Bevor wir sehen, wie man besser den Terminkalender organisieren kann, schauen wir, was ich damit meine, deine Schwerpunkte zu planen. Deshalb bringe ich dir die Geschichte des Gefäßes und der Steine. Kommt sie dir bekannt vor?
Die Geschichte vom Gefäß und den Steinen
Eines Tages sollte ein Professor Leiter von wichtigen internationalen Firmen über effektive Zeitplanung unterrichten. Aber er hatte nur eine Stunde für den Kurs. Also schaute er in die Runde und sagte: “Lassen Sie uns ein Experiment machen.”
Zuerst holte er ein großes Glasgefäß unter seinem Tisch hervor und stellte es vor sich hin. Danach brachte er einen Eimer mit etwa einem Dutzend faustgroßen Steinen hervor, die er vorsichtig in das Gefäß legte, bis dieses voll war. Dann schaute er seine Schüler an und fragte: “Ist das Gefäß Ihrer Ansicht nach voll?”
Worauf alle “ja” antworteten.
Nach einer kurzen Pause, meinte der Dozent “Wirklich?” und beugte sich erneut hinter seinen Tisch, um einen Eimer Kieselsteine hervorzuholen. Daraufhin schüttete er vorsichtig den Kies in das große Gefäß, so dass er sich zwischen den großen Steinen verteilte. Danach fragte er erneut: “Ist das Gefäß jetzt voll?”
Nun fingen einige der Schüler an, das Experiment zu verstehen und einer antwortete “Wahrscheinlich nicht”.
“Gut”, antwortete der Professor und suchte nach einem weiteren Behälter unter seinem Tisch, diesmal gefüllt mit Sand. Nach und nach lies er den Sand in das große Gefäß rieseln, bis sich die Lücken zwischen Steinen und Kies füllten. Dann fragte er wieder: “Ist das Gefäß voll?”
Dieses Mal antworteten alle einstimmig und ohne zu zögern: “Nein”
“Sehr gut” meinte der Dozent. Daraufhin nahm er die Tasse, die sich auf dem Tisch befand, und goss den Kaffee in das Gefäß.
Anschließend schaute er wieder in die Runde und fragte: “Was zeigt uns dieses Experiment?”
Nach einer kurzen Überlegung über Experiment und Thema des Kurses, antwortete der kühnste Schüler: “Es beweist, dass egal wie voll unser Kalender ist, wir immer noch Termine dazwischen schieben können, wenn wir es nur richtig versuchen.”
“Nein!” antwortete der Professor. “Das ist nicht der Sinn der Sache. Der Punkt ist, wenn wir nicht zuerst die großen Steine platzieren, werden wir nie alle Steine unterbringen. Was sind die großen Steine in Ihren Leben? Ihre Gesundheit, Familie, Freunde, Träume, lernen, sich erholen? Oder etwas Anderes?
Ich möchte, dass Sie verstehen, wie wichtig es ist, zuerst einen Platz für die großen Steine in Ihrem Leben zu finden. Das Gefäß stellt das Leben dar und die großen Steine, die wichtigsten Dinge wie Familie, Kinder, Glück, Freunde usw., die unserem Leben Sinn geben, selbst wenn wir alles andere verlieren.
Die Kieselsteine stellen andere Dinge dar, die uns wichtig sind, wie Arbeit, Haus, Auto usw. Und der Sand ist alles andere, die kleinen Sachen.
Wenn wir das Gefäß zuerst mit Sand füllen, bleibt kein Platz für den Kies und noch weniger für die großen Steine. Dasselbe geschieht in unserem Leben. Sofern wir unsere Zeit und Energie auf kleine Sachen konzentrieren, werden wir keine Zeit für die wichtigen Dinge haben.
Also verleihen Sie den Dingen, die grundsätzlich für Ihr Glück sind, Aufmerksamkeit, befassen Sie sich zuerst mit den großen Steinen und klären Sie Ihre Schwerpunkte. Das Übrige ist nur Sand…”
Als der Dozent mit der Erklärung fertig war, fragte einer der Schüler: “Und der Kaffee?”
Der Professor schmunzelte und antwortete: “Der Kaffee zeigt uns, dass sich, selbst wenn wir in unseren Alltag vertieft und schwer beschäftigt sind, immer Zeit für einen Kaffee mit einem guten Freund findet.”
Lege deine Schwerpunkte fest
Überlege als Erstes, welche die großen Steine in deinem Leben sind. Danach denke über die Kieselsteine, d.h. andere wichtige Dinge nach, die dir prinzipiell helfen sollten, die großen Steine zu pflegen. Wenn du beide Aspekte geklärt hast, wirst du merken, dass der Rest nur Sand ist. Damit wird es dir leichter fallen, die Schwerpunkte in den Augen zu behalten und Entscheidungen über den Rest zu treffen.
