[vc_row][vc_column][vc_column_text]Wenn wir möchten, dass unsere Besprechungen effektiv und produktiv verlaufen, können wir nicht nur die Vorbereitung pflegen. Wir müssen auch das Ziel und die verschiedenen Phasen des Ablaufs berücksichtigen, um erfolgreiche Besprechungen abzuhalten.
Allgemeine Phasen
Besprechungen bestehen aus drei Hauptteilen. Je nach Art von Besprechung und Profil der Teilnehmer werden diese länger oder kürzer sein.
1. Einleitung
Die Einleitung dient dazu, die Teilnehmer zu begrüßen oder auch vorzustellen, wenn sich nicht alle kennen. Danach klären wir die Themen und das Ziel der Besprechung sowie die Tagesordnung. Im Fall des Zieles geht es nicht darum, die Ziele der verschiedenen zu besprechenden Themen festzulegen, sondern die Zielstellung der Besprechung an sich zu definieren. Das heißt, was wollen wir mit der Besprechung erreichen und unter welchen Umständen können wir sie als erfolgreich ansehen.
Je nach Besprechungsart und Teilnehmer wird die Einleitung mehr oder weniger lang sein. Wenn es nicht im Voraus festgelegt wurde, ist es auch der Zeitpunkt einen Protokollführer zu ernennen.
Phase 1 für erfolgreiche #Besprechungen: #Einleitung, d.h. #Begrüßung, #Ziel & #Tagesordnung Share on X
2. Hauptteil
Der Hauptteil variiert je nach Besprechungsart und wird mehr oder weniger Teile haben. Während des Hauptteils sollten wir sicherstellen, dass das Ziel der Besprechung verfolgt wird und die Teilnehmer konstruktiv zusammenarbeiten. Weiter unten werden wir uns die verschiedenen Teile anschauen, aus denen eine Besprechung je nach Art bestehen kann.
Phase 2 für erfolgreiche #Besprechungen: #Zielverfolgung und #Zusammarbeit sicherstellen Share on X
3. Abschluss
Der Abschluss dient dazu herauszufinden, ob die Teilnehmer Fragen haben, die wichtigsten Punkte der Besprechung zusammenzufassen und Schlussfolgerungen zu ziehen. Außerdem ist es der Moment, nächste Schritte, Fristen und Verantwortliche zu bestätigen und dass diese sich den Aufgaben verpflichten. Im Abschluss sichern wir also Ergebnisse und Verbindlichkeit.
Je nach Besprechung kann es auch angebracht sein, dass der Moderator die konstruktive Arbeit und positiven Ergebnisse wertschätzt.
Phase 3 für erfolgreiche #Besprechungen: #Abschluss, Fragen, #Ergebnisse & #Verbindlichkeit Share on X
Ziele, Teilnehmer und Hauptteil laut Besprechungsart
Wir passen die Einleitung und den Abschluss an die Besprechungsart an. Was den Hauptteil angeht, kann dieser aus mehreren Unterteilen bestehen, die wir im Folgenden für jede Besprechungsart sehen werden.
Informationsweitergabe
Ziel
Das Ziel bei dieser Besprechungsart ist, dass alle Teilnehmer die mitgeteilte Information verstehen.
Teilnehmer
Es sollten nur Personen teilnehmen, für die die Information von Nutzen ist oder die davon betroffen sind.
Hauptteil
In diesem Fall gibt es nur einen Hauptteil: informieren. Wenn wir andere über ein Thema informieren möchten, müssen wir es klar, präzis, vollständig und verständlich erklären. Denke an dein Publikum, um die Sachlage so zu erläutern, dass alle sie verstehen und du zweideutige Auslegungen und Missverständnisse vermeidest. Versuche nicht, dein Wissen mit Fachausdrücken zu beweisen, die vielleicht nicht alle Teilnehmer verstehen.
Übermittle #Information klar, präzise und verständlich, um #Missverständnisse zu vermeiden. Erfolgreiche #Besprechungen Share on X
Entscheidungen bekanntgeben
Ziel
Das Ziel dieser Besprechung ist, dass die Teilnehmer die Entscheidung nachvollziehen können und akzeptieren.
Teilnehmer
Es sollten nur von den Entscheidungen Betroffene an der Besprechung teilnehmen.
