In diesem Eintrag werden wir uns auf eine der üblichsten arbeitsbedingten Stressarten konzentrieren: Stress durch Überlastung.
Wir sind verschieden und gehen somit unterschiedlich mit Situationen und Personen um, je nach unserem Charakter, Erziehung, Erlebnissen und Erfahrungen. Es ist daher logisch zu denken, dass wir uns nicht aus den gleichen Gründen stressen und die Stress-Ursachen nicht auf die selbe Weise tolerieren.
Wenn du mehr über Stress im Allgemeinen, die verschiedenen Arten und generelle Techniken, mit ihm umzugehen, erfahren möchtest, kannst du dies im Eintrag Was ist Stress und wie man ihn bewältigt nachlesen.
Was ist Stress durch Überlastung
Diese Art von Stress zeigt sich üblicherweise dadurch, dass man sich von den Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Pflichten oder Umständen überfragt fühlt.
Auf der einen Seite kann dies an einer Aufgabenüberlastung liegen. Die Arbeitswelt hat sich bekanntermaßen beschleunigt und in vielen Unternehmen erledigen weniger Leute die gleichen Aufgaben wie früher oder mehr. Denn es ist schwieriger zu verkaufen, Projekte sind komplexer und Fristen kürzer. Deshalb haben viele von uns eine größere Arbeitslast in weniger Zeit zu erledigen.
Auf der anderen Seite können wir auch unter Stress durch Überlastung leiden, wenn uns neue Aufgaben aufgetragen werden, die unsere Kenntnisse und Fähigkeiten überschreiten. Denn die Geschäfte entwickeln sich weiter und neue Produkte und Technologien werden erfunden. Aus diesem Grund haben sich in vielen Unternehmen die Arbeiter mit sich ändernden oder entwickelnden Aufgaben auseinanderzusetzen. Solange wir also nicht die nötigen Kenntnisse erwerben, sondern die Arbeit wie immer erledigen, wird es uns schwerer fallen, und wir können dem Druck unterliegen.
Wenn wir hinzufügen, dass wenige von uns in der Schule, bei der Ausbildung oder an der Universität Arbeitsorganisations- und Produktivitätstechniken gelernt haben, heißt das, wir überleben, indem wir die Angelegenheiten erledigen, wie sie aufkommen. Als Lösung für eine erhöhte Anzahl an Aufgaben fällt uns dann grundsätzlich ein, mehr Stunden zu arbeiten.
Aber gemäß sich die Arbeitslast steigert, darf diesekeine langfristige Lösung sein. Es wird also nötiger, oder sogar unentbehrlich, gut die Ziele unserer Aufgaben zu kennen und Schwerpunkte setzen zu wissen, um nicht darauf hereinzufallen, alle Angelegenheiten erledigen zu wollen, so wie sie auftauchen.
Symptome des Stresses durch Überlastung
Für gewöhnlich fühlt man sich überarbeitet, angespannt und besorgt. Wir können auch unter einer Denkblockade leiden, die uns daran hemmt, zu wissen, mit welcher Aufgabe wir weitermachen oder welche Entscheidung wir treffen sollen. Dies kann uns zur Aufschieberitis verleiten. Wenn sich die Symptome verschlimmern, können wir sogar unter Herzklopfen, Angst- oder Panikattacken leiden, beziehungsweise in Depression verfallen.
Die Geschichte des Holzfällers und der Axt
Kennst du die Geschichte des Holzfällers? Kurz zusammengefasst, fängt ein Holzfäller eine neue Arbeit an. Begeistert fällt er am ersten Tag achtzehn Bäume und sein Chef gratuliert ihm. Daher fängt er am nächsten Tag noch früher an, kommt aber nur auf fünfzehn Bäume. In den darauffolgenden Tagen reduziert sich die Anzahl gefällter Bäume immer mehr. Deshalb geht er besorgt zum Vorarbeiter, der ihn fragt, wann er zuletzt seine Axt geschleift hat. Worauf der Holzfäller überrascht antwortet, dass er dafür keine Zeit gehabt hat.
Wie du siehst, kann es einfach sein, darauf hereinzufallen, uns in die Arbeit zu stürzen und uns über Überlastung zu beschweren, ohne innezuhalten, um unsere Werkzeuge zu schleifen. Das heißt, unsere Fähigkeiten und Kenntnisse zu verbessern und zu prüfen, ob es eine bessere und effektivere Weise gibt, unsere Arbeit zu erledigen.
