Gestionar proyectos y llevarlos a buen puerto requiere de habilidades técnicas y personales. Por proyecto podemos entender cualquier cometido que requiera más de un paso, es decir que consiste en varias tareas. Hay proyectos más breves en el tiempo y otros que requieren de más tiempo o que son más complejos.
Podemos entender por el concepto de «proyecto» cualquier idea que convirtamos en una realidad, en un resultado tangible a través de una serie de medidas y acciones. Los proyectos pueden servir para crear productos o servicios, para mejorar procedimientos, para solucionar problemas, para organizar flujos de trabajo o eventos etc. Incluso prepararnos para un examen, trabajar en nuestro desarrollo personal o nuestro bienestar podemos considerar proyectos.
Sea cual sea la naturaleza del proyecto, hay una serie de habilidades que nos ayudarán a llevarlo a buen término. Veamos pues las habilidades para gestionar proyectos de forma exitosa.
1. Compromiso
Llevar a cabo un proyecto requiere comprometernos con él. Para ello necesitamos conocer el porqué del proyecto, es decir la razón para realizarlo. Además debemos saber qué pretendemos conseguir, cuáles son los objetivos, qué problemas resuelve o qué mejoras supone.
2. Foco
Para avanzar con nuestros proyectos necesitamos mantener la vista en lo importante. Necesitamos saber decidir cuál es el siguiente paso importante con el que avanzar. Puede ser una tarea que debamos realizar nosotros. También necesitamos prever qué información debemos solicitar con antelación para no estancarnos cuando toque cierta fase del proyecto. Y habrá asuntos que debamos delegar.
Es decir que en cada momento debemos saber decidir cuál es paso necesario que ayuda al progreso del proyecto.
3. Constancia
Si trabajamos mucho en un proyecto para luego dejarlo abandonado durante un tiempo, nos costará más retomarlo. Perderemos tiempo en recordar por dónde íbamos, en volver a ponernos en situación. Por eso es mejor ir avanzando poco a poco. Otros asuntos que vayan surgiendo pueden llenar nuestros días y al final no hemos encontrado tiempo para trabajar en el proyecto. Por eso es importante que nos reservemos tiempo en la agenda para avanzar con nuestros proyectos.
4. Fuerza de voluntad
Sobre todo cuando trabajamos en nuestros propios proyectos, es decir los que no nos han sido asignados por otros, puede flaquear nuestra motivación a veces. Tal vez se complica el proyecto, nos surgen dudas o nos superan la cantidad de asuntos, relacionados o no con el proyecto, que debemos resolver. Es entonces cuando la fuerza de voluntad para seguir será clave. Para conservarla nos será muy útil recordarnos el porqué del proyecto, es decir qué queremos conseguir y para qué.
5. Disciplina
Autodisciplina significa seguir unos hábitos y comportamiento. Para no desfallecer en nuestro esfuerzo por progresar con un proyecto necesitamos disciplinarnos para ir trabajando en los diferentes pasos. Quiere decir que busquemos tiempo para avanzar aunque surjan otros temas o nos falle la motivación a veces. Tanto el compromiso como la fuerza de voluntad nos ayudan con este punto.
6. Paciencia
Algunos proyectos se pueden alargar bastante en el tiempo, tanto en cuanto al tiempo de realización como a la hora de ver sus resultados. En este caso es cuando ser paciente se convierte en una virtud que nos ayuda a mantener la motivación para seguir trabajando.
7. Perseverancia
Ser perseverante es trabajar con constancia, paciencia y tesón hacia un objetivo. Significa no desanimarse a pesar de obstáculos, dificultades, frustración, falta de inspiración, o de ganas de abandonar. Se trata por tanto de una cualidad importante para cualquier proyecto vital y profesional. Pero para perseverar necesitamos tener claro cuál es nuestra meta que justifique los esfuerzos empleados.
8. Capacidad de adaptación
Mientras trabajamos en un proyecto podemos detectar ciertos condicionantes que no habíamos tenido en cuenta inicialmente. También pueden surgir cambios en el entorno o puede que detectemos la necesidad de modificar los objetivos del proyecto y la manera de llevarlo a cabo. La flexibilidad y capacidad de adaptación a la situación nos ayudan entonces a ajustar nuestro rumbo y nuestro proyecto para llevarlo a buen puerto.
9. Capacidad de reacción
Relacionado con el punto anterior puede que durante el desarrollo de proyecto surja algún problema o salga algo mal. Ser capaz de reaccionar a tiempo para resolver una dificultad o adaptar ciertos pasos del proyecto es por tanto esencial. Eso nos lleva al siguiente punto.
10. Resolución de problemas
Lo ideal sería que los proyectos avanzasen sin dificultades. Pero lo normal es que te encuentres con algún obstáculo o con algún problema que no habías previsto. Ser capaz de hacer frente a las dificultades y buscar soluciones es esencial para no atascarte en los proyectos. Incluso puede ser necesario saber improvisar sobre la marcha.
