Muchos tenemos más trabajo que horas tiene el día. Posiblemente nuestra solución sea trabajar y trabajar más para quitarnos las tareas de en medio. Sin embargo, la montaña de trabajo no para de crecer. Si es tu caso te creará cierta resistencia lo que te voy a proponer.
Pero te aseguro que te ayudará a ser más productivo. Porque conseguirás dedicar tu energía y tiempo a acciones alineadas con tus prioridades y objetivos.
Sal de la rueda de hámster
Resulta que el truco para mejorar nuestra productividad es introducir en nuestra rutina momentos para repaso y planificación. Es decir repasar primero lo conseguido y nuestras prioridades. Y luego decidir en qué objetivos queremos trabajar, sean metas en curso o nuevos objetivos, y planificar los siguientes pasos.
Puede que creas que no tienes tiempo para ello. Pero resulta que hacer un alto en nuestros quehaceres, para reflexionar, nos ayudará a revisar nuestro rumbo y corregirlo si hace falta. Es decir, decidir conscientemente y con criterio cuál es la prioridad y, en consecuencia, el siguiente paso.
Si queremos ser productivos y efectivos en el trabajo y avanzar con nuestros proyectos, conviene tener ciertos momentos en nuestra rutina para revisar la situación, objetivos y siguientes pasos. Es decir determinar si lo que venimos haciendo está de acuerdo con nuestras prioridades; si nos permite avanzar en nuestros objetivos y si debemos adaptar nuestros planes.
También puede ser que ciertas prioridades u objetivos hayan dejado de tener importancia y por otro lado haya nuevos objetivos que nos hayamos propuesto.
Todo ello nos permitirá enfocar nuestra energía hacia las tareas más productivas.
Tipos de repaso y planificación
Veamos qué momentos de repaso sugiero que incluyas en tu rutina.
Repaso del día
Se trata de un breve repaso de cinco a diez minutos de las tareas realizadas en el día y que no hayamos tachado aún de nuestra lista. Luego ver cuáles se han quedado pendientes y que debamos pasar al día siguiente.
Reevalúa tus prioridades y piensa si debes pasar todas las tareas pendientes al día siguiente o puedas o debas repartirlas en más días. Incluso podría haber tareas que hayan dejado de tener relevancia. Si fuera el caso no tengas reparos en quitarlos de tu lista de tareas pendientes. Recuerda que tu tiempo es limitado y es mejor dedicarlo a las cosas que te importan y te sean útiles.
En función de tus prioridades y objetivos así como tu agenda, fíjate la tarea o las tareas más importantes para el día siguiente. De este modo despejarás tu mente al final del día y podrás desconectar mejor del trabajo.
Repaso de la semana
Al final de cada semana es recomendable echar una mirada atrás a todo lo conseguido, aprendido y que nos haya ocurrido. Felicítate por los logros para fijar en tu memoria las cosas buenas conseguidas.
Con nuestras prioridades y objetivos en mente y la agenda delante, el siguiente paso es planificar la próxima semana, teniendo en cuenta compromisos ya adquiridos y reuniones programadas. Piensa cuál es tu principal objetivo personal y tu principal objetivo profesional para la próxima semana. Luego decide los pasos, es decir tareas y actividades, que te acercarán hacia ellos.
Para el repaso semanal te deberías reservar al menos media hora. El repaso mental de la semana anterior te ayudará a motivarte. Planificar después tu siguiente semana te permitirá ser más productivo.
Repaso del mes o del trimestre
Cada mes o cada tres meses puede ser útil detenernos a revisar cómo vamos con los objetivos propuestos y si siguen siendo acordes a nuestras prioridades. Es más, conviene reflexionar si nuestras prioridades han podido variar de algún modo.
Tanto en vista de nuestras prioridades como de los avances en relación con nuestros objetivos, podemos determinar si debemos hacer algún ajuste. Es decir si debemos adaptar o modificar algún objetivo que nos habíamos propuesto.
