Cómo priorizar y así respetar tu tiempo y el de los demás

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¿Sientes de que tus días son productivos? ¿O terminas la jornada laboral con la sensación de no haber parado pero tampoco haber conseguido nada? Sé lo que se siente. Hay días “malditos” en los que parece que van surgiendo tantos asuntos, todos ellos importantes y urgentes, que acabas trabajando de forma reactiva en vez de en lo que tenías pensado hacer.

Aprende a distinguir entre lo importante y urgente

Por eso, es importante tener claras tus prioridades y distinguir entre asuntos importantes o no tan importantes, urgentes y no tan urgentes o una combinación entre ambos aspectos.

Interésate por la misión y estrategia de tu empresa, las prioridades actuales y proyectos más importantes de la empresa y de tu departamento. Puede que te ayude a saber mejor dónde encaja tu trabajo y así asignar prioridades a tus tareas y trabajar de forma más efectiva.

Aunque se pueden introducir varios niveles de importancia y urgencia, una forma sencilla de clasificar las tareas puede ser la llamada matriz de Eisenhower:

Cuando alguien te interrumpe con algún tema, muchas veces te puede la tentación de querer resolverlo enseguida; sin detenerte un momento a pensar si realmente es necesario despachar la tarea en el momento.

Recuerda preguntar para cuándo es

En el día a día laboral tristemente me he encontrado numerosas veces con este tipo de situaciones. Alguien te viene estresado diciendo que necesita esto o aquello para ya. O te piden algo pero se te pasa preguntar para cuándo es. Y luego resulta que en realidad no era tan urgente. Y aún si te dice que es para “ya”, recuerda esta frase que a mí me encanta:

“La falta de #planificación por tu parte no constituye una #urgencia por la mía” #prioridades Share on X

Habrá asuntos que inevitablemente habrá que resolver en el menor plazo; debido a su importancia y urgencia, y a pesar de la mala planificación por la otra parte y de no haberte avisado antes. Pero hay muchos otros temas que podrán esperar a que hayas completado primero otras tareas más prioritarias. Por eso recuerda preguntar cuál es el plazo. Y párate un segundo a reflexionar si dentro de las prioridades de tu empresa y de tu trabajo podrás realizar la tarea en el tiempo requerido.

Admite si no puedes ayudar en el plazo estipulado

Si se trata de un asunto que no sólo puedes resolver tú, y sabes que dentro de tus prioridades no serás capaz de realizar la tarea a tiempo, sé honesto y asertivo y explícalo. Con esto no quiero decir que digas que no a todo. Sólo que valores qué tareas urgentes e importantes tienes en tu lista. Y cuándo le podrás dedicar tiempo a lo que te están solicitando.

Si sabes de otra persona que podría llevar a cabo el trabajo o se te ocurre otra forma de resolver el asunto, propón la posible solución. Demostrarás que no dices que no sin razón y que tienes interés en que la tarea se realice.

Pide que te aclaren tus prioridades

Si quien te está pidiendo que realices una tarea es tu jefe pero no tienes claro en qué orden de prioridad situar el asunto respecto de los demás temas de tu lista, consúltalo con él. Puede que tu superior piense que ya has terminado otra tarea más prioritaria que tenías entre manos. Es posible que no esté consciente en ese momento con qué tema estás. Lo habitual es que tenga más de un subordinado y que no esté al corriente de lo que hace cada uno exactamente en cada momento. Así que, en caso de duda, evita meter la pata. No tengas miedo a consultarle abiertamente a tu superior a cuál de las tareas debes dar prioridad.

Lo mismo puedes hacer con temas que te encargue otro compañero o departamento. Pregúntale a tu jefe si te están presionando pero crees estar realizando un tema más importante en ese momento.

Si tienes buena relación con tu jefe, te sugiero que no sólo le pidas aclaración en las prioridades, sino también el por qué una tarea es más importante y/o urgente que la otra. Te ayudará a comprender mejor la tarea y por qué la estás realizando. Así aprenderás de cara a futuro a priorizar mejor sin tener que pedir aclaraciones con cada asunto.

Te dará más credibilidad como profesional si muestras que tienes claras tus prioridades; respetas tu propio tiempo y admites honestamente si no puedes realizar una tarea en el plazo solicitado; o si pides ayuda a tu jefe a la hora de establecer y clarificar las prioridades. Es mucho peor decir que sí a todo para luego incumplir los plazos o entregar las cosas mal hechas.

Avisa si te vas a retrasar

Una vez hayas aceptado el encargo, si ves que se te complican las cosas, avisa a la persona que lo está esperando. La incertidumbre de que no se entregue un trabajo, o no saber cuándo lo recibirás, es peor que un retraso justificado. Hablando se resuelven las cosas. Y seguramente esa persona será comprensiva si le explicas por qué llevas retraso en la tarea y le indicas para cuándo serás capaz de entregarla.

Empieza con lo más importante

Al comenzar el día laboral, te recomiendo que empieces por avanzar en la tarea más importante que tengas sobre la mesa. Si puedes, ni consultes los correos electrónicos y desvía el teléfono al buzón o a centralita. Céntrate un rato sólo en ese asunto importante e intenta avanzar al máximo; antes de que empiecen las interrupciones habituales del día a día.

Por experiencia, a primera hora el trabajo suele cundir mucho. Porque aún estás fresco, porque tal vez la oficina aún no se haya llenado, o porque cada uno está liado arrancar con su propio día. Por otro lado, notarás que este simple hábito sentará la tónica para el resto del día. Al haber conseguido trabajar en este tema importante, que tal vez se te estaba resistiendo, te sentirás más cumplidor.

Cuando nos pasamos el día resolviendo cositas que van surgiendo, tal vez no paremos en todo el día. Pero se nos pasarán las horas y nos daremos cuenta de que no hemos tenido tiempo de avanzar con ese proyecto importante. Llega el final del día y te vas a casa con la sensación de no haber conseguido nada.

De lo contrario, al empezar el día ya con esa tarea importante – independientemente del tiempo que consigas dedicar a la misma – sentirás que has hecho algo útil e importante y te sentirás más satisfecho.

La clave no está en #priorizar lo que tienes en la #agenda, sino en agendar tus #prioridades. #StephenCovey Share on X

Resumiendo

1. Interésate por la misión y estrategia de tu empresa; lo que está pasando actualmente; y cuáles son los proyectos y asuntos más importantes en los que se está trabajando. Te ayudará a saber mejor dónde encaja tu trabajo y asignar prioridades a tus tareas.
2. Ten claro cuál es tu trabajo, cuáles son tus responsabilidades y hasta qué punto puedes tomar decisiones de forma autónoma.
3. Analiza tus tareas y ordénalas según su nivel de importancia y urgencia.  En caso de duda, consúltalo con tu superior.
4. Si no puedes aceptar un encargo, sé asertivo y explica por qué (no hace falta que entres en detalles). Ofrece una solución alternativa, si puedes.
5. Empieza el día con la tarea más importante.

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