¿Estás metida en una rueda de hámster de tareas sin fin? ¿Tienes tal volumen de trabajo que crees que no tienes tiempo para mejorar tu situación? Suele ser una de las señales típicas de estrés laboral. Veamos algunos errores habituales que cometemos cuando nos sentimos agobiados y sobrecargados.
Error 1: Trabajar más
Las tareas nunca se parecen acabar. De hecho, parecen multiplicarse. Por eso trabajas más y más para conseguir reducir la montaña. Es posible que incluso te saltes la hora de la comida o hagas horas extras.
Te puedo asegurar que yo también he pasado fases de sobrecarga de trabajo. La cuestión es si con un esfuerzo extra puntual se resuelve o si la situación se perpetúa.
Qué hacer
Uno de mis lemas es: trabajar mejor, no más. Está bien que tengas una alta capacidad de trabajo. Pero lo importante es preguntarte cómo puedes aportar el mayor valor. Más sobre eso en el siguiente punto. Otra cosa a valorar es si realizas las tareas de la forma más eficaz posible. ¿Tienes sistemas creados para tareas recurrentes? ¿Hay cosas que puedes automatizar?
También ten en cuenta que los descansos son clave para reducir la sensación de agobio y poder rendir mejor. Somos más productivos cuando permitimos a nuestro cerebro a despejarse de vez en cuando.
Error 2: No parar a pensar
Como estás agobiada por el trabajo y por todo lo que tienes que hacer, no te paras a reflexionar. Sigues corriendo en tu rueda de hámster intentando llegar a algún lado. No quiere decir que no pienses. Es posible que tu cabeza vaya a mil: cosas por hacer, preocupaciones, ideas y muchos otros pensamientos conscientes o inconscientes. Todo ello sólo suma a tu sensación de agobio. Más sobre ello en el error 8.
Te entiendo. Cuando tienes mucho que hacer, parece contraintuitivo pararse y cuesta tomarse tiempo para pensar. Sin embargo, pensar y tener ideas es precisamente lo que nos diferencia a los humanos del resto de animales.
Qué hacer
Si estás agobiada por el trabajo, te invito a preguntarte qué te estresa exactamente. ¿El volumen de trabajo? ¿Ciertas tareas, reuniones o conversaciones? ¿Los plazos de entrega? ¿Los horarios?
Una vez identifiques la fuente de tu agobio podrás tomar decisiones y acciones al respecto. Podría ser alguno de los pasos que comento en este artículo. Si te sientes agobiada, sin embargo, por situaciones concretas te invito a ahondar en qué te estresa exactamente. ¿Qué puedes hacer para quitarte esa sensación?
Error 3: No priorizar
Ante el gran volumen de trabajo te enfrentas a las tareas según llegan, intentando así controlar la situación. Pero estás tan agobiada, ocupada y metida en tu rueda de hámster que no te tomas tiempo para valorar la importancia y urgencia real de los asuntos que surgen.
Hace años me di cuenta de que siempre iba a tener más trabajo que tiempo disponible. Aprendí que priorizar y centrarme en las tareas de más valor era la única manera razonable de ser productiva.
Qué hacer
El tiempo es limitado por lo que es esencial establecer prioridades, tanto a nivel laboral como personal. Considera cuáles son las actividades y tareas más importantes. Piensa en la Ley de Pareto: ¿cuál es el 20% de tus tareas que te trae el 80% de los beneficios? Con beneficios me refiero a que contribuye a tus prioridades y objetivos personales, profesionales y los de tu empresa.
Así que, de todo lo que haces, ¿qué es realmente lo importante? ¿Qué tareas puedes aplazar? ¿Qué tareas no deberías hacer tú sino delegar? ¿Cuáles son las actividades o tareas que puedes eliminar o al menos reducir el tiempo que dedicas a ellas?
De las tareas que parecen urgentes ¿cuáles lo son realmente?
Error 4: No planificar
¿Cómo vas a planificar si no tienes ni tiempo para hacer todo el trabajo que tienes? Cuando te sientes agobiada por el trabajo es bastante típico caer en la trampa de no tomarse tiempo para la planificación. Estás tan ocupada intentando acabar con la montaña de trabajo que funcionas en modo reactivo. Acabas metida en una espiral de imprevistos y urgencias. Hasta te pillarán de sorpresa cosas que no tendrían por qué.
Además, te costará avanzar con proyectos a medio o largo plazo. Porque siempre habrá tareas más urgentes antes de conseguir dedicar tiempo a esos tenas que traerán beneficios a más largo plazo.