Hauptteil
1. Kernaussage
Nach der Einleitung schildern wir die Entscheidung verständlich und präzis.
2. Begründung
Wir erläutern und untermauern die Hintergründe für die Entscheidung sowie die Argumente, die für die Entscheidung und gegen andere Alternativen sprechen. Weiterhin teilen wir den Nutzen mit. Damit wird die Entscheidung für die Teilnehmer besser nachvollziehbar sein und wir setzen ein Grundlage für die Akzeptanz.
3. Konsequenzen
Um ein Verständnis der Entscheidung zu erlangen, sollten wir auch die Konsequenzen erläutern, die sich daraus ableiten. Was bedeutet die Entscheidung für die Teilnehmer und welche Auswirkungen hat sie auf ihre Arbeit? Werden sich Prozesse oder Ansprechpartner ändern? Welche Aufgaben sind in der Umsetzung der Entscheidung zu erledigen?
4. Maßnahmenplanung
Schließlich planen wir die Aktionen, Maßnahmen und Aufgaben, indem wir festlegen wer was wann erledigt.
Damit #Entscheidungen akzeptiert werden, erkläre Argumente, Konsequenzen und Maßnahmen. Erfolgreiche #Besprechungen Share on X
Problemlösung
Ziel
In diesem Fall handelt es sich um einen Workshop oder ein Arbeitstreffen. Das Ziel ist, Lösungen für Probleme zu erarbeiten.
Teilnehmer
Die Teilnehmer an dieser Besprechung sollten Personen sein, die das Fachwissen und die Erfahrung haben, um zur Problemlösung beitragen zu können, sowie Personen, die an der Umsetzung der Lösung beteiligt oder davon betroffen sind.
Hauptteil
1. Problembeschreibung
Im Fall von Arbeitssitzungen, um Ideen und Lösungen für Probleme zu finden, fangen wir damit an, das Problem zu beschreiben und zu analysieren. Was ist genau das Problem? Wie erkennt man es und wie wirkt es sich aus? Welche sind die Kernprobleme? Welche Kriterien erfüllt eine zufriedenstellende Problemlösung? Diese letzte Frage wird uns helfen, der nachfolgenden Diskussion die geeignete Richtung zu geben.
3. Sammlung von Lösungsvorschlägen
Im zweiten Schritt ermuntern wir die Teilnehmer, mögliche Lösungen vorzuschlagen unter der Prämisse Quantität vor Qualität. Es geht darum Ideen zu sammeln, ohne welche vorschnell zu verwerfen. Denn sie könnten ein Trittstein für gute Vorschläge und Lösungen sein. Stelle auch sicher, dass sich alle Teilnehmer einbringen und Ideen vorschlagen.
Eine Person sollte damit beauftragt werden, alle Ideen für alle Teilnehmer sichtbar zu notieren, sei es auf einer Tafel, Flipchart oder auf Post-its zum Beispiel.
4. Diskussion der Vorschläge
Nach der Ideensammlung vertiefen wir die Vorschläge, arbeiten sie aus, bewerten und sortieren sie. In diesem Schritt werden uns die Zielkriterien helfen, die wir am Anfang für eine zufriedenstellende Problemlösung definiert hatten. Wenn im vorherigen Schritt so etwas wie Post-its verwendet wurden, können wir die Ideen leicht in Kategorien gliedern.
5. Entscheidung und Aktionsplan
Zuletzt wählen wir mit Hilfe aller Teilnehmer die Lösung, die am passendsten scheint, womit wir die Akzeptanz der Beteiligten fördern. Ferner sollten konkrete Maßnahmen beschlossen und geplant werden, um die Verbindlichkeit der Teilnehmer sicherzustellen.
In #Besprechungen zur #Problemlösung beschreibe das Problem, sammle Lösungen, besprich Vorschläge & entscheide einen #Aktionsplan Share on X
Zusammenfassung
Wie du siehst, ist es nicht das Gleiche, Information weiterzugeben, Entscheidungen bekanntzugeben oder Probleme zu lösen. Jede Besprechungsart hat ihre Schritte, die uns helfen, sie effektiv und produktiv zu gestalten.
Nach der Besprechung sollte der Protokollführer das Protokoll an alle Teilnehmer senden, um die vereinbarten Verbindlichkeiten und Schritte festzuhalten.[/vc_column_text][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row]
