¿Tienes tareas que se te atascan, se te resisten? Por más que lo intentas no pareces conseguir terminarlas; igual ni siquiera avanzar con ellas. Puede que no consigas hacer progreso en algunos proyectos. Veamos cuáles son las posibles causas y qué puedes hacer al respecto.
1. No anotas las tareas
Vas trabajando en tareas y resolviendo asuntos según surjan y se te ocurran. Por eso puede que alguna tarea se te olvide hasta que se haya acabado tu jornada laboral. Piensas que ya te pondrás con ella al día siguiente. Pero se te ocurren otras cosas que hacer, surgen otros temas y al final se repite la historia.
Cómo resolverlo
Es esencial que lleves una lista de tareas, o mejor aún un sistema de listas. Anotar las tareas nos ayuda a descargar nuestra mente de los diferentes asuntos. Además nos permite valorar tarea por tarea en cuanto a su importancia y urgencia. De este modo puedes decidir con criterio cuál es la tarea con la que debes avanzar en cada momento. Podrás planificar proactivamente tu día para asegurar que avanzas con lo importante.
2. No consigues ponerte con una tarea o el proyecto
Llevas días intentando ponerte manos a la obra pero siempre surgen cosas más urgentes o aparentemente más importantes. Así parece que no vas a progresar nunca.
Cómo conseguir avanzar
Reflexiona por qué sueles posponer la tarea o el proyecto en favor de otros asuntos. Puede que el tema no sea tan urgente como lo que va surgiendo. ¿Por qué es así? ¿El plazo de entrega aún no se acerca o ni siquiera tienes fecha límite? ¿La tarea todavía tiene importancia o tal vez haya dejado de tenerla?
Suponiendo que sigue siendo una tarea válida, te sugiero que te reserves un hueco o varios huecos en tu agenda para trabajar en el tema. Solemos aplazar las tareas con plazo holgado o sin plazo aunque puedan ser más importantes que otras hasta que se nos eche el tiempo encima. Si quieres evitar eso planifica tu trabajo y bloquea ventanas de tiempo para las tareas importantes que no sean urgentes.
3. Te falta claridad
Puede que te cueste avanzar con la tarea o el proyecto porque no tienes muy claro el objetivo y el resultado deseado. Es posible que te falta de información para progresar. Cuando nos pasa eso podemos caer en la procrastinación. Aplazamos la tarea o el proyecto una y otra vez dando prioridad a otros asuntos que sí sabemos resolver.
Cómo ganar claridad
Desatascarnos pasa por aclarar qué pretendemos conseguir con esa tarea o ese proyecto. ¿Qué significa terminarlos? ¿Qué aportará al funcionamiento de la empresa, a los objetivos de la empresa o tuyos propios?
Si se trata de un proyecto ¿tienes claro los siguientes pasos? Tómate tiempo para desglosarlos en tu plan de proyecto. Luego recurre a dicho plan para controlar el progreso del proyecto y las siguientes tareas a realizar.
También reflexiona sobre qué recursos o qué información necesitas para hacer progreso. ¿Necesitas investigar o aprender algo? Entonces hazlo o añádelo como nueva tarea a tu lista. ¿Se lo tienes que pedir a alguien? Entonces hazlo.
4. No es una tarea
Puede que tengas una tarea desde hace días o incluso semanas en tu lista. Aunque hayas trabajado en ella tienes la sensación de no avanzar.
Qué hacer al respecto
Reflexiona si esa “tarea” que anotaste en realidad es un concepto que engloba una serie de acciones. Entonces en realidad se trata de un proyecto. Estabas haciendo progreso pero no lo notabas por considerarlo una tarea. Si lo tratas como un proyecto con sus pasos e hitos tendrás una sensación de logro.
Así que pasa esa “tarea” a una hoja de proyecto y reflexiona sobre los diferentes pasos que debes dar para llevarlo a cabo y la información que debas pedir a otros. De este modo podrás llevar un seguimiento de tu progreso.
5. La tarea depende de otras personas
¿Hasta qué punto tu trabajo depende de otras personas o se ve influido por ellas? ¿Alguna de tus tareas depende de que otra persona te suministre información? Puede ser frustrante tener una tarea en tu lista día tras día. Si es el caso valora si en realidad su compleción no depende de ti en este momento.
Qué hacer en este caso
Si la compleción de una tarea no depende de ti no debería estar en tu lista de tareas. Eso solo te llevará a una lista creciente de cosas que no puedes tachar porque no depende de ti ejecutarlas. Incluso puede que te atasque mentalmente el pensar en todos esos asuntos con los que no puedes avanzar por falta de información de otros.
Por eso sugiero que traslades esos temas a una lista separada de asuntos que esperas de otros. Anota quién te debe dar una respuesta o suministrar datos para que tú puedas avanzar con tu parte. También puede ser buena idea anotar cuándo pediste la información y cuál es el plazo de entrega. Esa lista te ayudará a llevar un control de los temas pendientes. Con ello no solamente despejas la lista de tus propias tareas sino también tu mente.
6. Sufres el efecto IDI
Es decir que una serie de imprevistos, distracciones e interrupciones te han hecho perder el hilo de lo que estabas haciendo. Ya no sabes muy bien por dónde ibas. Te está fallando la concentración y la inspiración. Por consiguiente te estás debatiendo contigo mismo si darte por vencido con la tarea en cuestión. Si eso mañana ya será otro día.
Qué hacer contra los IDI
Combatir el “efecto IDI” pasa por una serie de soluciones y acciones. Considera qué tipo de distracciones te afectan. ¿Puedes eliminarlas? ¿Puedes entrenar tu concentración para trabajar mejor a pesar de ellas? ¿Por qué te distraes fácilmente? Puede que sea por la falta de claridad que comentamos antes.
En cuanto a las interrupciones, a veces puedes ser difícil evitarlas del todo. Pero sí puedes aprender a lidiar mejor con las interrupciones con aceptación y asertividad. También recomiendo que siempre tengas tu lista de tareas a mano para anotar lo que te pidan y poder valorar cuándo debes atender esa petición.
En lo que a los imprevistos se refiere, igual que en el caso de las interrupciones, valora su importancia y urgencia. ¿El imprevisto se debe a una falta de previsión por tu parte o por la de otra persona? ¿Qué puedes hacer para limitar el número de imprevistos? Por experiencia la mayoría de imprevistos se deben a una falta de previsión y planificación.
Cómo recuperar la concentración
Si aprendes a reducir los IDI, ocuparán menos tiempo en tu día de trabajo además de menos momentos de desconcentración. Aún así siempre ten a mano tu lista de tareas para anotar lo que surja y recordar con qué estabas. Cuánto menos tiempo interrumpas la tarea con la que estabas más rápido podrás recuperar la concentración.
Sin embargo, puede que lleves un día de locos. Después lidiar con varias interrupciones y resolver contingencias notas que tu nivel de energía y capacidad de concentración están por los suelos. Entonces levántate de tu sitio y tómate un descanso. Ve a por un café, tómate un refrigerio, charla con un compañero, date un paseo o búscate un lugar tranquilo para unos ejercicios de respiración. Después, con la cabeza despejada, acomete de nuevo esa tarea que se resistía.
¿Se te tienden a atascar las tareas?
Cuando se te resisten las tareas o proyectos ¿las razones suelen ser las que he mencionado? ¿Qué sueles hacer para “desatascarte”? ¿Se te ocurren más causas por las que se atasca el trabajo?
