[vc_row][vc_column][vc_column_text]Hast du oft das Gefühl, dass der Tag nicht genug Stunden hat? Hast du den Eindruck, dass du die verfügbare Zeit nicht gut ausnutzt? Es gibt viele Dinge, die wir den ganzen Tag über tun können, um Zeit zu sparen. Schauen wir uns ein paar Tipps an.
Zeit sparen mit Organisation
Organisierst du deinen Alltag oder tust du die Dinge, wie sie aufkommen? Wenn du der Meinung bist, dass dir die Zeit fehlt, ist es wichtig zu lernen, deine Angelegenheiten zu organisieren und zu priorisieren.
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Eine Methode zu haben, um unsere Besorgungen, Aufgaben und Dinge, die uns einfallen, zu organisieren, ist wesentlich, um einen Überblick über das zu haben, was uns erwartet, und um den Tag auf die effektivste Weise zu organisieren. Aus diesem Grund empfehle ich dir, ein System zu anzulegen, mit dem du deine Termine, Aufgaben, Besorgungen und Ideen im Griff hast.
1. Terminkalender
Probiere, ob ein elektronischer oder Papier-Terminer am besten für dich geeignet ist, um alle deine Termine und Besprechungen aufzuschreiben. Sei es wie es sei, ist ein Terminkalender jedoch wichtig, um eine Vorstellung davon zu haben, was uns im Laufe des Tages, der Woche und des Monats erwartet. Denn damit weißt du, welche Zeitfenster du für andere Aufgaben hast. Wenn du einen digitalen Kalender verwendest, kannst du auch wiederkehrende Termine schnell aufschreiben und die Erinnerungsfunktion nutzen.
2. Aufgabenlisten
Für Aufgaben hast du auch die Option, eine App auf deinem Handy zu installieren oder auf Papier zu schreiben. Probiere aus, welches System sich am besten für dich eignet. Die elektronische Version kann sehr nützlich sein, um wiederkehrende Aufgaben zu erstellen, z. B. Wäsche waschen oder Pflanzen gießen, und um Erinnerungen zu programmieren.
Die Sache ist, dass du alle deine Aufgaben unter Kontrolle hast und leicht neu aufkommende Angelegenheiten notieren kannst. Auf diese Weise hast du immer einen Überblick, was als Nächstes anfällt, anstatt Zeit damit zu verschwenden, in deinem Gedächtnis nachzukramen.
3. Ideenliste
Ich schlage auch vor, dass du eine Möglichkeit suchst, Ideen zu erfassen, die dir einfallen. Hattest du schon jemals eine großartige Idee, hast sie aber nicht aufgeschrieben und später fiel es dir schwer, dich daran zu erinnern? Eine Ideenliste spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch, dass du tolle Ideen vergisst.
Unsere Verpflichtungen und Aufgaben aufzuschreiben, spart uns die Zeit, uns daran erinnern zu müssen, und macht uns produktiver. #Zeitsparen #Produktivität Share on X
Schätze die Wichtigkeit von Terminen und Aufgaben ein
Wenn du einen Überblick über alle deine Verpflichtungen und Aufgaben hast, kannst du deren Wichtigkeit und Dringlichkeit besser einschätzen. Sind alle Besprechungen, die du im Kalender hast, notwendig und nützlich? Welche Aufgabe solltest du als nächstes angehen? Gibt es eine Aufgabe, die nicht mehr nötig ist? Um unsere Zeit effektiv zu nutzen, sollten wir die Dinge hinterfragen. Auf diese Weise widmen wir uns dem, was sich lohnt und produktiv ist.
«Nichts ist so unnütz, wie etwas effizient zu tun, das gar nicht getan werden sollte.» #PeterDrucker #Zeitsparen #Produktivität Share on X
Lege Besorgungen und Einkäufe zusammen
Gehörst du zu denen, die jeden Tag Brot oder Milch kaufen? Jedes Mal, wenn dir etwas einfällt, gehst du es kaufen? Und am nächsten Tag wieder und am darauffolgenden auch. Wenn du die Wege, die Zeit, durch die Gänge zu gehen und mögliches Warten an der Kasse zusammen rechnest, wie viel Zeit verbringst du mit diesen Erledigungen? Zeit, die du für andere Aktivitäten benötigst.