Unter Anwendung des Prinzips von Steinen, Kies und Sand auf deinen Terminkalender, überlege im Folgenden, wo die Schwerpunkte liegen, um deine Ziele und die der Firma zu erreichen. Nutze auch die Gelegenheit, darüber nachzudenken, ob gewisse regelmäßige Besprechungen, die seinerzeit wichtig und nützlich schienen, noch ihren Zweck erfüllen.
Die Kosten einer Besprechung
Heutzutage sind die Terminkalender vieler Leute überfüllt mit Besprechungen. Aber hast du schon mal die Kosten berechnet, die Besprechungen für Firmen haben? Eine einfache Formel dafür kann diese sein:
Kosten Besprechung = Anzahl Teilnehmer * Dauer in Std. * Durchschnittl. Stundengehalt Teilnehmer.
Nun überlege, ob der Nutzen der Besprechung die Kosten übertrifft. Obwohl der Nutzen einer Besprechung nicht immer leicht in Geld zu berechnen ist, kann es trotzdem interessant sein, sich diesem Konzept bewusst zu sein.
Platziere zuerst die Steine
Im Rahmen deiner Schwerpunkte reserviere dir als Erstes Zeitfenster für dein Wohlsein, d.h. die großen Steine deines Lebens. Plane danach die Steine, die das Fundament für deine Arbeit legen, also die wichtigsten Projekte und Aufgaben, um deine Ziele zu erreichen. Dies können Zeitfenster sein, um konzentriert an einem Projekt zu arbeiten. Es kann sich auch um wichtige Besprechungen handeln wie Leitungsausschüsse, Belegschaftsversammlungen, Projektbesprechungen usw.
Für sich regelmäßig wiederholende Besprechungen dieser Art empfehle ich außerdem, einen Jahreskalender festzulegen und die Besprechungen im Voraus einzuberufen und sogar den Konferenzraum reserviert zu lassen. Denn es ist einfacher, später eine bestimmte Besprechung zu verschieben, weil ein vorrangigeres Thema auftaucht, als ständig daran denken zu müssen, die Besprechung zu organisieren und ein Datum zu suchen, dass allen passt. Wenn das Jahr voranschreitet, werden sich die Terminkalender aller Teilnehmer mit Steinen, Kies und sogar Sand füllen. Also wird es schwieriger werden, Zeitfenster zu finden, die allen passen.
Denke über die Kieselsteine nach
Nun überlege, ob es noch weitere wiederkehrende Besprechungen gibt, die aus dem gerade erwähnten Grund schon im Voraus arrangiert werden sollten.
Weiterhin kann es Aufgaben geben, die regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen, sei es jährlich, monatlich oder wöchentlich zum Beispiel. In diesem Fall ist es nützlich, Erinnerungsmeldungen im Kalender zu programmieren, um deinen Kopf davon zu entlasten, dich rechtzeitig an die Themen zu erinnern.
Ich würde dir sogar empfehlen, eine Liste oder Listen mit diesen Themen zu erstellen, damit du bei der Vorbereitung deines Kalenders für das Folgejahr nicht das vorherige Jahr nach diesen Dingen durchsuchen musst. Beispiele können gerade die Vorbereitung des Besprechungskalenders oder auch Rechnungsstellungsangelegenheiten, Berichterstattung, Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen, Besprechungen usw. sein.
Fülle deinen Terminkalender nicht zu sehr
Im Arbeitsalltag empfehle ich dir, deinen Kalender nicht komplett mit Besprechungen zu füllen. Einerseits würde dir dies keine Zeit dafür lassen, konzentriert an Aufgaben und Projekten zu arbeiten. Andererseits bedenke auch, dass Zwischenfälle auftauchen können, die dringende Aufmerksamkeit verlangen. Es können auch neue Projekte entstehen, denen du Zeit widmen musst.
Gib den Besprechungen die benötigte Dauer, nicht mehr oder weniger
Die meisten Terminkalender bieten 30-minütige Zeitfenster. Dies kann uns dazu verleiten, Besprechungen zur vollen oder halben Stunde anzufangen oder zu beenden und ihnen somit auch eine Dauer zu geben, die ein Vielfaches von 30 Minuten ist. Aber die Stunde hat 60 Minuten, warum also nicht eine Besprechung von zum Beispiel 15 oder 45 Minuten planen?
Bedenke das Parkinsonsche Gesetz: Die Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Das gleiche Prinzip können wir auf Besprechungen anwenden. Wenn wir mehr als die benötigte Zeit reservieren, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, die Minuten auszufüllen, aber mit Themen, die vielleicht unangebracht sind.
