El cómo empezamos nuestro día sienta la tónica para la jornada. Hay buenos hábitos, desde que nos levantamos hasta que nos acostamos, que nos ayudan a tener un día productivo en el trabajo y a nivel personal. Algunos hábitos son primordiales. Otros son opcionales pero también beneficiosos. Veamos cuáles son.
Los aspectos para un día productivo
Si quieres mejorar tu productividad personal y laboral hace falta encontrar un equilibrio entre tres aspectos básicos. Por un lado, cuidarte es clave para tener energía. Eso incluye alimentación, actividad fÃsica, descanso, relaciones y diversión.
Por otro lado, repaso y planificación de las tareas a realizar te ayuda a conservar una visión de conjunto, centrarte en tus prioridades y avanzar con tus objetivos. Según estudios, solo somos realmente productivos unas tres horas al día. Tenlo en cuenta a la hora de planificar tu día y el número de tareas importantes que te propongas.
Por último, requiere cuidar de tu entorno de trabajo para que fomente tu concentración.
Cuídate
Cuidar el bienestar y salud de nuestro cuerpo y mente es esencial para ser productivos. Ello aumenta tu energía, tu capacidad de concentración y tu creatividad. Además, tú y tu bienestar deberíais ser tu primera prioridad.
1. Crea una rutina matutina saludable
Tómate un desayuno saludable que combine carbohidratos y proteínas. Incluye al menos una pieza de fruta para procurarte vitaminas y fibra.
Antes o después de desayunar sugiero que te tomes tiempo para la contemplación. Medita o escribe en tu diario de gratitud por ejemplo. Además, activa tu cuerpo haciendo estiramientos o deporte.
2. Descansa entre tareas
A lo largo del día tómate breves descansos después de las tareas importantes que requieran de concentración. Te sirve para desconectar un momento del trabajo y que tu mente se recupere. Procura que sean descansos activos. Es decir, levántate para estirar las piernas. Un breve paseo o unos estiramientos serían ideales.
3. Para a comer
¿Eres de los que creen que están demasiado ocupados para parar a comer? Recuerda que estar ocupado no equivale a ser productivo. Aunque sea un descanso de media hora, levantarte de tu mesa para cambiar de aires, te ayudará a renovar energías. Recuperarás esa media hora o hora para comer de sobra, siendo más productivo después.
Procura que la comida no sea muy copiosa para no pasarte la tarde con sueño. También incluye una amplia ración de verduras. Te saciarán antes y te procurarán vitaminas esenciales.
4. Desconecta del trabajo
Al final de tu jornada, procura dejar todo preparado para poder desconectar bien. En el siguiente apartado, vemos cómo hacerlo. En lo que al autocuidado se refiere, procura realizar actividades después del trabajo que hagan que dejes de pensar en asuntos laborales.
Date un paseo o haz deporte. Queda con amigos. Visita un museo o un concierto. Lee un rato o haz manualidades. Hay muchas opciones. Eso sí, no pretendas hacer de todo cada día. Mejor reparte a lo largo de la semana las actividades que te gustan.
5. Cena bien pero ligero
Si quieres cuidarte, no te saltes la cena. Ten en cuenta que pasarás muchas horas sin comer. Se recomienda que la cena sea rica en proteÃnas porque se digieren más lentamente que los carbohidratos. También deberían pasar al menos dos horas entre la cena y la hora de acostarte. De otro modo, te costará más conciliar el sueño.
6. Duerme bien
Creo que a estas alturas no te voy a contar nada que no sepas. Dormir bien es esencial para que nuestro cuerpo y mente se recuperen. Por eso procura dormir las horas suficientes. Por la noche el cerebro asimila las vivencias del día y se regenera. Así que si quieres ser más productivo, cuida tu sueño.
Repasa y planifica
El segundo aspecto clave para tener un día productivo es por supuesto la planificación. Es la manera de no solo reaccionar a lo que surja sino de ser proactivo. Significa decidir cómo quieres pasar tu tiempo.
7. Decide las tareas a acometer
Abre tu agenda y lista de tareas para recordar tu plan para el día (más sobre esto en el punto 13). ¿Cuáles son las tareas importantes más urgentes que acometer? Si hay otras tareas que parecen urgentes pero no tan importantes, valora la urgencia real y si puedes delegarlas.
8. Empieza con la tarea más importante e urgente
Toca ponerse manos a la obra para realizar la tarea más importante y urgente. Si te lleva más de unos pocos minutos, haz un breve descanso después.
9. Revisa el correo electrónico
Idóneamente no revises el correo electrónico hasta que hayas terminado la tarea más importante y urgente del día. Hay puestos de trabajo en los que no es una opción porque la carga de trabajo depende mucho del superior. En este caso, revisar el correo iría delante de la decisión sobre las tareas a acometer para así tener en cuenta lo que pueda requerir atención inmediata.
Pero si no es tu caso, verás que serás mucho más productivo si primero dedicas tiempo a una tarea importante. Después, como decía, revisa y limpia tu bandeja de entrada. Responde a todos los correos que se puedan contestar rápido. Márcate para seguimiento los que requieran de preparación para atenderlos. Anota en tu lista, todas las tareas que surjan a partir de los correos electrónicos. Y por supuesto aprovecha para eliminar todo el spam.
