Hay muchas cosas que podemos hacer para ser más productivos. Pero primero conviene darnos cuenta de qué es lo que nos hace menos productivos. Porque eso nos ayudará a ponerle remedio.
Me gusta decir que el primer paso hacia cualquier mejora es tomar conciencia. Por tanto la buena noticia es que dándote cuenta de lo que te hace menos productivo te permite tomar medidas para mejorar esos aspectos.
1. La falta de claridad
No tienes claro el porqué y el objetivo de tus tareas. Tal vez no conozcas una buena razón para perseguir cierto objetivo o trabajar en un proyecto o tarea. Puede que no hayas recibido directrices claras. O puede que tú te hayas puesto un objetivo sin reflexionar sobre tu buena razón para alcanzarlo.
Si no sabemos por qué hacemos algo nos faltará motivación para llevarlo a cabo. Entonces nos resultará más difícil realizar la tarea tan rápido como podríamos. Incluso puede que la aplacemos una y otra vez.
2. No usar lista de tareas
Llevar tus ideas, tareas y recados en la cabeza te hace menos productivo. Vas llenando tu cabeza de asuntos lo que te deja menos memoria de trabajo. Igual que un ordenador cuando abres unas cuantas aplicaciones diferentes.
Además, como mencionaba en el post sobre qué hacer cuando se te atascan las tareas, al no anotarlas te resultará más difícil decidir cuál es la tarea más importante en cada momento. Por lo que tenderás a atender los asuntos según surgen. Eso nos lleva al siguiente punto.
3. No priorizar
No valorar cuáles son las tareas y proyectos que más resultados traen y más aportan a tus objetivos te inducirá a trabajar en cualquier cosa que surja o se te ocurra. Es decir que te mantendrás ocupado en vez de ser productivo.
Solo cuando nos tomamos el tiempo de considerar cuáles son nuestras prioridades y de acuerdo a ellas los proyectos y tareas más importantes aprovecharemos nuestro tiempo de la mejor forma.
4. No evaluar nuestro progreso
Este punto creo que nos cuesta a muchos. Con lo liados que estamos cuesta tomarse tiempo para echar la mirada atrás. Pero un repaso de nuestro día o nuestra semana tiene varios beneficios. Te permite recordar todo lo que has conseguido, lo que ayudará a tu motivación.
También te ayuda a valorar lo que se haya quedado pendiente y por qué. Eso a su vez te servirá para la planificación de los siguientes días y así adaptar tus objetivos y las tareas que planees. Aprender de tu experiencia te hará más productivo a futuro.
5. No revisar tu agenda
Si no revisas lo que te espera en los próximos días te pillarán las reuniones de sorpresa y sin estar preparado. Así que haz un repaso para ver qué te espera, qué requiere preparación y anótate las tareas relacionadas. También te ayudará a estar más consciente de las ventanas de tiempo de las que dispones para trabajar en tareas importantes que requieran de un rato de concentración. Lo que nos lleva al siguiente punto.
6. No planificar
Dependiendo de la naturaleza de tu trabajo puede que su contenido dependa más o menos de otras personas. Pero eso no quiere decir que no debas planificar tu día a día si quieres ser productivo; solamente que tu planificación deba ser más o menos flexible y adaptable.
Si quieres avanzar con los asuntos importantes será imprescindible que anotes en tu agenda o lista de tareas cuándo trabajarás en qué tarea. De otro modo se te irán los días en las peticiones que vayan surgiendo.
7. Planificar demasiado
También se puede dar el caso contrario, el parálisis por análisis. Quieres planificar tanto y hasta el último detalle que se te pasan las horas más productivas. Pregúntate qué te retiene a pasar a la acción. Recuerda el primer punto. Puede que te falte información o un objetivo claro para llevar a cabo la tarea. Entonces gana claridad y ponte manos a la obra.
8. Dejarte distraer
Ya sabes que las distracciones son ladrones de tiempo y además de tu concentración. Dejarte distraer por el móvil, los ruidos ambientales, el desorden etc. significa perder la concentración en lo que estabas haciendo. Comprobar cada pocos minutos el correo electrónico te roba tiempo para avanzar en las tareas importantes. Cada vez que te distraigas perderás valiosos minutos en recuperar la concentración. Por ende tardarás más en llevar tu trabajo a cabo.
