[vc_row][vc_column][vc_column_text]Bei der Veranstaltungsorganisation sind die Einladungen ein wichtiger Bestandteil. Je nach Veranstaltungsart variieren die Information, die wir angeben, wie lange im Voraus wir die Einladungen versenden und ob Erinnerungen nötig sind. Außerdem sollten wir die Formalität in Hinsicht auf Einladungen und Kontakt mit den Gästen abwägen, damit diese unsere Veranstaltung ernst nehmen.
Die Gästeliste
Je nach Veranstaltungsart können wir folgende Gästelisten unterscheiden:
- eine geschlossene Liste, das heißt, es werden nur die Personen eingeladen, die wir auswählen.
- eine offene Liste, wo wir Werbung für die Veranstaltung unter Bekannten und Unbekannten machen, damit sich Leute einschreiben. Hier werden wir ein Zielpublikum definieren müssen, um die Werbekampagne passend zu gestalten. Außerdem sollten wir überlegen, welche unserer Kontakte interessiert sein könnten und helfen könnten, die Veranstaltung zu propagieren.
- ein gemischte Liste, das heißt, wir laden gewisse Schlüsselpersonen ein, laden unsere Kontakte ein, die Veranstaltung zu teilen und machen Werbung.
Bei der Zusammenstellung der Gästeliste und Vorbereitung der Einladungen sollten wir Etikette und Protokoll berücksichtigen, die je nach Veranstaltungsart nötig sind. Falls du eine öffentliche Persönlichkeit einladen möchtest, finde heraus, wohin die Einladung zu senden ist, tue dies frühzeitig und verwende die korrekte Anrede. Auf der Webseite Protokoll Inland der Bundesregierung Deutschland kann man einen Ratgeber für Anschriften und Anreden finden.
Je nach der Bedeutung der Teilnahme einer Persönlichkeit an der Veranstaltung möchte man vielleicht das Veranstaltungsdatum von ihrem Terminkalender abhängig machen. Bei der Einladung einer öffentlichen Persönlichkeit empfehle ich, eine personalisierte Einladung zu senden, in der man das einladende Unternehmen vorstellt und die Veranstaltung erklärt.
Ein wichtiger Teil der #Organisation einer #Veranstaltung ist, #Gästeliste oder #Zielpublikum zu definieren. #Eventplanung Share on X
Die Terminankündigung
Ich empfehle, frühzeitig eine Terminankündigung an die Gäste zu senden, mit Ausnahme der Persönlichkeit, die eine personalisierte Einladung erhält. Im Fall einer offenen Gästeliste handelt es sich hier um die erste Anzeige, die du veröffentlichst.
Berücksichtige, dass die Personen viele Verpflichtungen in ihrem Terminkalender haben. Also warte nicht, bis das Programm und alle Redner völlig feststehen. Sonst kann die Zeit vergehen, sich das Veranstaltungsdatum nähern und wenn du die Einladung schickst, haben deine Gäste schon andere Pläne. Wenn du eine Terminankündigung im Voraus versendest, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass Interessierte sich den Termin schon vormerken.
Die Terminankündigung sollte Folgendes enthalten:
- Ein attraktives und hervorstechendes Design im Einklang mit dem Veranstaltungsbild
- Das Datum auffällig sowie das Veranstaltungsformat, also ob es sich um eine Morgens-, Nachmittags- oder Abendveranstaltung handelt, ungefähre Dauer oder sogar Uhrzeit, wenn sie schon feststeht.
- Den Titel der Veranstaltung, des Kurses oder der Aktivität auf ansprechende und hervorstechende Weise.
- Den Veranstaltungsort. Falls der genaue Ort noch nicht festliegt, gib zumindest die Stadt an. Dies ist besonders bei einer offenen Ankündigung wichtig.
- Preis, falls zutreffend. In diesem Fall hast du vielleicht ein Voranmeldungsangebot.
- Wenn du möchtest, dass die Veranstaltung geteilt wird, gib es an.
- Wahlweise auch andere Details, die schon feststehen und die Einladung interessanter machen können oder nützlich sind. Dies könnten schon zugesagte Redner oder das vorläufige Programm sein.