Deshalb führe ich Listen für „Einkäufe“ und „Besorgungen“, in denen ich aufschreibe, was mir einfällt. Wenn ich dann in den Laden gehe, kaufe ich alles, was ich brauche, auf einmal und verringern die Wahrscheinlichkeit, etwas zu vergessen. Ich versuche auch, die Wege für Besorgungen so zu organisieren, dass alles unterwegs liegt.
Kaufe online ein
Online-Shopping kann eine weitere Möglichkeit sein, Zeit zu sparen. Es gibt Dinge wie Obst und Gemüse, die ich lieber selbst im Laden auswähle. Aber im Allgemeinen gibt es immer mehr Produkte, die wir über das Internet kaufen können: Lebensmittel, Kleidung, Bücher, elektronische Geräte usw. Besonders wenn du nicht in einer Gegend wohnst, in der du Geschäfte in der Nähe hast, kannst du damit viel Zeit sparen.
Lege Aufgaben und Botengänge auf Arbeit zusammen
Das Gleiche gilt für das Büro. Ich sende nach und nach Dokumente zum Drucker. Wenn ich dann zum Drucker gehe und alles auf einmal drucke, nutze ich die Gelegenheit, um Dokumente zu scannen oder zu kopieren. Wenn es darum geht, Unterlagen in andere Abteilungen zu bringen, organisiere ich auch meine Gänge, um alles auf einmal zu erledigen.
All diese kleinen Gesten sparen den Tag über Minuten, die in der Woche Stunden bedeuten können. Überlege also, welche Aufgaben du zusammenlegen kannst, damit sie weniger Zeit in Anspruch nehmen.
Fehlt dir Zeit für alles, was du zu tun hast? Wie die bei Aufgaben und Besorgungen Zeit sparen kannst. #Zeitsparen #Produktivität Share on X
Zeit sparen in der Kommunikation
Sowohl bei der Arbeit als auch bei persönlichen Erledigungen, z. B. mit der Bank, der Versicherung oder bei Arztterminen, können wir Zeit sparen, wenn wir nach dem effektivsten Weg suchen, die Dinge zu erledigen.
Wähle den richtigen Kommunikationskanal
Heute verfügen wir über eine Vielzahl von Kommunikationswegen. Aber wählst du für deine Aufgaben oder Erledigungen den geeignetsten? Einen Arzttermin, falls möglich, über eine Anwendung oder über das Internet zu organisieren, geht schneller, als darauf zu warten, dass jemand ans Telefon geht. Mit Online-Banking-Anwendungen kannst du viele Vorgänge erledigen, ohne telefonieren oder in der Bankfiliale vorbeischauen zu müssen.
Bei der Arbeit können wir viel wertvolle Zeit verschwenden, wenn wir nicht den richtigen Kommunikationskanal auswählen: E-Mail, Anruf, Chat, Projekt-Management-Anwendung, Besprechung, zur Person gehen. Wenn du eine Anfrage hast, ein Projekt voranbringen möchtest oder etwas mitteilen musst, überlege zunächst, wie du am effektivsten vorgehen kannst.
Kannst du die Angelegenheit mit einem Anruf schneller klären? Ist es angesichts der Dringlichkeit der Angelegenheit und der erforderlichen Zeit, um die Person zu erreichen, besser, eine E-Mail zu senden?
Wenn du etwas mitzuteilen hast, klärst du das Problem mit einer E-Mail oder ist es besser, ein Besprechung zu organisieren, um Missverständnisse oder E-Mail-Ketten zu vermeiden?
Ein Projekt-Management-Tool ist nützlich, um nicht nur die Kontrolle über deine Projekte zu behalten, sondern auch die Teamarbeit zu verbessern. Alle Beteiligten können sich gegenseitig über den Projektfortschritt informieren und Aufgaben anderen zuweisen.
