In diesem Eintrag werden wir sehen, was ein Projekt im Gegenteil zu einer Aufgabe ist. Außerdem werde ich dir Hilfsmittel empfehlen, um deine Projekte besser zu organisieren, und Schlüsselfragen, die du stellen solltest, um die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen.
Was ist ein Projekt?
Die GTD®-Methode definiert ein Projekt als jede Aufgabe, die zwei oder mehr Schritte hat. Aber in unserem Alltag können wir feststellen, dass wir oft Dinge als Aufgaben notieren, die aus mehreren Schritten bestehen. Darüber hinaus enthalten diese Dinge möglicherweise Aufgaben, die wir nicht selbst erledigen werden, sondern von anderen Personen brauchen.
Das kann passieren, wenn wir allgemeine Angelegenheiten anstelle von Aktionen aufschreiben. Schauen wir uns ein Beispiel an: Wir notieren “Inspektion Auto” auf unserer Liste. Aber das ist eigentlich keine Aktion, die wir ergreifen können. Es ist eher ein kleines Projekt, dass aus mehreren Schritten besteht:
- Werkstatt anrufen, um einen Termin zu vereinbaren.
- Alternativtransport organisieren, während das Auto in der Inspektion ist.
- Auto zur Inspektion bringen.
- Warten, dass du informiert wirst, wann du dein Auto abholen kannst (vorher erwähnte ich Aufgaben, die von anderen Personen abhängen).
- Auto abholen.
- Gegebenenfalls Alternativtransport, z.B. Ersatzwagen zurückgeben.
Wo liegt das Problem?
Wie du siehst, ist dies ein einfaches Beispiel einer “Aufgabe”, die eigentlich ein kleines Projekt ist. Wenn wir dieses Beispiel auf andere “Aufgaben” auf unserer Liste übertragen, kann uns passieren, dass:
- Wir eine Liste von 20 “Aufgaben” haben, die eigentlich mehr sind.
- Die Aufgabenliste für den Tag zu ehrgeizig für die verfügbare Zeit ist, was zu einen Gefühl von Bekommenheit oder Überlastung führen kann.
- Wir das Gefühl haben, dass wir nicht mit der Aufgabe vorankommen, obwohl wir Schritte erledigen, sie aber immer noch auf unserer Liste steht.
Daher ist es hilfreich, wenn wir eine Aufgabe notieren, zu überlegen, ob es eine Aktion ist und ob wir damit die Aufgabe erledigen oder ob sie weitere Schritte verlangt.
Ist also jede Aufgabe mit zwei oder mehr Schritten ein Projekt?
Ja, laut der GTD®-Methode, aber es gibt kleine Projekte, bei denen es es nicht die Mühe wert sein kann, alle nötigen Schritte aufzuschreiben. Entweder weil sie so offensichtlich sind, dass wir sie nicht vergessen werden, oder weil wir länger brauchen würden, eine detaillierte Liste zu machen, als die Dinge direkt zu erledigen.
Wenn wir zum Beispiel den Einkauf erledigen wollen, wird eine Einkaufsliste hilfreich sein. Aber es wäre übertrieben, die vorhergehenden und nachfolgenden Schritte zu notieren, wie z. B. mit dem Auto zum Supermarkt fahren, Auto parken, den Einkaufswagen nehmen, und zurück zu Hause den Einkauf aufbewahren.
Was ist also die Lösung?
Wahrscheinlich ist das deine Frage. Und mein Ratschlag ist gesunden Menschenverstand und Vernunft anzuwenden. Ja, die seltensten unter den Tugenden. Aber wie mit so vielen Dingen in diesem Leben, liegt die Lösung darin, die goldene Mitte zu finden, mit der wir uns wohl fühlen. Das heißt, die goldene Mitte, wo wir unseren Kopf frei bekommen und ein Erfolgserlebnis haben, wenn wir eine Aufgabe von der Liste streichen. Zurück zum vorhergehenden Beispiel, abzuhaken, dass wir mit dem Auto zum Supermarkt gefahren sind, klingt nach einer Zeitverschwendung, oder?
Wann ist es hilfreich ein Projektblatt zu erstellen?
Es gibt kleine Projekte, bei denen eine einfache Liste mit Schritten genügt, um den Überblick und die Kontrolle zu behalten. Aber wenn wir von aufwendigeren Projekten sprechen, brauchen wir vielleicht einen ausführlicheren Projektplan. Meiner Ansicht nach ist dies nützlich, wenn:
- Die verschiedenen Schritte zeitlich verteilt sind, d.h. du nicht einen nach dem anderen erledigen wirst, sondern sie über mehrere Tage, Wochen oder sogar Monate abarbeitest.
- Einige Aufgaben von anderen Personen abhängen.
- Das Projekt sich wiederholt. Selbst wenn es nur einmal im Jahr ist, empfehle ich dir ein Projektblatt zu entwerfen, dass du wiederverwenden und anpassen kannst, wenn nötig.
Was sollte ein Projektblatt enthalten?
