Lidia con el estrés por sobrecarga

En este post vamos a centrarnos en uno de los tipos más habituales de estrés laboral: el estrés por sobrecarga.

Las personas somos diferentes y nos enfrentamos de distinto modo a las situaciones y a las personas, en función de nuestro carácter, la educación recibida y nuestras vivencias y experiencias. Parece por tanto lógico pensar que no nos estresamos por las mismas cosas ni toleramos las fuentes del estrés del mismo modo.

Para saber más sobre el estrés, los diferentes tipos y como combatirlo, consulta el post Qué es el estrés y cómo gestionarlo.

Qué es el estrés por sobrecarga

Este tipo de estrés se suele manifestar por una sensación de estar superado por tus responsabilidades, tareas, obligaciones o circunstancias.

Esto se puede deber por un lado a un exceso de tareas. Puesto que el mundo laboral se ha acelerado, en muchas empresas hay menos personas realizando el mismo trabajo de antes o más. Cuesta más vender, los proyectos son más complejos, los plazos más cortos. Por tanto, muchos tenemos una carga laboral superior a realizar en un tiempo más corto.

Por otro lado, podemos sentir estrés por sobrecarga cuando nos asignen nuevas tareas que estén por encima de nuestros conocimientos y habilidades. Los negocios van evolucionando, se van desarrollando nuevos productos y tecnologías. Por ello, en muchas empresas los trabajadores se enfrentan a un cambio o una evolución en sus tareas.

Mientras no adquiramos los conocimientos necesarios, sino que sigamos intentando sacar adelante el trabajo como hemos hecho siempre, nos costará mucho más y podemos sucumbir a la presión.

Si a eso sumamos que a pocos nos han enseñado en el colegio o la universidad técnicas de organización del trabajo y de productividad, venimos sobreviviendo a base de manejar los asuntos sobre la marcha según vayan surgiendo. Como solución al aumento de tareas se nos suele ocurrir básicamente alargar nuestra jornada laboral.

Pero según aumenta la carga laboral, esta no debería ser una solución a largo plazo. Se vuelve pues más necesario, o incluso imprescindible conocer bien los objetivos de nuestras tareas y saber establecer prioridades para no caer en la trampa de atender todos los asuntos según vayan surgiendo.

Síntomas del estrés por sobrecarga

Lo habitual es sentirse ansioso, tenso y agobiado. Podemos sufrir un bloqueo mental que nos impide ver con qué tarea continuar o qué decisión tomar. Eso nos puede llevar a procrastinar. Si se agravan los síntomas podemos llegar a sufrir palpitaciones, ataques graves de ansiedad o pánico o incluso hundirnos en la depresión.

El cuento del leñador y el hacha

¿Conoces el cuento del leñador? Resumiéndolo mucho, un leñador empieza en un nuevo trabajo. Entusiasmado tala el primer día dieciocho árboles y su capataz le felicita por ello. Por eso al día siguiente empieza aún más temprano pero sólo logra cortar quince árboles. Los días siguientes el número de árboles que consigue talar se va reduciendo cada vez más. Entonces preocupado va a hablar con el capataz quien le pregunta “¿Cuándo afilaste tu hacha por última vez?”. A lo que el leñador contesta extrañado que no ha tenido tiempo.

Como ves puede ser fácil caer en la trampa de volcarnos en el trabajo y quejarnos de la sobrecarga de trabajo sin detenernos a afilar nuestras herramientas. Es decir, mejorar nuestras habilidades y conocimientos y revisar si hay un modo mejor y más efectivo de realizar nuestro trabajo.

Cómo combatir el estrés por sobrecarga

Cuando te da un ataque de agobio o ansiedad, el primer paso es parar. Sí, efectivamente, si te sientes desbordado, la solución no es trabajar más y más rápido o más y más tiempo. Por el contrario, lo mejor es detenerse.

Tómate un momento para respirar profunda y pausadamente. Idóneamente levántate de tu sitio y anda unos pasos. Si puedes, sal a la calle para que te dé aire fresco.

Cuando vuelvas a tu sitio, no cometas el fallo de seguir dónde lo habías dejado, suponiendo que habías interrumpido alguna tarea. Lo importante ahora es revisar tus responsabilidades, proyectos y tareas uno por uno.

Analiza cada tarea o proyecto

Primero revisa todos los proyectos y tareas que tengas entre manos. También repasa tu agenda de las próximas semanas para ver reuniones que requieran preparación. Uno por uno vete haciendo las siguientes preguntas y tomando notas:

¿Cuál es la importancia para el objetivo principal que quieres alcanzar o que quiere alcanzar tu empresa? ¿Aún es necesario llevar a cabo esta tarea?

Tener clara la importancia del asunto, te permitirá asignar prioridades y organizar las tareas en función de ellas.

Además las prioridades empresariales, profesionales y privadas pueden ir cambiando. Por eso es posible que alguna tarea o proyecto en realidad hayan dejado de ser necesarios.

¿Cuál es el plazo de entrega que hay que cumplir?

¿Es un plazo razonable y realizable? En caso de no ser así ¿hay opción de prolongarlo? Si no se puede prolongar ¿te puede ayudar alguien para acabar a tiempo?