Wie bekämpft man den Stress durch Überlastung
Wenn du dich beklommen fühlst oder merkst, dass eine Panikattacke kommt, ist der erste Schritt innezuhalten. Ja, genau, wenn du dich überwältigt fühlst, ist die Lösung nicht schneller und mehr zu arbeiten. Im Gegenteil ist es das Beste, erst einmal zum Stillstand zu kommen.
Nimm dir einen Moment, um langsam und tief durchzuatmen. Stehe idealerweise von deinem Platz auf und laufe ein paar Schritte. Wenn möglich, geh raus an die frische Luft.
Wenn du an deinen Platz zurückkehrst, begehe nicht den Fehler, einfach weiterzuarbeiten, wo du es gelassen hast, wenn du eine Aufgabe unterbrochen hattest. Das Wichtigste ist jetzt, deine Verantwortlichkeiten, Projekte und Aufgaben eine nach der anderen durchzugehen.
Hinterfrage jede Aufgabe und jedes Projekt
Gehe zuerst alle Projekte und Aufgaben durch, die anliegen. Sieh auch deinen Terminkalender für die nächsten Wochen nach Besprechungen durch, die Vorbereitung benötigen. Nach und nach stell dir die folgenden Fragen und mache Notizen:
Was ist die Bedeutung für dein Hauptziel oder das deiner Firma? Ist die Aufgabe noch nötig?
Denn die Bedeutung einer Angelegenheit zu kennen, wird dir helfen Schwerpunkte zu setzen und die Aufgaben entsprechend zu organisieren.
Außerdem können sich betriebliche, berufliche und private Schwerpunkte ändern. Deshalb kann es sein, dass eine Aufgabe oder ein Projekt eigentlich gar nicht mehr nötig sind.
Welchen Ablieferungstermin musst du einhalten?
Ist die Frist angemessen und realisierbar? Falls dem nicht so ist, kann sie gegebenenfalls verlängert werden? Wenn das nicht möglich ist, kann dir jemand helfen, um rechtzeitig fertig zu werden?
Kennst du das Endziel und gewünschte Ergebnis jeder Angelegenheit?
Um eine Aufgabe effektiv erledigen zu können, ist es nötig, die Zielstellung zu kennen. Zum Beispiel es ist nicht das Gleiche, eine Präsentation für eine interne Besprechung oder aber für einen Kunden zu erstellen.
Du solltest auch das gewünschte Ergebnis kennen. Wie ausführlich soll das Ergebnis des Projektes oder der Aufgabe sein, damit es seinen Zweck erfüllt?
Sind dir die nächsten Schritte in jedem Fall klar?
Jedes Projekt oder Aufgabe, egal wie einfach oder komplex, ist erträglicher, wenn du sie in kleine Schritte und Aufgaben zerlegst. Fange an, die Schritte aufzuschreiben, die dir klar sind. Während du das tust, werden dir sicherlich noch weitere einfallen, auf die du im ersten Moment nicht gekommen warst. Im hektischen Alltag nehmen wir uns nicht immer Zeit dafür, weshalb gewisse Aufgabe und Schritte unser Unterbewusstsein belasten und uns unbewusst stressen können.
Nächste Schritte können sowohl Aufgaben sein, du du selbst erledigen oder an andere delegieren musst, oder auch Information, die du anfragen oder recherchieren solltest. Es kann sogar sein, dass du warten musst, bis sich eine gewisse Bedingung erfüllt oder etwas ereignet.
Im Fall eines Projektes, kannst du dich überfordert fühlen, weil du denkst, dass du nicht vorankommst. Aber wenn du innehältst, um die Situation zu analysieren, kann es sich herausstellen, dass es derzeit gar nicht an dir liegt, etwas zu unternehmen, weil eine andere Abteilung erst einmal eine Aufgabe erledigen muss. Für diese Fälle führe ich eine Liste von Angelegenheiten “in Ewartung von”, um meinen Kopf davon zu entlasten, sich zu erinnern, welche Themen offen sind und wer es bis wann liefern soll.
Hast du die nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten, um das Projekt oder die Aufgabe auszuführen?