Hacer este repaso más general varias veces al año nos permitirá hacer un seguimiento de lo que nos habíamos propuesto para el año en curso y corregir nuestro rumbo si necesario.
La frecuencia de este tipo de repaso dependerá del número de objetivos que te hayas propuesto y cuánto seguimiento requieren. Quiere decir que influirán el plazo y las fechas de realización así como la frecuencia de las acciones. Habrá objetivos en los que solamente trabajemos en ciertos meses del año, otros que requieren una acción al mes por ejemplo y otros con tareas o acciones más frecuentes.
Repaso del año
Al final del año en curso o al principio del que año que entra será buen momento para tomarnos un rato para un repaso anual.
Primero consistirá en echar la mirada atrás para reflexionar sobre todo lo que ha ocurrido a lo largo del año. Piensa en los objetivos que te propusiste. ¿Cuáles has alcanzado? ¿Cuáles no y por qué? También reflexiona si tus prioridades han variado a lo largo del año o siguen siendo los mismos.
Felicítate y agradece todo lo que has conseguido, todas las buenas experiencias y todo lo que has aprendido. Asimismo recuerda las dificultades con las que te hayas podido encontrar y cómo te has enfrentado a ellas. ¿Te ha costado superarlas o has sido resiliente?
Recordar los logros y aprendizajes te hará sentir orgulloso y motivado para seguir trabajando en tus objetivos y proponerte nuevas metas.
El siguiente paso será pensar en el año que te espera. ¿Qué buenos propósitos tienes? ¿Cuáles convertirás en objetivos a alcanzar? Muchos empezamos un nuevo año con buenos propósitos. Pero sólo si los convertimos en objetivos de verdad podremos hacerlos realidad.
Resumen
Cuesta incluir y mantener estos repasos en nuestra rutina. Pero te aseguro, por experiencia propia, que estoy más motivada y me cunden más los días cuando me tomo el tiempo para repaso y planificación.
¿Sueles hacer habitualmente alguno de los repasos propuestos? ¿Te ayuda a tener claro tu enfoque y ser más productivo O al contrario ¿te cuesta tomarte tiempo para ello?
18 respuestas
¡Hola, Dorit!
¡Qué buena propuesta la de este post! Tienes toda la razón sobre que, cuando no tenemos tiempo, parece imposible agregar más actividades a nuestro día. Pero el repaso es muy interesante y me gusta mucho el poderlo hacer en varios espacios de tiempo (día, semana…).
Normalmente suelo hacer repasos, de manera natural, del día y del año, pero los demás también los veo muy útiles 😉
¡Muchas gracias por presentarnos estas herramientas que hacen más práctico y llevadero nuestro día a día!
Hola, María : Me alegra que ya hagas repasos pero que también te ha gustado la propuesta de las que no sueles hacer aún.
¡Hola Dorit! Muy interesante este post. La verdad es que es una cosa que tengo pendiente hacer. Soy de las que por la mañana establece prioridades y a partir de ahí no paro. Ya he leído en otros sitios la conveniencia de hacer pequeños parones para repasar y estoy convencida que puede ser beneficioso, pero aun no he conseguido hacerlo y convertirlo en hábito. Ahora que he lanzado mi blog es verdad que voy a todas partes con una libreta, por la mañana mientras me tomo el café planifico las actividades relacionadas con él, y por la noche repaso si todo está terminado. Pero creo que es más fruto de que es una actividad nueva para mí, porque el resto de actividades del día van en automático.
Hola, Loreto! Me parece genial que te estés planificando con tu blog. Intenta aplicarlo a otros ámbitos de tu vida. Ten en cuenta que tu memoria no tiene el don de la oportunidad. Cuando reflexionamos de forma consciente sobre nuestros quehaceres es cuando podemos tomar mejores decisiones sobre cómo emplear nuestra energía y tiempo de la forma más efectiva.