¿Conoces el objetivo final y el resultado deseado de cada asunto?

Para poder realizar un trabajo de forma efectiva, es necesario saber cuál es el objetivo. Por ejemplo, no es lo mismo preparar una presentación para una reunión interna que para un cliente. También necesitas saber cuál es el resultado deseado. ¿Cómo de elaborado debe ser el resultado del proyecto o la tarea para que cumpla su fin?

¿Tienes claro los próximos pasos a dar en cada caso?

Cualquier proyecto o tarea, por sencillos o complejos que sean, se hacen más llevaderos cuando los despedaces en pequeños pasos y tareas. Empieza apuntando los pasos que tengas claro. Según lo vayas haciendo, probablemente se te irán ocurriendo algunos más en los que no habías caído inicialmente. En el día a día frenético no siempre nos tomamos tiempo para ello, por lo que ciertos pasos o tareas pueden pesar sobre nuestro subconsciente y causarnos inconscientemente estrés.

Próximos pasos pueden ser tanto tareas a realizar por ti mismo como tareas a delegar a otros o información a solicitar o investigar. Incluso puede ser que tengas que esperar a que se cumpla alguna condición o ocurra algún evento.

En caso de un proyecto, puedes sentirte agobiado pensando que no avanzas. Pero si te detienes a analizarlo, puede resultar que tal vez no te toque ahora mismo tomar ninguna acción porque depende de otro departamento realizar primero algún trabajo. Para estos casos suelo llevar una lista de asuntos “a la espera de” para descargar mi mente de recordar qué tema está pendiente de quién e incluso hasta cuándo debería entregarlo.

¿Tienes los conocimientos y habilidades necesarias para llevar a cabo el proyecto o la tarea?

Igual que el leñador se debería haber parado a afilar su hacha para ser más productivo, pregúntate si dispones de los conocimientos, habilidades y herramientas necesarios para realizar la tarea en cuestión. Tal vez debas investigar algún tema. Es posible que tengas que buscar algún truco de manejo de alguna aplicación. O tal vez nunca te hayas planteado crearte un plan de proyecto. Nunca es tarde para empezar a aprender a mejorar tu manera de organizarte. Y también es una manera de afilar el hacha.

En el caso del plan de proyecto puede ser un simple archivo de Excel con las diferentes áreas principales del proyecto y sus tareas correspondientes, cuándo toca realizarlas, el status de las mismas y las personas encargadas de llevarlas a cabo.

Incluso puede ser que debas apuntarte a algún curso, sea presencial u online, sea a través de tu empresa o por tu cuenta, para aprender algo nuevo o ampliar conocimientos.

Analiza el conjunto

Una vez hecho el repaso para cada tarea o proyecto, analiza el conjunto para ganar una perspectiva más amplia.

¿Sabes qué asuntos son más importantes y/o urgentes?

Anteriormente te preguntaste sobre la importancia del tema para tu objetivo o el de tu empresa. En función de las prioridades asignadas, ahora se trata de ordenar las tareas o proyectos.

Si tienes dudas sobre las prioridades, pídele a tu jefe una breve reunión para revisar y aclararlas.

¿Seguro que debes realizar tú todas las tareas?

He mencionado en el punto sobre los próximos pasos la posibilidad de delegar alguna tarea. Pero una vez tengas clara la envergadura de tus proyectos y tareas, pregúntate de nuevo si realmente debes realizar todo lo que sigue estando en tu tejado o, por el contrario, puedes delegar alguna tarea. Tal vez no puedas tomar tú solo esta decisión. En este caso, coméntalo con tu jefe.

¿Puedes pedir ayuda con alguna tarea en vez de realizarla solo?

En un mundo ideal, antes de que te encarguen una nueva tarea o proyecto que no hayas realizado antes, alguien te la explicaría o te darían formación. La realidad es que en la vorágine del día a día de la mayoría de las empresas, esto no suele ser lo habitual. A menudo nos toca buscarnos la vida.

Por eso, no tengas miedo a pedirle ayuda a algún compañero que sepas que tiene los conocimientos. Bien que él realice una tarea que tú no sepas hacer o te cueste mucho. O bien que te explique cómo hacerlo. Si sabes que este tipo de tareas se te encargará más veces en el futuro, obviamente lo mejor es que aprendas cómo se hace.

Agenda las tareas

Abre de nuevo tu agenda. En función de los plazos y prioridades de los proyectos y tareas, anota en la agenda las tareas que debas realizar cierto día. Teniendo en cuenta otros compromisos agendados como reuniones, es recomendable que te reserves bloques tiempo para tareas que requieran de un período de tiempo continuado de concentración. Apúntate también recordatorios para tareas que debas realizar cierto día en concreto o información que debas solicitar en cierta fecha.

¿Te sientes más aliviado?

Una vez analizados estos puntos, deberías notar la cabeza más despejada. Seguramente también tendrás más claro por dónde seguir.

Las recomendaciones que hemos visto están muy enfocadas al estrés por sobrecarga. Pero te sugiero que las combines con otras técnicas generales para aliviar el estrés.

¿Has sufrido alguna vez estrés por sobrecarga?

¿Cómo te has sentido? ¿Cómo lo has sobrellevado y/o solucionado?

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