Ein ungeeigneter #Kommunikationskanal kann wertvolle Zeit verschwenden. #Zeitsparen #Produktivität Share on X
Begrenze die für Kommunikationen aufgewendete Zeit
Damit sage ich nicht, dass du aufhören sollst, dich mit anderen zu kommunizieren. Ich meine, dass du einschränken solltest, wie oft du am Tag deine E-Mails abarbeitest. Überlege auch, wie viel Zeit du mit deinem Handy verbringst. Wie oft am Tag checkst du soziale Netzwerke? In wie vielen WhatsApp-Gruppen bist du? Überlege, ob es Kommunikationskanäle gibt, deren Verwendung mehr Zeit in Anspruch nimmt, als sie Nutzen bringt, und wie du sie rationeller handhaben kannst.
Zeit sparen im Fall von Besprechungen
Ein Meeting kann der effektivste Weg sein, um Entscheidungen bekannt zu geben, Informationen auszutauschen oder Probleme zu lösen. Zuallererst solltest du aber überlegen, wann es notwendig ist, eine Besprechung zu organisieren, und wann es besser ist, ein Problem auf andere Weise zu lösen. Angenommen, ein Meeting ist der praktischste und produktivste Weg, gibt es eine Reihe von Dingen, die wir tun können, um unsere Zeit effektiver zu nutzen.
Besprechungen außerhalb des Büros
Versuche, bei der Organisation von Besprechungen außerhalb des Büros die Fahrtwege zu minimieren und die Zeit zu maximieren, die du am Stück im Büro verbringst. Hierbei hast du mehrere Möglichkeiten. Du kannst mehrere Meetings auf einen Tag legen, wenn dies nach Besprechungsort sinnvoll ist. Bei vereinzelten Besprechungen versuche ich, sie gleich morgens, am späten Vormittag oder am späten Nachmittag zu vereinbaren.
Manchmal geraten wir vor allem bei wichtigen Kunden in die Versuchung, die erste angebotene Option zu akzeptieren. Aber denke daran, dass sie auch nur Menschen sind und deinen Terminkalender nicht kennen. Sei daher assertiv und versuche, eine Uhrzeit zu verhandeln, die je nach deinen Verpflichtungen und Terminen am besten passt.
Dauer der Besprechungen
Denke daran, dass eine Stunde 60 Minuten hat. Überlege also, was die angemessene Dauer für die Besprechung ist. Kennst du das Parkinsonsche Gesetz? “Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.” Das gilt auch für Besprechungen. Wenn eine halbe Stunde anberaumt wird, dauert sie solange oder mehr. Wenn eine Stunde terminiert wurde, dauert das Meeting so lange, selbst wenn das Thema es nicht erfordert. Besonders wenn Thema und Ziel der Besprechung nicht ganz klar sind. Also überlege, wieviel Zeit die Besprechung wirklich erfordert.
Das Parkinsonsche Gesetz trifft auch auf die Dauer von Besprechungen zu. #Zeitmanagement #Zeitsparen Share on X
Besprechungsvorbereitung
Wenn Besprechungen zu einer Zeitverschwendung werden, liegt dies in der Regel daran, dass sie kein klares Ziel haben und es keine Tagesordnung gibt. Dann sind die Teilnehmer nicht vorbereitet und die Diskussionen schweifen ab. Stelle daher sicher, dass du und die anderen Teilnehmer vorbereitet sind, um die Besprechung so effektiv und präzise wie möglich zu gestalten.
Hältst du #Besprechungen für ein #Zeitverschwendung? Es sind hilfreiche #Kommunikationswege, wenn sie gut organisiert und vorbereitet werden. #Zeitsparen #Produktivität Share on X
Zeit sparen bei Essensvorbereitungen
Besonders wenn du eine Familie hast, kann die Zubereitung der verschiedenen Mahlzeiten viel Zeit in Anspruch nehmen. Wie wäre es also, wenn du dich schon ans Kochen machst, Mahlzeiten für mehrere Tage zuzubereiten? Du kannst mehr Menge kochen und einen Teil einfrieren. Oder überlege dir Rezepte, die du parallel zubereiten kannst oder deren Zutaten dir für verschiedene Gerichte dienen.
Nutzt du deine Zeit gut?
Dies sind nur einige Tipps, wie wir im Laufe des Tages Zeit sparen können. Was sind deine Tricks, um Minuten im Laufe des Tages zu sparen?
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