Genau wie der Holzfäller seine Axt hätte schleifen sollen, um produktiver zu sein, frage dich, ob du über die notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Arbeitsmittel für die Aufgabe verfügst. Vielleicht musst du ein Thema recherchieren. Möglicherweise solltest du nach Tricks und Tipps suchen, um besser mit einer Anwendung zu arbeiten. Oder vielleicht hast du dir nie überlegt, einen Projektplan zu erstellen. Es ist nie zu spät, zu lernen, deine Organisationsfähigkeiten zu verbessern, und ist auch eine Art, deine Axt zu schleifen.
Im Fall des Projektplans kann es eine einfache Excel-Tabelle sein mit den verschiedenen Projektbereichen und zugehörigen Aufgaben, wann sie zu erledigen sind, ihr Status und die verantwortlichen Personen.
Es kann aber auch sein, dass du dich bei einem Kurs anmelden solltest, sei es eine Präsenzschulung oder ein Online-Kurs, sei es über deine Firma oder auf eigene Faust, um etwas Neues zu lernen oder deine Kenntnisse zu erweitern.
Mach dir einen Überblick
Nachdem du jede Aufgabe und jedes Projekt einzeln durchgegangen bist, ist es an der Zeit, das Gesamtbild von einer weiteren Perspektive anzuschauen.
Weißt du, welche Angelegenheiten wichtiger und/oder dringender sind?
Zuvor hast du dich über die Bedeutung eines Themas für dein Ziel, oder das der Firma gefragt. Je nach der zugewiesenen Priorität, kannst du nun die Aufgaben und Projekte sortieren.
Wenn du an den Prioritäten zweifelst, bitte deinen Vorgesetzten um eine Besprechung, um sie durchzugehen und zu klären.
Musst wirklich du alle Aufgaben erledigen?
Im Punkt über nächste Schritte hatte ich schon die Möglichkeit erwähnt, gewisse Aufgaben zu delegieren. Aber jetzt, wo dir das Ausmaß deiner Projekte und Aufgaben bewusst ist, frage dich erneut, ob du wirklich alles erledigen musst, was auf deinem Tisch liegt, oder eventuell etwas delegieren kannst. Vielleicht kannst du nicht allein die Entscheidung treffen. In dem Fall, besprich es mit deinem Vorgesetzten.
Kannst du um Hilfe bitten, anstelle die Aufgabe allein zu erledigen?
In einer idealen Welt würde dir jemand eine neue Aufgabe oder Projekt, an dem du nie gearbeitet hast, erklären oder dich weiterbilden. In der Tat ist dies im hektischen Alltag vieler Unternehmen aber nicht immer üblich. Oft müssen wir uns selbst durchschlagen. Deshalb habe keine Angst, einen Kollegen, der die Kenntnisse hat, um Hilfe zu bitten. Entweder kann er die Aufgabe erledigen, die du nicht kannst oder die dir schwer fällt, oder er kann dir erklären, wie man es macht. Wenn du weißt, dass du diese Art von Aufgaben öfter in der Zukunft erhalten wirst, ist es natürlich am Besten zu lernen, wie man es macht.
Plane die Aufgaben ein
Nun öffne erneut deinen Terminkalender. Je nach den Fristen und Prioritäten der Projekte und Aufgaben, notiere im Kalender alle Aufgaben, die du an einem bestimmten Tag erledigen musst. Unter Berücksichtigung von anderen Verpflichtungen, wie Besprechungen, ist es empfehlenswert, Zeitfenster für Aufgaben zu reservieren, die ununterbrochene Zeit für Konzentration erfordern. Notiere auch Erinnerungen für Aufgaben, die du einem gewissen Tag erledigen musst oder Information, die du an einem bestimmten Datum anfragen musst.
Fühlst du dich erleichtert?
Sobald du diese Punkte hinterfragt hast, wirst du den Kopf klarer haben. Bestimmt wirst du auch besser wissen, wo und wie du weiterarbeiten sollst.
Die Empfehlungen, die wir gesehen haben, sind sehr auf Stress durch Überlastung gerichtet. Aber ich empfehle dir, dass du sie mit allgemeinen Stressbewältigungstechniken kombinierst.
Hast du schon einmal unter Stress durch Überlastung gelitten?
Wie hast du dich gefühlt? Wie hast du ihn ertragen und bewältigt?
