Para que nos cunda el trabajo, es necesario aprender a trabajar de forma más efectiva. Porque el tiempo es un bien preciado y limitado. Pero el día a día nos suele presentar con multitud de ladrones del tiempo y factores de distracción.
Seguramente estarás pensando en los culpables habituales como interrupciones por compañeros, el teléfono y notificaciones de redes sociales. Pero para trabajar de forma más efectiva, debemos tener en cuenta más factores que también pueden ser ladrones del tiempo:
- Insuficiente preparación del trabajo
- Falta de concentración durante el trabajo
- Falta de pulcritud en la realización de la tarea
- Insuficiente revisión final del trabajo o falta de la misma
Veamos cómo podemos trabajar de forma más efectiva mejorando estos cuatro aspectos.
1. Preparación del trabajo
Podemos llegar a perder mucho tiempo por no dedicarle a la preparación la importancia que merece. A menudo nos lanzamos a la tarea sin reflexionar antes si tenemos el conocimiento suficiente sobre la misma y si disponemos de los recursos y la información necesarios para llevarla a cabo.
Por ello y para trabajar de forma más efectiva, antes de arrancar con una tarea o proyecto, recuerda hacerte estas preguntas:
- ¿Tienes claro el objetivo y resultado deseado?
- ¿Cuándo deberá estar acabado el proyecto o la tarea?
- ¿Dispones de todos los recursos necesarios?
- ¿Tienes claro quiénes son las personas implicadas?
- ¿Dispones de toda la información y todos los datos requeridos para llevar el trabajo a cabo?
Si te encargan el trabajo en persona, intenta plantear todas las dudas y preguntas aclaratorias que se te ocurran en el mismo momento.
Aún así puede que se te pase algo o te das cuenta de que no tienes clara alguna cosa cuando empieces a trabajar en el asunto. Pero intenta ser previsor. Te ahorrará tiempo a ti y a quien te haya encargado el trabajo.
En caso de recibir el encargo por correo electrónico, tómate tiempo para repasar las cinco preguntas y contesta con todas tus dudas de una vez. Así evitas que el correo se convierta en un partido de ping pong.
Yo lo aprendí trabajando con jefes que estaban mucho fuera de la oficina. Disponían de poco tiempo para revisar temas pendientes y encargarme nuevas tareas. Así que tuve que aprender a plantear mis dudas en poco tiempo para después poder realizar las tareas de forma autónoma.
1.1. Tienes claro el objetivo y resultado deseado?
Para llevar a cabo un proyecto o una tarea de forma eficiente, eficaz y efectiva es imprescindible que conozcas el objetivo. ¿Para qué va a servir el proyecto o tarea? ¿Qué beneficios traerá a la empresa, a tu superior, a clientes, a proveedores, a ti mismo etc.?
¿Cuál es el resultado deseado del proyecto o la tarea? ¿Hay que entregar una propuesta rápidamente a un cliente para que no se vaya con la competencia? ¿Hay que preparar una documentación en un plazo establecido para poder optar a un concurso público? ¿Se trata de un proyecto para mejorar los flujos de trabajo internos? ¿Hay que preparar una conferencia? ¿Con qué propósito y cuál es la audiencia?
Hay tantas opciones como trabajos en este mundo. Pero lo que pretendo decir es que el público objetivo, el plazo estipulado y el objetivo final determinarán si es más deseable un resultado rápido, para no perder una oportunidad, o si hay que asegurar evitar fallos para no perjudicar el resultado del proyecto o la imagen de la empresa. Se dice que la perfección no es eficiente. Pero tomemos por ejemplo una empresa que se dedica a la comunicación. No podrá permitirse entregar un texto con faltas ortográficas y tipográficas si quiere presentar una imagen competente. Por tanto, es importante encontrar el equilibrio correcto entre celeridad y calidad.
1.2. ¿Cuándo deberá estar acabado el proyecto?
Asegúrate de tener claro el plazo de realización del proyecto o tarea para poder organizarte el trabajo correspondientemente y acabarlo a tiempo. También te servirá para asignarle al proyecto o tarea una prioridad dentro de tus demás responsabilidades.
Si no hay un plazo claro, fíjate uno. De lo contrario, corres el riesgo de dejar de lado la tarea cada vez que surja otra que parezca más importante o urgente, o bien sucumbir a la procrastinación.
1.3. ¿Dispones de los recursos necesarios?
Para la mayoría de los trabajos de oficina, dispondrás de los recursos necesarios como el ordenador, aplicaciones, teléfono y material de oficina. Pero piensa si esa tarea puede requerir de una aplicación que no tengas instalada, de material de oficina o de presentación que haya que pedir. Tal vez necesites reservar algún espacio de trabajo, una sala de reuniones o conferencias. Puede que sea un proyecto con presupuesto asignado porque hay que invertir en recursos materiales, contratar personal o colaboradores etc. O puede que el proyecto requiera de inversión pero no tienes claro si dispones de presupuesto para ello. Por eso, es importante la frase de preparación para que te des cuenta de estos detalles y puedas atar cabos antes de empezar.
1.4. ¿Tienes claro quiénes son las personas implicadas?
Puede que debas realizar la tarea en equipo o puede que la vayas a llevar a cabo solo. Pero de cualquier forma seguramente necesitarás solicitar información y datos a otras personas. ¿Sabes con quiénes deberás colaborar o quiénes te podrán ayudar? ¿Debes contratar un servicio, a personal o colaboradores?