Los días o las semanas que no me he tomado tiempo para planificar no han sido ni la mitad de productivos que cuando sí me tomo tiempo para ello. Asimismo, tener escritas las tareas más importantes te ahorra mucho tiempo de intentar recordar qué tocaba hacer a continuación.
Qué hacer
Date cuenta de que trabajar de forma reactiva no es efectivo. Planificar te ayuda a alinear tus tareas con tus prioridades. Anotar las tareas también te ayuda a mantener la cabeza despejada.
Asimismo la planificación te permite tener en cuenta fechas clave, reuniones, presentaciones y fechas tope de proyectos. De este modo puedes organizar tus tareas según su importancia y las fechas señaladas. Sugiero que te tomes unos minutos cada día, semana y mes para revisar tu calendario y tus proyectos a fin de planificar a qué tareas deberías dedicar tu tiempo.
Error 5: No hacer un repaso
Este error está relacionado con el anterior. Si no encuentras tiempo para planificar por estar agobiada ¿cómo vas a tomártelo para un repaso? Sin embargo, cuando no te tomas tiempo para el repaso pierdes una gran oportunidad para aprender y así mejorar tu forma de trabajar y tu planificación. También pierdes la ocasión de aumentar tu motivación.
Aunque planificaba, solía perder una gran oportunidad no reflexionando regularmente sobre lo que había conseguido y lo que se había quedado pendiente. Olvidamos demasiado fácil los logros. Y repetimos los mismos errores si no aprendemos de ellos. Añadir el repaso a mi rutina de planificación fue un descubrimiento. Aumenta mi orgullo y satisfacción y con ello mi motivación. Además, me ha permitido aprender de errores como una planificación poco realista y así ser cada vez más productiva.
Qué hacer
Hacer un breve repaso de nuestros días, semanas y meses nos permite ver lo realizado. De este modo nos podemos sentir orgullosos de lo conseguido, lo que aumentará nuestra motivación para seguir.
Además es interesante reflexionar si hay alguna tarea que nos llevó más tiempo del esperado o que podríamos haber realizado de manera más efectiva. Asimismo sugiero que reflexiones sobre las tareas que hayan quedado pendientes. ¿Fuiste demasiado ambiciosa en cuanto al volumen de trabajo que pensabas realizar? ¿Te faltaban información o recursos? ¿Qué puedes mejorar de cara a futuro?
Error 6: No optimizar
Cuando nos sentimos agobiados y desbordados solemos entrar en modo piloto automático. Perpetuamos nuestros hábitos y forma de actuar y trabajar. Si no tenemos tiempo para hacer todo el trabajo ¿cómo vamos a parar a pensar qué hacemos y cómo lo hacemos?
Trabajando en entornos con un alto volumen de trabajo y fechas límite ajustadas, para mí, optimizar ha sido un mecanismo de supervivencia. Buscar siempre formas de trabajar de forma más efectiva, crear sistemas y automatizar me ha ayudado a poder cumplir con mi trabajo.
Qué hacer
El ritmo de vida y de trabajo se han acelerado. Por eso es clave plantearse de vez en cuando si podemos optimizar algo. Te sugiero que te hagas algunas preguntas.
¿Es tu rutina la más adecuada para tu tipo de trabajo? Por ejemplo, hay trabajos dónde se sufren más interrupciones por las mañanas y en otros por las tardes. ¿Estás intentando realizar las tareas que más concentración requieren justo en esas horas?
¿Realizas las tareas rutinarias y recurrentes de la forma más eficaz? ¿Has creado sistemas de trabajo o plantillas para no construir la casa desde los cimientos cada vez que trabajes en un proyecto o en tareas parecidas?
¿Tienes un buen sistema para organizarte que no te haga perder tiempo en buscar y recordar las cosas? ¿Aprovechas bien las aplicaciones y herramientas a tu disposición? ¿Sacas buen provecho a todas las funcionalidades de las herramientas que utilizas?
Error 7: No descansar
Posiblemente uno de los errores estrella suele ser que sacrifiquemos los momentos de descanso. En vez de parar a comer, te comes rápidamente un sándwich delante del ordenador. A media tarde notas que te falla la concentración. Pero, como tienes tanto que hacer, ¿cómo vas a descansar un momento? Cuando por fin sales de trabajar tiras al viento tu intención de hacer deporte, un pasatiempo o quedar con algún amigo.
Creo que en este sentido la atención plena me ha ayudado a ganar autoconocimiento y autoconsciencia. Me doy cuenta más fácilmente si estoy perdiendo el tiempo intentando avanzar con una tarea importante aunque mi capacidad de concentración esté mermada. Entonces me levanto de la silla, ando un poco, hago estiramientos o me dedico a otra tarea que no tiene nada que ver. Cuando luego vuelvo a la tarea que tenía entre manos vuelven a fluir las ideas.