11. Tolerancia a la frustración
Las cosas no siempre salen como nos gustaría. Durante un proyecto hay cosas que pueden salir mal, o al menos no tan bien como queremos. Colaboramos con otras personas que hacen las cosas a su manera, que puede no ser la que consideramos nosotros la mejor.
Es, por tanto, inevitable pasar por momentos de frustración. Pero saber sobreponerse a ellos, es decir tolerar la frustración, es una habilidad clave para no abandonar un proyecto antes de tiempo.
12. Capacidad de trabajar bajo presión
Los proyectos pueden tener momentos de mucha presión debido a los plazos a cumplir, debido a la necesidad de satisfacer al cliente. La carga de trabajo también puede añadir estrés al asunto.
Por eso es necesario ser capaz de lidiar con esa presión y no bloquearnos mentalmente. Sabernos capaces, creer que disponemos de los recursos necesarios para superar las dificultades así como saber priorizar nos ayudarán en esos momentos a sufrir menos estrés.
13. Trabajo en equipo
La mayoría de proyectos requieren que colaboremos con otras personas en mayor o menor medida. Saber trabajar en equipo significa escuchar la opinión de otros y tener en cuenta su experiencia y sus aportaciones. También significa respetar que lleven a cabo pasos del proyecto a su manera.
Si lideramos el proyecto además quiere decir saber coordinar a los colaboradores en el proyecto asignándoles responsabilidades y tareas de modo que el progreso del proyecto quede garantizado.
14. Habilidades comunicativas y de negociación
Tanto para vender nuestro proyecto a otros y convencerles de su utilidad como para trabajar en equipo saber comunicar y negociar son importantes habilidades para gestionar proyectos. Es importante saber explicarnos, saber transmitir nuestras ideas y asegurarnos que los demás han entendido lo que hemos pretendido. A menudo habrá que llegar a un acuerdo con los demás que satisfaga a las partes implicadas. Sea a la hora de asignar tareas o cuando requerimos recursos para el proyecto necesitaremos negociar.
15. Asertividad
La asertividad es una habilidad blanda y comunicativa. Ser asertivo significa transmitir nuestro punto de vista en el momento oportuno de la forma adecuada. Por un lado requiere de confianza en nosotros mismos y por otro lado buenas dotes de comunicación para defender nuestras opiniones, derechos y deseos. Tanto si queremos persuadir a otros sobre las virtudes de un proyecto como cuando queremos aportar nuestra experiencia y nuestro punto de vista a uno, la asertividad es importante.
16. Capacidad de liderazgo
La capacidad de liderazgo no es solamente la habilidad de coordinar y liderar a personas, de persuadirlas e inspirarlas para que aporten sus conocimientos y experiencia al proyecto. También es la capacidad de tomar decisiones, la capacidad de motivarnos a nosotros mismos. Para perseverar en nuestros proyectos debemos empezar por saber liderarnos a nosotros mismos.
17. Habilidades de gestión
Aunque hasta ahora he hablado de habilidades blandas y sociales, las habilidades técnicas por supuesto son esenciales a la hora de gestionar un proyecto. La habilidad de saber gestionar significa saber prever los requisitos y recursos, calcular los costes y proyectar los potenciales ingresos o ahorros. También debemos tener en cuenta los posibles riesgos a los que nos enfrentamos y prestar atención a la calidad de las soluciones desarrolladas.
18. Capacidad de planificación y organización
Parte de las habilidades para gestionar proyectos es la capacidad de saber planificar el proyecto. Es decir despedazar el proyecto en sus componentes y pasos, planificar las tareas necesarias y organizar la asignación de recursos. Para ayudar con esta tarea existe una variedad de aplicaciones de gestión de proyectos. Cuando no tengamos a disposición un software de proyectos podemos crearnos un plan de proyecto en una hoja de cálculo.
19. Pensamiento crítico
Gestionar proyectos también requiere de una mirada crítica. Eso nos permite detectar problemas en el planteamiento o durante el desarrollo del proyecto. Nos ayuda a adaptar el proyecto, si hace falta, a circunstancias cambiantes o a posibles condicionantes. Incluso nos permite reconocer si, por lo que sea, hay que abandonar un proyecto.
20. Capacidad de motivación
Por último y no menos importante, perseverar en un proyecto requiere saber motivarnos. No siempre nos sentiremos inspirados. También podemos caer en el desánimo cuando no paran de surgir asuntos que no nos permiten dedicarnos a nuestro proyecto. Es entonces cuando la habilidad de mantener (o recuperar) la motivación nos será una ayuda clave.
¿Tienes las habilidades para gestionar proyectos?
¿Se te da bien gestionar proyectos y llevarlos a buen término? Después de la emoción inicial ¿te cuesta perseverar?
¿Cuántas de estas habilidades para gestionar proyectos reúnes? ¿Cuáles crees que te faltan o necesitas mejorar?