Sugiero que intentes no pasar más de 15 minutos (máximo media hora si el volumen de correos es muy grande) con la revisión del correo electrónico.
10. Sigue con lo importante
Después, si no tienes reuniones, avanza en las tareas importantes pero no urgentes que te reportarán beneficios más adelante. Suelen ser tareas prioritarias relacionadas con proyectos u objetivos.
11. Liquida el resto de asuntos y tareas
Cuando hayas terminado de trabajar en las tareas importantes que tenías planificadas para el día, resuelve otros asuntos por orden de urgencia. Vuelve a consultar también el correo electrónico y contesta lo que haga falta, lo que haya quedado pendiente de la mañana o lo que requería preparación y que ya hayas hecho.
Pero no pretendas terminar todo lo pendiente. Prioriza y céntrate en lo que sea totalmente necesario.
12. Revisa lo conseguido
Al final de la jornada, tómate unos minutos para repasar lo que has conseguido. Felicítate por tus logros y siéntete orgulloso. Así te sentirás satisfecho y te mantendrás motivado.
13. Planifica el siguiente día
Con tu agenda, lista de proyectos y de tareas delante, primero decide cuáles son las tareas más importantes para el próximo día. Por un lado, ten en cuenta los plazos que tengan las tareas. Por otro lado, considera cuánto tiempo te lleva realizarlas o cuánto tiempo quieres dedicar para avanzar en tareas que no se pueden terminar en un día. Sugiero que no elijas más de tres tareas importantes.
Como mencioné antes, nuestra capacidad de concentración y productividad es limitada. Además, otros asuntos urgentes que puedan surgir, atender el correo electrónico y llamadas, asistir a reuniones y realizar otras tareas menos prioritarias pero necesarias, también requerirá tiempo. Si eres demasiado ambicioso acabarás frustrado si no consigues hacer todo lo previsto. Así que sé realista a la hora de decidir tus tareas.
Te puede servir de ayuda reservarte huecos en la agenda para concentrarte en las tareas importantes. Luego anota también en tu lista otras tareas menos importantes pero que debes realizar al día siguiente.
14. Considera tus horas más productivas
En la medida de lo posible, sugiero que tengas en cuenta tus horas más productivas cuando agendes tus tareas y reuniones. Intenta reservar tus horas más productivas a tareas importantes que requieren bastante concentración.
Si es posible, agenda las reuniones (salvo las muy importantes) en tus horas menos productivas. Lo ideal es intentar concentrar las reuniones en ciertas horas del día para así mantener tu agenda despejada el resto de horas para tus tareas importantes. También puede ser buena idea tener al menos un día a la semana sin reuniones. Si es factible, elige un día fijo en el que intentes no poner reuniones.
15. No te desanimes por los imprevistos
Hay días en los que se te desbarata todo tu plan. Surgen imprevistos que parecen requerir de tu atención inmediata. Entonces no te desanimes ni te frustres. Tómate un momento para valorar la urgencia real del imprevisto.
¿Realmente tienes que parar con lo que estás haciendo para atenderlo de inmediato? ¿Es más importante y urgente? ¿Qué puede ocurrir si no atiendes el imprevisto inmediatamente? Procura preguntar por el plazo de entrega si no lo indican y no estás seguro. Igual urgente significa para el día siguiente o para la tarde, no ahora mismo.
De todos modos conviene mantenerse flexible en la planificación para poder adaptarse a las circunstancias y a posibles cambios en las prioridades. También te mencionaba antes que no fueras demasiado ambicioso en tu planificación, precisamente por los imprevistos que pueden surgir.
Cuida tu entorno
El tercer aspecto a cuidar para tener un día productivo es tu entorno. Veamos algunas claves.
16. Mantén el orden
Una habitación y un escritorio desordenados te distraen. Para ser más productivo necesitas poder concentrarte bien. Así que procura tener encima del escritorio solamente lo que realmente necesitas.
Al final del día te recomiendo que lo recojas todo y lo dejes despejado.
17. Silencia el móvil
A no ser que debas estar disponible para llamadas, lo mejor para un día productivo es poner tu móvil en silencio. Si no es factible, sugiero que lo silencies al menos un rato mientras trabajes en tus tareas más importantes. Imagina que estás reunido contigo mismo. Si estuvieras en una reunión, también silenciarías el móvil.
De hecho, si te reservaste tiempo en tu agenda para trabajar en las tareas más importantes, a otros, que puedan consultar tu disponibilidad, les aparecerás como ocupado.
Más allá de silenciar las llamadas, aunque sea por un rato, sugiero que desactives las notificaciones de las aplicaciones. En las entradas sobre distracciones y desintoxicación digital te cuento los beneficios.
18. Elimina distracciones e interrupciones
Para trabajar de forma concentrada, y así tener un día productivo, intenta eliminar dos de los mayores ladrones de tiempo. Gestiona las interrupciones que puedas sufrir y elimina las distracciones, empezando por el móvil como mencionado en el punto anterior.
¿Te resulta difícil tener un día productivo?
¿Te cuesta ser tan productivo como te gustaría? ¿Cuál es el motivo? ¿Qué puedes hacer para mejorar tu productividad? ¿Cuáles de los consejos crees que te ayudarán más?
