Cómo ser un buen invitado

[vc_row][vc_column][vc_column_text]En otros posts hemos visto cómo organizar un evento. En esta entrada vamos a hablar desde el otro lado, el del invitado a un evento. Como este blog va de la excelencia, veamos pautas para la buena educación y para sacar provecho de los eventos.

Cada tipo de evento y encuentro tiene sus particularidades. Además influirá si conocemos al organizador y tenemos trato personal con él o no. Para hacerlo más fácil voy a diferenciar entre eventos profesionales y particulares y explicar en cada apartado a qué tipo de encuentros me refiero.

¿Eres un buen #invitado? Qué es de #buenaeducación y cómo sacar buen provecho de la asistencia a un #evento Share on X

Eventos profesionales

En este apartado estoy pensando en congresos, conferencias, eventos de networking y similares. Son eventos a los que asistimos para nuestro desarrollo personal y profesional, para aprender algo nuevo y para hacer nuevos contactos.

Confirma asistencia

Si se trata de un evento que has visto anunciado, confirma tu asistencia dentro del plazo estipulado. Si recibes una invitación personal a algún acto, te sugiero confirmar tanto si puedes como si no puedes asistir. Al organizador le ayudará saber cuánta gente está pendiente de respuesta y si debe invitar a más personas para llenar el aforo.

En caso de haber confirmado tu asistencia pero que te haya surgido algo que te impida asistir, avisa también. El organizador te lo agradecerá. Si alguna vez te ha tocado organizar o participar en la organización de algún acto, conoces la incertidumbre de no saber cuánta gente asistirá. No sabes si deberías invitar a más personas o si deberías reducir el catering. Conseguir acotar al máximo el número de personas que asistirá al evento no solo facilita la organización en sí sino también ayuda a ajustar los costes.

Cuando te invitan a un #evento siempre confirmas si puedes o no asistir? ¿Llegas puntual? El organizador te lo agradecerá. #bueninvitado #buenaeducación Share on X

Prepárate para el evento

Te recomiendo que te prepares para que el evento sea fructífero. Infórmate sobre el organizador, los temas que se tratarán, los ponentes, los asistentes (si es posible). De este modo sacarás mayor provecho del evento y tendrás temas de conversación con los demás asistentes o ponentes.

Si quieres conectar con gente nueva, hazte una lista con las personas con las que quieres hablar junto con una anotación sobre ella. Anota por ejemplo profesión, empresa, intereses y lo que consideres importante y te pueda ayudar a entablar conversación.

Asistiendo al evento

Salvo razón justificable te sugiero llegar puntual. Lo habitual es que haya un margen de tiempo para el registro de los asistentes. Así que llega dentro de esa franja horaria y aprovéchala para el primer networking. Ser puntual no solo es de buena educación. Cuando alguien llega tarde a una conferencia descentra a los ponentes y al público. ¿A que es incómodo cuando las miradas se vuelven hacia ti al entrar a la sala tarde?

Aprovecha el evento

Si realmente quieres sacar provecho del evento, sugiero que te olvides un rato del móvil. Ponlo en silencio para no desconcentrarte con notificaciones ni molestar a los demás asistentes.

Para recordar mejor las intervenciones, te recomiendo tomar notas. Hay eventos en los que después comparten las presentaciones. Pero por un lado suelen contener solo los puntos clave y no todas las explicaciones. Por otro lado está demostrado que recordamos mucho mejor lo que escribimos que lo que solamente escuchamos.

Si existe la oportunidad de plantear preguntas a los ponentes, aprovéchala. Sobre todo en eventos grandes suele ser más difícil hablar con los ponentes en los descansos.

Hoy en día es habitual que en los eventos se pida que los participantes lo compartan en Twitter con el hashtag del evento. Personalmente o tuiteo o me concentro bien. Por lo que comparto en momentos puntuales pero suelo concentrarme más en prestar atención a los ponentes. Te sugiero intentar encontrar el equilibrio que te funcione para sacar provecho del evento.

Llegado el descanso aprovecha para entrar en contacto con los demás asistentes o los ponentes. Preguntar por su impresión sobre el evento es la apertura más fácil para entablar conversación. Luego interésate por la otra persona, qué la ha traído al evento, qué espera de él, a qué se dedica, qué le apasiona etc.

Después de hablar con una persona, toma nota de las ideas que puedan haber surgido. De este modo no te tendrás que fiar de tu memoria después intentando recordar qué hablaste con cada persona. Te será más útil, si cabe, cuando has conocido a personas que no tenías en esa lista que preparaste antes del evento.

#Congresos, #conferencias, #cursos, #eventos de #networking ayudan a nuestro #desarrollopersonal y profesional si sacamos provecho de ellos. Cómo hacerlo Share on X

Agradecimiento

Después del evento sugiero que envíes una nota de agradecimiento al organizador. No es lo habitual y seguramente lo agradecerá mucho. Si no tienes forma de enviar un agradecimiento directo, puede que exista la posibilidad de comentar en la página web o en redes sociales tu opinión sobre el evento. También puede que te hayan enviado un cuestionario de satisfacción. Será de gran ayuda que te tomes un momento para rellenarlo.

