[vc_row][vc_column][vc_column_text]Unterbrechungen gehören zu den üblichsten Zeitdieben. Außerdem können wir sie nicht vollkommen vermeiden. Aber wir können lernen, sie produktiver zu handhaben.
Warum Unterbrechungen unsere Produktivität untergraben
Unterbrechungen verringern unsere Produktivität, weil sie uns dabei unterbrechen, was wir tun und worauf wir uns konzentrieren. Je länger die Unterbrechung desto schwerer wird es uns fallen, unsere Aufgabe wieder aufzunehmen. Wir können sogar bis zu zehn Minuten brauchen, um unsere Konzentration vollständig wiederzuerlangen.
Unterbrechungen stören unseren Arbeitsrhythmus und unsere Konzentration, weshalb wir länger brauchen werden, um unsere Aufgaben auszuführen. Wenn uns die Unterbrechung außerdem ärgert, erhöht sich noch mehr die Zeit, die Konzentration wiederzufinden. Möglicherweise denken wir, warum man uns gestört hat und unterbrechen musste.
Wir können uns stressen in Gedanken daran, dass wir nicht genügend Zeit haben werden, um unsere Ziele und Pläne zu erfüllen. Aufgaben zu erledigen, gibt uns ein Gefühl von Zufriedenheit. Aber wenn dir den Eindruck haben, dass wir ständig unterbrochen werden und zu nichts kommen, beeinträchtigt diese unsere Motivation, Laune und Energie.
Kannst du dir vorstellen, wie produktiv wir ohne unangebrachte Unterbrechungen sein könnten?
Wusstest du, dass du bis zu 10 Minuten brauchst, um die #Konzentration nach einer #Unterbrechung wiederzuerlangen? #Zeitdiebe #Unterbrechungen #Produktivität Share on X
Vermeide Unterbrechungen, soweit du kannst
Wir können Unterbrechungen in gewissem Maße einschränken. Hast du dein Handy normalerweise neben dir liegen? Wenn eine Mitteilung ankommt, gibt dir ein Signalton Bescheid? Dann wirst du dich sicherlich versucht fühlen nachzuschauen, welche Nachricht oder Ankündigung angekommen ist. Wenn du dich auf deine Arbeit konzentrieren möchtest und keinen wichtigen Anruf erwartest, stelle deine Handy besser auf leise und lege es außerhalb deiner Sichtweite.
Wann immer du dich auf ein Projekt oder eine wichtige Aufgabe eine Weile ohne Ablenkungen konzentrieren möchtest, rate ich dir auch, das Festnetz auf den Anrufbeantworter oder zur Rezeption umzuleiten. Falls dies nicht möglich ist, gehe mit den Anrufen um, wie wir im nächsten Punkt sehen werden.
Wenn du #produktiv und #konzentriert arbeiten möchtest, stelle dein #Handy auf leise und lege es außer Sichtweite. #Zeitdiebe #Unterbrechungen #Produktivität Share on X
Gehe mit anderen Unterbrechungen um
Sehen wir, wie wir Unterbrechungen von Personen, die an deinem Tisch oder Büro auftauchen, oder durch Anrufe handhaben können.
Wenn möglich informiere die Personen, die dich umgeben, dass du eine Weile Ruhe brauchst. Falls du gewisse Stunden am Tag darauf verwendest, dich auf wichtige Angelegenheiten zu konzentrieren, informiere idealerweise deine Kollegen über deine Routine und dass sie dich in diesem Zeitraum nicht stören möchten. Insofern du ein Büro hast, ist die beste Abschreckungsmaßnahme, die Tür zu schließen.
Solltest du einen Anruf erhalten, frage, ob du später zurückrufen kannst. Notiere, wer dich angerufen hat, um es nicht zu vergessen. Du kannst auch darum bitten, dass sie dir ein E-Mail senden.
Wenn jemand an deinem Schreibtisch auftaucht, setze deine Assertivität ein, um dir Rücksicht für deine Arbeit und Zeit zu verschaffen. Ich frage üblicherweise zuerst, ob es dringend ist. Falls nicht, bitte ich darum, dass man mir ein E-Mail mit der Anfrage schickt.
Falls das nicht funktioniert, schreibe die Anfrage auf und frage, bis wann sie zu erledigen ist. Es ist wichtig, nicht zu vergessen, nach der Frist zu fragen. Unser Gehirn ist darauf programmiert, Unterbrechungen und Dringlichkeiten Aufmerksamkeit zu schenken. Daher ist die Versuchung groß, liegen zu lassen, was wir tun und sofort zu erledigen, worum wir gebeten werden.
Wenn du jedoch produktiv sein und mit deinen wichtigen Aufgaben vorankommen möchtest, schätze immer den Grad von Bedeutung und Dringlichkeit im Vergleich zur Angelegenheit ein, an der du gerade gearbeitet hast, bevor du den neuen Auftrag angehst.