Interesante lo de los repasos, creo que son muy convenientes para saber en que fallamos y así nos rendiría mas el día, a tener en cuenta, aunque no trabajo fuera sirven para todas las actividades.
Hola Dorit!
Que bueno lo que dices y no podia estar mas de acuerdo, planificacion, repaso de tareas, priorizar…yo lo hago hasta 3 veces al dia porque surgen cosas, cambian prioridades y hay que reestructurar. Soy doña agendas fisicas y digitales…el hecho de tenerlo todo contemplado me mantiene enfocada y avanzando esa es la clave. El tiempo de organizacion diario es vital sin duda.
Hola, Zaida! Gracias por tu comentario. Me alegra que estés tan bien organizada y te sirva para mantener el foco en tus prioridades.
Nunca he intentado hacer el repaso, me resulta muy productivo organizar mi día, decidir los días en que tengo que hacer el trabajo pesado por ejemplo mi tesina y realizarlo un solo día. Así ese día tengo todo mi enfoque a lo que tengo que realizar, y termino bastante, trataré de aplicar los resúmenes para comprobar mi productovidad, gracias por el post!
Hola Dorit! Sinceramente no suelo hacer repasos, pero ahora que lo leo sí debo hacerlo, sobre todo lo de planificar la semana, definitivamente lo voy a poner en práctica !
Una entrada donde aprendí mucho, te lo agradezco, un beso !
Muchas gracias por tu comentario, Eliza. Me alegra mucho que te haya gustado el post y que vayas a ponerlo en práctica.
Este post es ya por si solo motivador y de gran ayuda para planificar y centrarte. Estoy totalmente de acuerdo contigo: es necesario hacer un repaso de nuestras acciones, objetivos, planes, etc para no desviarnos de lo que queremos y para que así todo lo que hagamos este claramente orientado hacia nuestros objetivos.
Yo intento hacer revisiones, pero no hago tantas como debería. Gracias a tu post voy a estar mucho más motivada para hacerlas.
Me alegra que te haya motivado el post para ser más constante en la revisión y planificación, Odina.
tienes mucha razón cuando dices que a veces por muy liados que estemos, hacer un paron y redirigir o pensar sobre nuestros objetivos nos puede ayudar a corregir el rumbo y eso en realidad ya nos ahorra tiempo! yo realizo el repaso del día y el repaso del mes, el del año ya lo veo mas complicado!
Hola, Resi! Qué bien que el repaso diario y mensual ya formen parte de tu rutina. Te recomiendo el anual porque te puedes sorprender de todo lo que has conseguido y vivido a lo largo del año. Además te servirá para reflexionar sobre lo que quieres conseguir o mejorar el año siguiente.
Guapa mola mucho lo que hablas de la planificación, personalmente me cuesta mucho pensar y planificar sobre todo. Pues tengo muchas cosas en la cabeza, ideas y planes y si quiero hacer algo realmente me cuesta más de lo que parece organizarme. Aunque pasa a veces con ciertos temas y personas, porque en algunas cosas me muevo y voy súper rápido y fluida y planear se me da bien, tengo que saber adaptarlo y hacerlo igual en todas las áreas de mi vida y ese, precisamente es el reto 🙂
Gracias por tu comentario, Diana. Precisamente cuando tienes la cabeza llena, te puede dar claridad anotarlo todo. Así podrás decidir más conscientemente qué próximos pasos tomar y cuáles son ideas para más adelante.
Hola: me comportó, bastante ansiosa para culminar mis objetivos diarios esto incluye las tareas laborales. Pero a pesar de está actitud, analizar situaciones con detalles es parte de mi acción interna habitual. Lo que no me evitó, a veces equivocarme por no otorgarle la adecuada importancia y priorizar otra motivación aun consciente.
Me resultan muy adecuados los tips.
Y mientras la vida continúe, proseguiremos, equivocandonos. Lo importante es analizarse para ver los errores y mejorar. Tus consejos manifiestan, muy válidas maneras de extraer más de nuestro tiempo.