Wenn #Veranstaltungsdatum und -titel feststehen, sende eine #Terminankündigung, damit sich Interessierte die #Veranstaltung im #Terminkalender vormerken können. #Eventplanung Share on X
Die Einladung
Sobald Veranstaltungsort, Programm und Redner organisiert sind, kannst du die Einladungen versenden. Abgesehen von einem sorgfältigen Design stelle sicher, alle erforderlichen Details anzugeben, um unnötige Fragen zu vermeiden. Je nach Veranstaltung sollten es zumindest die folgenden sein:
- Attraktives und sorgfältiges Design in Übereinstimmung mit dem Veranstaltungsbild und der Terminankündigung ähnelnd, damit die Eingeladenen sie zuordnen.
- Datum
- Anfangszeit
- Endzeit
- Veranstaltungsort (Ort, Adresse, Raum, Zugangstür). Es kann hilfreich sein, einen Stadtplan und einen Link zu einem hinzuzufügen.
- Titel der Veranstaltung, Konferenz, Kongress, Rede, Aktivität usw.
- Programm (mehr oder weniger detailliert je nach Veranstaltungsart)
- Preis, falls zutreffend.
- Zusage- oder Anmeldungsfrist
- Ob die Einladung persönlich und nicht übertragbar ist oder ob du gern hättest, dass sie weitergeleitet wird.
- Kleiderordnung (falls nötig)
Außer das Design der #Einladung zu pflegen, gib alle nötigen Details an, um Zweifel zu vermeiden. #Eventplanung Share on X
Die Erinnerung
Je nach Veranstaltungsart und ob die Gästeliste geschlossen ist oder es sich, im Gegenteil, zum Beispiel um eine Konferenz oder einen Kurs handelt, den du ankündigst, werden eine oder mehrere Erinnerungen angebracht sein.
Eine Woche vor der Veranstaltung, falls du noch Plätze verfügbar hast oder viele Gäste weder zu- noch abgesagt haben, kann es eine gute Idee sein, eine nette Erinnerung mit der letzten Zusagefrist zu senden. Im Falle einer offenen Veranstaltungsankündigung kann die Frist auch kürzer sein und man zum Beispiel “letzte verfügbare Plätze” ankündigen.
Nach Versand der #Einladung und wenn die #Zusagefrist oder #Anmeldungsfrist näher rückt, kann eine #Erinnerung hilfreich sein. #Eventplanung Share on X
Nachverfolgung
Je nach Veranstaltungsart und Gästen möchtest du vielleicht direkt einige Personen anrufen, deren Teilnahme wichtig ist. Dies kann eine Persönlichkeit oder Führungskraft sein, die das Veranstaltungsniveau heben oder eine Auszeichnung erhalten soll oder deren Teilnahme aus anderem Grund interessant ist.
Die Nachverfolgung ist auch wichtig, um die Teilnehmerzahl zu kontrollieren. Es ist ja nicht das Gleiche, ein Catering für 100 Leute oder für 150 zu bestellen. Du wirst auch nicht einen Konferenzraum für 200 Personen buchen wollen und dass nur 50 auftauchen.
Danksagung
Eine gute Weise, einen hervorragenden Eindruck nach einer Veranstaltung zu hinterlassen, ist ein Dankschreiben für die Teilnahme. Damit wird sich der Gast nicht nur wichtig fühlen, sondern du hast auch einen Vorwand, den Kontakt zu erhalten.
Eine #Danksagung für die #Teilnahme an einer #Veranstaltung ist eine Art, den #Gast wichtig fühlen zu lassen und den Kontakt zu erhalten. #Eventplanung Share on X
Zusammenfassung
Wenn wir zu einer Veranstaltung einladen, sollten wir das Design der verschiedenen Einladungsstücke pflegen. Außerdem werden wir die Gästeliste erstellen beziehungsweise, im Fall einer offenen Liste, das Teilnehmerprofil definieren müssen. Danach folgen wir die verschiedenen Schritte der Terminankündigung, Einladung, Erinnerung und Nachverfolgung, um sicherzustellen, dass wir unsere Veranstaltung füllen. Falls angebracht, senden wir auch Danksagungen nach der Veranstaltung.