9. Dejarte interrumpir
Te dejas interrumpir fácilmente y dedicas tu plena atención a los interruptores. De este modo será difícil que te concentres en tus tareas. Para ser más productivo será importante aprender a lidiar mejor con las interrupciones. Quiere decir que aprendas a limitarlas.
10. El multitarea
El multitarea o la multiatención te hacen menos productivos. Por supuesto sabemos andar y hablar a la vez. Nuestro cuerpo tiene muchas acciones automatizadas y funcionando al mismo tiempo. Pero cuando se trata de concentrarnos bien en nuestras tareas serás más productivo si los realizas una detrás de otra.
¿Cómo a menudo atiendes una llamada mientras sigues trabajando, o más bien intentando trabajar, en un informe? Realizarás ambas acciones de modo más efectivo si prestas atención a la llamada para terminarla cuanto antes y luego vuelves a tu informe con plena atención.
11. No llevar un registro de cosas que esperas de otros
Vas haciendo tu trabajo y suministrando información o haciendo peticiones a otras personas. Cuando se trata de saber en qué situación está un asunto ¿tiras de tu memoria? La mayoría tenemos múltiples tareas. Si además pretendemos recordar todos los asuntos que hemos pedido a otros, el estado de documentos que hemos enviado a alguien y que estamos esperando que nos devuelvan etc. llenaremos nuestra memoria hasta el punto de hacernos menos efectivos.
Por eso te recomiendo que te crees algún tipo de seguimiento de cuándo has pedido algo a alguien, en qué situación se encuentra por ejemplo un contrato, quién te debe suministrar información en qué fecha. Así cuando surge la pregunta de en qué situación está cierto asunto puedes consultar rápidamente tu lista en vez de intentar tirar de tu memoria.
12. No descansar lo suficiente
Entiendo que estás muy liado o que tienes que terminar cierto informe contrarreloj. Pero necesitamos descansar de vez en cuando para despejar nuestra mente. El cansancio y el agotamiento mental nos hacen menos productivos hasta el punto incluso de sufrir un bloqueo mental, es decir que nos cueste pensar y tomar decisiones.
Por tanto procura descansar y desconectar bien fuera del trabajo y tómate también descansos regulares en el trabajo.
13. No querer aprender y mejorar
¿Crees que ya haces lo bastante bien tu trabajo? ¿Crees que ya no necesitas mejorar ni aprender nada? Si es lo que opinas es muy probable que sí hay mucho que podrías mejorar. Nuestro trabajo y las tecnologías que utilizamos evolucionan. Por tanto debemos adaptarnos y mantenernos al día para seguir desempeñando nuestro trabajo de la mejor forma.
Las personas más productivas suelen tener la inquietud de buscar siempre la manera más eficiente y eficaz de realizar una tarea. Además procuran racionalizar las tareas de rutina para realizarlas lo más rápidamente posible.
14. Un lugar de trabajo inadecuado
Es un tema que no se suele tocar en los posts sobre cómo ser más productivo. Pero la silla, mesa, iluminación, entorno y el equipo de trabajo que utilicemos; todo eso influye en nuestra productividad.
Si tu silla es incómoda y tu escritorio no tiene la altura adecuada trabajarás en una mala postura. ¿Qué tal te concentras cuando te duele la espalda, el cuello o la cabeza? El entorno para nuestro trabajo también influye en nuestra capacidad de concentración. ¿Sueles trabajar en entornos ruidosos? ¿Eres capaz de ignorar esos ruidos y realmente concentrarte bien?
Luego está tu equipo de trabajo. Lo bien que funcionan tu ordenador, las aplicaciones que necesitas y la conexión a internet influyen en lo rápido que podrás realizar tu trabajo. Pero igual que una mesa y silla cómodos, la altura de la pantalla y el teclado que utilicemos también serán importantes para evitar tensiones y contracturas.
15. Reuniones poco efectivas
Las reuniones son herramientas de trabajo útiles para poner en común el conocimiento de diferentes personas y coordinar trabajo. Pero solamente si son efectivas. ¿Las reuniones a las que asistes se suelen alargar? ¿Los asistentes suelen venir preparados? ¿Las reuniones tienen objetivos claros? Todo eso determina si la reunión se convierte en una pérdida de tiempo o una herramienta de trabajo útil.
¿Qué te hace menos productivo?
¿Qué crees que perjudica tu productividad? ¿Son los puntos mencionados u otra cosa? ¿Cuáles te cuesta más remediar?