Reserviere Zeitpuffer
Ferner empfehle ich, Zeitpuffer zwischen Besprechungen zu bewahren. Die erwähnten 30-minütigen Zeitfenster können uns auch dazu verleiten, eine Besprechung an die andere zu “kleben”. Aber wenn du gewährleisten willst, dass die Besprechungen produktiv und effektiv sind, dienen die Zeitpuffer mehreren Zwecken:
- Sicher stellen, dass die folgende Besprechung pünktlich beginnt. Wenn sich die vorhergehende Besprechung verzögert hat, werden die Teilnehmer an der nächsten nicht auf dich warten müssen.
- Geistig vom vorhergehenden Thema abschalten und dich auf die nächste Angelegenheit vorbereiten. Sogar nötige Unterlagen an deinem Platz holen.
- Ein wichtiges Telefonat erledigen.
- Deine E-Mails prüfen, weil du eine wichtige Angelegenheit erwartest.
- Außerdem werden sie dir für banale Dinge nützen, wie auf Toilette zu gehen, Wasser zu trinken oder einen Imbiss zu dir zu nehmen.
Plane die Strecken für Besprechungen außer Haus
Wenn du Besprechungen außerhalb des Büros hast, rechne für die Strecke etwas mehr als die Fahrtzeit ein dafür, das Auto zu nehmen und zu parken, ein Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel zu nehmen. Reserviere Zeitpuffer für Eventualitäten: das Auto springt nicht an; für den Fall von Stau; du findest keinen Parkplatz; die Taxis sind besetzt; die Straßenbahn kommt nicht; du findest einen Fleck auf deinem Anzug, den du säubern musst; du hast eine Laufmasche in den Strumpfhosen…
Bedenke auch, dass pünktlich zu sein, heißt, etwas früher anzukommen. Es gilt also nicht, zur vereinbarten Uhrzeit das Gebäude zu betreten. Denn du wirst dich wahrscheinlich an der Rezeption identifizieren müssen; sie werden der Person Bescheid geben, mit der du verabredet bist; diese Person muss dich abholen… ein Prozess, der mindestens fünf Minuten in Anspruch nehmen kann.
Nebenbei wird es dir nützen, nicht gestresst und unruhig anzukommen, was nicht gerade den besten Eindruck gibt.
Falls du letztendlich früher dran bist, ist das auch nicht so schlimm. Du kannst immer die Zeit totschlagen, indem du einen Anruf erledigst, deine E-Mails checkst oder einen Kaffee trinkst. Aber wenn du dich verspätest, verzögerst du nicht nur deinen eigenen Terminkalender, sondern auch den der Person oder Personen, mit denen du dich triffst. Und falls du meinst, ich bin halt sehr beschäftigt und habe viele wichtigen Themen auf dem Tisch, bedenke, dass andere Leute auch. Aber sie haben dir einen Teil ihrer kostbaren Zeit reserviert. Also nimm Rücksicht auf ihre Zeit und nebenbei auf deine eigene. Andere werden es zu schätzen wissen und du selbst auch.
Grenze die Fahrten ein
Immer wenn du Besprechungen außer Haus organisierst, schlage ich vor, sie nach ihrer Adresse zu planen. So durchquerst du die Stadt nicht mehrfach von einem Ende zum anderen.
Falls du nicht vorhast, den Tag außer Haus zu verbringen, sondern im Büro vorbeizuschauen, versuche ich immer, die Besprechungen früh am Morgen anzusetzen, um gleich von Hause hinzufahren. Ein andere Option is spät am Nachmittag, um nachher nach Hause zurückzukehren. Als dritte Option würde ich sie um die Mittagsstunde herumlegen. Damit werden dir noch vernünftige Zeitfenster verbleiben, um an anderen Dingen zu arbeiten.
Meiner Ansicht nach ist es wenig effektiv und produktiv, am halben Morgen oder Nachmittag das Büro zu verlassen, wenn du noch Zeit zum Arbeiten haben willst. Wenn es am Vormittag ist, wirst du kaum ins Büro kommen, wenn du schon wieder los musst. Am Nachmittag wirst du danach zweifeln, ob es Sinn macht, zurück ins Büro zu fahren.
Ist dies nicht vermeidbar, weil dir die Uhrzeit der Besprechung aufgedrängt wurde? Dann kann es eine gute Idee sein, dir Arbeit mitzunehmen, die du in möglichen freien Momenten erledigen kannst.
Planst du deine Prioritäten oder priorisierst du die Angelegenheiten auf deinem Terminkalender?
Die Versuchung ist groß, die Angelegenheiten und Aufträge, die aufkommen, mit Prioritäten zu versehen. Aber wenn du dir klar über deine Schwerpunkte bist und deinen Terminkalender dementsprechend organisierst, wirst du eine Änderung in deiner Arbeitslast und deinem Kalender bemerken.
Wendest du das Konzept an? Falls nicht, war die Geschichte aufschlussreich?