1.5. ¿Dispones de toda la información?
Si el trabajo depende de la disponibilidad de ciertos datos e información, revisa de lo que dispones, lo que necesites investigar o pedir a otros. Solicita lo que requieras de otras personas con antelación. Si empiezas a buscar o pedir la información cuando ya estés trabajando en la tarea, te puedes arriesgar a sufrir una o varias de estas situaciones:
- Tener que interrumpir la tarea varias veces para investigar o buscar algo
- No recibir la información a tiempo
- Estresarte esperándola
- Sufrir un bloqueo mental no sabiendo con qué tarea avanzar mientras esperas la información
- Obligar a otros a trabajar contrarreloj para que puedas cumplir tus plazos
- No cumplir el plazo
2. Concentración durante el trabajo
Olvídate de hacer multitarea. Es un mito. Estar a varias cosas a la vez sólo te servirá para darte una falsa sensación de estar ocupado. También puede contribuir a aumentar tu nivel de estrés. Pero desde luego no te ayudará a ser realmente productivo. Sólo nos podemos concentrar de verdad en una cosa, así que mejor realiza una tarea tras otra.
Si se trata de una tarea que requiera de un alto nivel de concentración, prepara el entorno para ello. Elimina distracciones e interrupciones al máximo para concentrarte mejor.
Cuando trabajes en una tarea que lleve horas de trabajo, como por ejemplo un informe o una presentación, llegará un momento en el que notes que tus niveles de energía y concentración se reduzcan. Tómate un descanso aunque no tengas tiempo para ello. Después rendirás mejor.
- Aparta la vista de la tarea
- Respira hondo
- Levántate de tu sitio para dar un paseo aunque sea al baño o a la máquina de café.
- También puede ayudar simplemente cambiar de tipo de tarea, por ejemplo hacer unas llamadas de teléfono, archivar unos documentos. Alguna tarea que requiera de menos energía y concentración.
3. Pulcritud en la realización del trabajo
La pulcritud tal vez no sea una palabra que esté de moda. Antes he dicho que la perfección no es eficiente pero la pulcritud no es lo mismo. Hablo de entregar un trabajo bien hecho, realizado con concentración, mimo y aprovechando los recursos a tu disposición.
La pulcritud también se puede aplicar a cómo tienes organizado tu espacio de trabajo, es decir tu escritorio y armarios, las carpetas de tu ordenador y correo electrónico. ¿Encuentras rápidamente la información que necesitas o tienes que dedicarle tiempo, tal vez innecesario, a buscar las cosas? Establecer un orden y un buen sistema organizativo te ahorrará minutos valiosos, que a lo largo de un mes o incluso un año pueden suponer horas y horas de trabajo.
3.1. Aprovecha los recursos disponibles
También facilítate el trabajo aprovechando los recursos a tu disposición. Para informes, presentaciones, actas y correspondencia, muchas empresas disponen de plantillas. Así que ¿para qué complicarte la vida inventándote nuevos estilos y diseños en vez de hacer uso de ellas? Están pensadas no solamente para mantener la imagen corporativa sino también para facilitar el trabajo a los empleados. Las plantillas de presentación pueden hasta contener ejemplos de diseño para gráficos, listas etc. que te pueden servir de guía y de ayuda.
Además el que reciba tu trabajo lo agradecerá por no tener que adaptar el formato al estándar de la empresa o tener que devolverte el documento para que lo hagas tú. Hablo por experiencia y conozco el tiempo que supone tener que reformatear un PowerPoint, después de que la persona que lo ha preparado ya le haya dedicado bastante tiempo a su vez.
Por último, y aunque pueda parecer de sentido común, por favor aprovecha el corrector ortográfico. No detectará todas las faltas pero si te resaltará unos cuantos errores ortográficos y tipográficos.
4. Revisión y corrección del trabajo
Antes de entregar y enviar una presentación, un informe, un correo electrónico, una carta o cualquier otro trabajo, y aunque vayas con el plazo de entrega apurado, tómate un momento para revisarlo todo.
Si llevas horas trabajando en el documento, te recomiendo que lo cierres y desconectes unos minutos. Realiza otro tipo de tarea o tómate un pequeño descanso. Cuando vuelvas a abrir el documento, lo verás con ojos más frescos y detectarás posibles faltas ortográficas, de estilo, de cifras etc. que de otro modo se te pasarían posiblemente por alto.
La revisión no te llevará mucho tiempo cuando aún tengas la tarea fresca pero previene una posible pérdida de tiempo más adelante. Me refiero a que otra persona tenga que ponerse a corregir tu trabajo o devolvértelo con anotaciones para que tú vuelvas a revisarlo todo. Imagina si encima os encontráis en un periodo de alto volumen de trabajo. Puede pasar tiempo hasta que la persona en cuestión pueda revisarlo. Y luego más tiempo hasta que tú puedas retomar el trabajo y corregirlo.
Tomarte el tiempo para la revisión y corrección de tu trabajo, antes de entregarlo, puede por tanto significar la diferencia entre cumplir un plazo o no.
Resumiendo:
- Prepara tu trabajo antes comenzar un proyecto o tarea. Repasa las preguntas clave sobre objetivo, resultado deseado, personas implicadas, recursos e información necesarios.
- Crea un ambiente propicio para concentrarte en tu trabajo.
- Organiza y realiza tu trabajo con pulcritud.
- Revisa y corrige tu trabajo antes de entregarlo.