Nun verfügen wir nicht alle über eine Projekt-Anwendung. Aber das Projektblatt oder Checkliste können wir in einem Tabellenkalkulationsprogramm, wie z.B. Excel, erstellen, indem wir Spalten für die verschiedenen Aufgaben, Stichtage, verantwortliche Personen, Kommentare und Kontrollkästchen, wo wir erledigte Aufgaben abhaken können, gestalten. Wenn das Projekt längere Zeit dauert, kann es auch helfen, Spalten hinzuzufügen, wo du markierst, für welche Woche oder Wochen gewisse Schritte vorgesehen sind. Weiter unten kannst du dir Muster-Projektpläne herunterladen.
Das Projektblatt ist ein Arbeitsdokument, also verrenne dich nicht darin, alle möglichen Aufgaben zu erdenken. Es kann Dinge geben, die du noch nicht weißt, wenn du mit dem Projekt anfängst, und später hinzufügen wirst. Wenn du das Dokument also ausdruckst, füge einige leere Zeilen ein, in denen du mehr Information ergänzen kannst, falls nötig.
Für sich wiederholende Projekte, drucke ich üblicherweise die Liste aus und bewahre sie in der Mappe für den Monat, in dem ich handeln muss. Damit kann ich in der Zwischenzeit das Thema vergessen, weil ich weiß, dass ich zum gegebenen Zeitpunkt die Mappe öffne und die Liste auffinden werde. Dann werde ich auch sofort wissen, welche Schritte ich gehen soll, anstelle von Null über alle notwendigen Projektschritte nachdenken und sie wieder aufschreiben zu müssen.
Wie gestaltet man ein erfolgreiches Projekt?
Für vielschichtigere Projekte als das Auto zur Inspektion zu bringen, ist es wichtig, sich Zeit für die Vorbereitung zu nehmen. Warum erkläre ich im Eintrag Lerne, effektiver zu arbeiten. Daher empfehle ich dir, die folgenden Fragen zu stellen:
- Kennst du die Absicht und das gewünschte Ergebnis des Projektes? Hast du dies allen beteiligten Personen mitgeteilt, die es wissen sollten?
- Hast du die Anforderungen und Verhaltensregeln vereinbart, damit das Projekt erfolgreich ist?
- Mach dir ein Bild, wie die Projektergebnisse und Erfolg. Hast du auch überlegt, welche innovativen Dinge herauskommen könnten, wenn das Projekt erfolgreich ist?
- Was sind mögliche Ideen und Schritte und welche zu berücksichtigenden Dinge könnten Einfluss auf das Ergebnis haben?
- Hast du alle kritischen Bestandteile für die Mission identifiziert? Was sind die Meilensteine und wichtige zu liefernde Resultate?
- Welche Fristen sind zu berücksichtigen?
- Hast du alle Aspekte definiert, an denen zu sofort arbeiten kannst, welche die nächsten Schritte sind und wer jeweils verantwortlich ist?
Diese Fragen ähneln der Definition von Zielen oder Projekten mit dem SMART-Modell, da sie dir helfen werden, das Projekt spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und termingerecht zu gestalten.
Projektbezogene Information organisieren
Zusätzlich zum vorher erwähnten Projektplan empfehle ich dir auch, Ordner oder Mappen für ein Projekt in Papier, auf dem Computer und im E-Mail-Posteingang anzulegen. Dies wird dir helfen, alle zugehörigen Informationen zusammen aufzubewahren und leicht zu finden.
Falls du im Rahmen des Projektes eine gewisse Anzahl von E-Mails erwartest, kann es eine gute Idee sein, eine Regel zu erstellen, damit eingehende E-Mails automatisch in den entsprechenden Ordner verschoben werden. Damit vermeidest du Ablenkungen und die Versuchung, sofort auf die Nachrichten zu antworten.
Es kann auch helfen, deinen Kalender und die Erinnerungsfunktion des E-Mails zu nutzen. Ich schlage vor, Erinnerungen für Aufgaben zu erstellen, die an einem bestimmten Tag zu erledigen sind. Damit hältst du deinen Kopf frei und musst nicht ständig dein Projektblatt prüfen, für den Fall, dass du etwas vergessen hast.
Ein gutes Organisationssystem ist nur so gut, wie du es verwendest
Um deine Projekte erfolgreich zu beenden, ist es wichtig, dir Zeit für die Vorbereitung und Definition zu nehmen. Aber es ist auch notwendig, deine Projekte und Aufgaben im Griff zu behalten. Ein gutes System für deine projektbezogene Information wird dir also helfen.
Aber du musst es auch nutzen, also dein Projektblatt so oft wie nötig prüfen und eingehende Information verarbeiten. Also Regeln für eingehende E-Mails aufzustellen, um Ablenkungen zu vermeiden, ist gut und schön, so lange du nicht vergisst, die E-Mails ab und zu abzuarbeiten.
Kanntest du diese Definition eines Projekts? Wie organisierst du deine Projekte? Hast du weitere nützliche Tipps?