Schränke #Unterbrechungen auf Arbeit ein mit #Assertivität, indem du Grenzen Zeit und dir #Rücksicht für deine Arbeit und Zeit verschaffst. #Zeitdiebe #Produktivität Share on X
Hab deine Aufgabenliste zur Hand
Eine gute Aufgabenliste hilft uns, offenstehende Angelegenheiten zu registrieren, anstelle zu versuchen, uns daran zu erinnern, was wir zu tun haben und worum wir gebeten wurden. Sie dient dir, um die Anfrage, mit der du unterbrochen wurdest, aufzuschreiben. Aber außerdem hilft sie dir auch, dich schnell zu erinnern, woran du vorher gearbeitet hast. Du wirst auch auf einen Blick die Bedeutung der neuen Anfrage im Verhältnis zu den weiteren Aufgaben einschätzen können und gegebenenfalls deine Schwerpunkte des Tages anpassen können.
Nutze deine #Aufgabenliste, um neue #Anfragen festzuhalten, #Bedeutung und #Dringlichkeit der Aufgaben einzuschätzen und schnell zu erinnern, woran du vor der #Unterbrechung gearbeitet hast. #Zeitdiebe #Produktivität Share on XVerhalte dich nicht, wie du nicht willst, dass sich andere verhalten
Wenn uns etwas einfällt, ist es leicht, in Versuchung zu geraten zu denken “ich werde es ihr/ihm mal schnell sagen”. Wir stehen auf, um zu unserem Chef oder Kollegen zu gehen, oder rufen sie an. In diesem Fall sollten wir die gleiche Regel anwenden, zuerst die Bedeutung und Dringlichkeit der Angelegenheit einzuschätzen. Tu andern nicht, was du nicht möchtest, dass sie tun. Also unterbrich nicht, wenn es nicht wirklich nötig ist.
Wenn du versucht bist, jemanden zu unterbrechen, halte inne. Überlege einen Moment, ob es wirklich angebracht und nötig ist, denjenigen zu unterbrechen. Muss die Person deine Anfrage sofort erledigen? Falls nicht, könnte es angebracht sein, ein E-Mail (mit passendem und erläuterndem Betreff) zu senden und deine Anfrage unter Angabe einer Frist zu erläutern? Vielleicht ist die Aufgabe auch für eine Person, die für dich arbeitet und der du üblicherweise Aufträge gibst. Wenn es nicht dringend ist, kann es vielleicht auf die nächste Besprechung mit der Person warten?
Es stört dich, wenn dich andere bei der Arbeit unterbrechen? Dann tue ihnen nicht das Gleiche an. Überlege vorher, ob es wirklich nötig ist. #Zeitdiebe #Unterbrechungen #Produktivität Share on X
Unterbrechungen besser ertragen
Wenn wir mit anderen Menschen arbeiten, ist es unmöglich, alle Unterbrechungen zu vermeiden. Also ist ein wichtiger Punkt, um uns weniger deshalb zu stressen, unsere Einstellung zu prüfen. Wenn dich Unterbrechungen auf die Palme bringen, wird es dir schwerer fallen, die Konzentration wiederzuerlangen. Daher ist es besser zu akzeptieren, dass nicht alle Unterbrechungen vermeidbar sind, und dich nicht deswegen zu ärgern.
Es ist wichtig, flexibel zu sein. Manchmal müssen wir unsere Ziele für den Tag anpassen; sei es, weil eine neue Anfrage wichtiger ist, als was wir geplant hatten oder weil wir mit unserem Tagesplan sehr ehrgeizig waren und mögliche Unterbrechungen und Eventualitäten nicht berücksichtigt hatten.
Unterbrechungen müssen aber nicht unbedingt an uns gerichtet sein, um uns abzulenken. Möglicherweise verlierst du leicht die Konzentration, wenn Kollegen in deiner Nähe telefonieren oder sich unterhalten. Daher ist es auch hilfreich, unsere Konzentrationsfähigkeit zu trainieren. Dies wird uns helfen, uns besser auf unsere Arbeit zu konzentrieren und die Geräuschkulisse besser zu ertragen. Achtsamkeit, Konzentrationsspiele oder Hobbies wie Lesen üben unsere Fähigkeit, uns besser zu konzentrieren und weniger abzulenken.
Mit welcher #Einstellung reagierst du auf #Unterbrechungen? Wenn sie dich #stören und #stressen, wirst du länger brauchen, die #Konzentration wiederzuerlangen. #Zeitdiebe #Produktivität Share on X
Wie gehst du mit Unterbrechungen um?
Wie wir gesehen haben, können wir mit Unterbrechungen umgehen, indem wir einige vermeiden und andere besser handhaben. Assertivität und unsere Schwerpunkte zu prüfen, sind nötig, um produktiv zu sein.
Stört es dich sehr, wenn man dich bei der Arbeit unterbricht? Wie gehst du mit diesen Situationen um?
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