haben?

Macht es dir Mühe, so produktiv zu sein, wie du möchtest? Was ist der Grund? Was kannst du tun, um deine Produktivität zu steigern? Welcher der Tipps wird dir deiner Meinung nach am meisten helfen?

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