Qué hacer
Como ya mencioné el punto 1, tomarnos tiempo para el descanso es esencial para ser más productivos. Nuestro cerebro necesita descansar y recuperarse para rendir bien. Por eso un buen descanso nocturno es tan importante. Pero no es suficiente.
A lo largo del día procura tomarte descansos de tareas que requieran de mucha capacidad de concentración. Y tus tardes serán más productivas si te tomas un descanso de al menos media hora para comer, pero alejándote de tu puesto de trabajo. No descansarás igual comiendo delante del ordenador o consultando las redes sociales. Mejor come con compañeros o lee un libro. Si puedes, date también un paseo.
Asimismo, a lo largo de la jornada tómate breves descansos activos. Con eso me refiero a apartar la mirada de la pantalla. Estírate, levántate de la silla, mira por la ventana, haz unos ejercicios de respiración o habla con un compañero de algo no relacionado con el trabajo.
Error 8: Rumiar
‘¡Cuánto trabajo tengo!’ ‘No me da la vida.’ ‘¿Cómo voy a terminar todo lo que tengo pendiente?!’ ‘¿Cómo se me ocurrió aceptar esa tarea con la que ya tenía encima?’ ‘Yo hasta las cejas de trabajo y mis compañeros de cháchara.’
Cuando estás agobiada ¿tu diálogo interno suele ser algo por este estilo? El agobio, el estrés y la ansiedad a menudo se deben a tres cosas: Estar dando vueltas a cosas que ya han pasado o que todavía no han ocurrido. O bien, nuestras expectativas sobre cómo deberían ser las cosas.
Yo también soy una maestra en lo de rumiar. Mi mente no para quieta. El problema es cuando no es para cosas útiles como tener ideas.
Qué hacer
Tanto preocuparnos por cosas que podrían pasar en el futuro (o no) como rumiar sobre el pasado suele ser fútil. No digo que no podría ser útil. Pero la mayoría de las veces lo hacemos sin ton ni son. Simplemente dejamos que nuestros pensamientos tomen el control. Y eso no suele resolver nada, pero sí aumentar nuestra sensación de agobio.
Así que trae tu mente al momento presente. Presta un momento atención a tu cuerpo y tu respiración. Si hace falta, anota tareas pendientes que te hayan venido a la mente. Luego céntrate al completo en la tarea que tienes delante.
En vez dejar a tu mente rumiar cuando a ella le venga en gana, aprovecha los momentos de planificación y repaso para pensar de forma constructiva sobre cómo no repetir errores y qué mejorar.
Error 9: No ser asertivos
Cuando estamos agobiados y sobrecargados, a menudo entra en juego la falta de comunicación asertiva. Nos vamos sobrecargando porque no nos atrevemos a admitir y decir que no podemos asumir más. Nos cuesta poner límites, bien a nosotros mismos o bien a los demás. No queremos defraudar, parecer débiles o incompetentes.
Pero como mencionaba más arriba, lo habitual es que el volumen de trabajo supere el tiempo disponible. De ahí que sea tan importante priorizar por un lado y poner límites por el otro. Eso requiere atreverse a admitir y comunicar nuestra situación, así como buscar y proponer soluciones.
Qué hacer
Primero toma consciencia de cuándo o por qué te cuesta poner límites. ¿Qué emociones y deseos se esconden detrás? ¿Miedo a no gustar, a fallar, a no parecer competente…? Los miedos nos pueden llevar a comportamientos autosaboteadores como la hiperexigencia o complacencia. Una vez lo hayas identificado ¿qué es lo peor que podría pasar si admites tu situación y lo compartes por ejemplo con tu jefe? Y ¿qué es lo mejor que podría pasar?
En segundo lugar, sugiero que entrenes tu asertividad. Significa expresar tus necesidades, deseos y opiniones con respeto por un lado. Por otro lado, requiere respetar los deseos, necesidades y opiniones de los demás. Piensa en las personas de tu entorno. ¿A cuáles respetas más? ¿A las que siempre dicen que sí a todo, aún a riesgo de no cumplir su promesa? ¿O a las personas que tienen claras sus prioridades y lo que quieren y lo expresan? Voy a aventurarme a pensar que estás de acuerdo en que son los segundos. ¿Entonces en qué categoría te gustaría estar?
¿Qué errores cometes cuando estás agobiada?
¿En cuáles de las trampas mencionadas caes cuando estás hasta arriba? ¿Cuáles de los trucos y consejos vas a probar?
Si necesitas ayuda para quitarte la sensación de estar agobiada por el trabajo, no dudes en contactar para conocer cómo te puedo ayudar.