Seguimiento

¿Recuerdas esas notas que tomaste después de conocer a personas? Ahora te serán de gran ayuda. Contacta con esas personas para mantenerte en su mente. Envíales una simple nota diciendo que ha sido un placer haberlas conocido y haber hablado con ellas.

Si les prometiste algún tipo de información, envíasela. O tal vez te hayas topado con un artículo sobre un tema que comentasteis. ¿Por qué no compartirlo? Puede que quedasteis en mantener una reunión. Entonces solicítala mientras el recuerdo sea reciente.

A veces terminamos por desaprovechar estas oportunidades porque dejamos pasar el tiempo.

Después de un #evento no desaproveches la oportunidad para enviar un #agradecimiento al organizador y contactar con las personas que conociste. #bueninvitado Share on X

Eventos particulares

En este apartado me refiero a encuentros y fiestas familiares, de amigos o conocidos.

Confirmación de asistencia y preparación

Igual que en el caso de eventos profesionales confirma si podrás ir o no. Si vas a casa de alguien, pregunta también si puedes traer alguna cosa o ayudar de algún modo en la preparación. En muchas ocasiones traer una botella de vino o un postre pueden ser una buena aportación.

Si el día del encuentro vas a llegar tarde, avisa al anfitrión. No es lo mismo que aparezcas media hora tarde sin avisar que habiendo avisado. Es cierto que según el país y sus costumbres el concepto de puntualidad puede ser más relajado. Pero avisar que llegas tarde no será de mala educación en ningún lado.

Echa una mano

En caso de reuniones en casa de conocidos, amigos o familiares te sugiero preguntar si puedes ayudar en algo. Puede que te digan que no pero lo más probable es que sí. Cuando termine lo divertido al anfitrión le tocará recoger todo. Tal vez puedas ayudar a recoger algo antes de marcharte a casa. Así el anfitrión tendrá menos trabajo y no se le quitan las ganas de volver a organizar algo pronto.

Da las gracias

Enviar una nota de agradecimiento puede parecer excesivamente formal en caso reuniones familiares y de amigos. Pero no por eso hace falta dar la hospitalidad por sentado. Al despedirte agradécele al anfitrión la invitación y el rato tan agradable has pasado.

Cuando te invitan a casa ¿echas una mano? No des por sentado la #hospitalidad. Ofrece #ayuda y da las #gracias al #anfitrión. #bueninvitado Share on X

Reuniones de trabajo

Cuando hablamos de la condición de invitado tal vez no pienses en reuniones de trabajo. Pero según si se celebra la reunión en tu oficina o la de la otra persona serás anfitrión o invitado. Por eso también he querido hacer una mención al respecto.

Avisa de incidencias

En este caso podemos obviar la confirmación ya que sin ella no se celebraría la reunión. A la hora de fijar reuniones recomiendo que tengas en cuenta el tiempo de desplazamiento. Agenda las reuniones de modo que puedas llegar puntual sin problema. Un retraso no solo afectará tu propia agenda sino también la de los demás participantes.

Aún así puede que en algún momento te retrases. Puede que se haya alargado una reunión previa o que el tráfico esté peor de lo que esperabas. Si vas a llegar tarde llama para avisar y así cerciorarte de que la otra persona pueda mantener la reunión a pesar de tu retraso.

Tal vez incluso te haya surgido un imprevisto que te imposibilite mantener la cita. Si necesitas posponer la reunión, avisa con la mayor antelación posible disculpándote y ofreciendo nuevas opciones de fecha.

Si llegas tarde a una #reunión avisa a los demás participantes y cerciórate de que puedan mantener la reunión a pesar de tu #retraso. #bueninvitado #buenaeducación Share on X

Prepárate para la reunión

No solo por buena educación sino por asegurar que la reunión sea productiva y fructífera deberías prepararte bien para ella. La preparación dependerá del tipo de reunión. Tal vez puedas informarte bien sobre la empresa o persona con la que te reúnas. Puede que debas preparar documentación para la reunión. Para hacer la reunión productiva reflexiona sobre el objetivo de la misma. ¿Qué es lo que quieres conseguir? Información, vender algo, cerrar un acuerdo, que sea una primera toma de contacto. El objetivo determinará cómo debes prepararte para la reunión.

Agradecimiento y resumen

Una forma muy fácil de dejar una buena impresión después de una reunión es agradecer el tiempo a los participantes. A no ser que hayáis acordado que lo haga otra persona, aprovecha para resumir los puntos discutidos y los próximos pasos acordados. Así asegurarás que cada uno trabaje en lo que le concierne.

¿Eres un buen invitado?

¿Crees que eres un buen invitado? ¿Hay algún otro punto que crees que hay que tener en cuenta para ser un buen invitado? ¿Qué comportamientos te molestan más en otros invitados?

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