Los últimos días antes de marcharte de vacaciones son una oportunidad para aumentar la productividad, si la aprovechas bien. Como comento en el post “Cuando la procrastinación ataca”, uno de los problemas que puede perjudicar la productividad es la falta de presión y sentido de la urgencia. Pero cuando ya te faltan pocos días para marcharte de vacaciones, se crea esa presión que puedes aprovechar en tu favor.
¿Qué puedes hacer entonces para dejar el trabajo atrás e irte de vacaciones con la mente despejada?
Revisa tu agenda y tus asuntos pendientes
Resérvate un rato para revisar tu agenda a uno o dos meses vista. Así tendrás claro los compromisos pendientes antes de marcharte de vacaciones y los que te esperarán a la vuelta de las mismas. Anota todo lo que necesite preparación, información que deberás solicitar a otros y fija plazos para ello.
Revisa tus proyectos y tareas pendientes. Decide lo que deberás dejar hecho antes de irte y agenda lo que puede esperar para tu vuelta. Puede ser buena idea dejar solicitada la información que necesites de otros para avanzar en un proyecto. De este modo, la persona o las personas en cuestión tienen tiempo para organizarse y preparar los datos requeridos, en vez de tener que hacerlo con un plazo más ajustado si lo solicitas a tu vuelta. Además, tú volverás de las vacaciones teniendo toda la información disponible para avanzar en tu proyecto sin demora.
Ponte manos a la obra
Una vez programadas las tareas para antes y después de tus vacaciones, trabaja uno por uno en los asuntos que debes dejar resueltos antes de marcharte. Verás que, teniendo claro los asuntos que resolver, te resultará más fácil ser productivo y, como me gusta llamarlo, hacer churros. Es decir trabajar en una cosa tras otra y tacharla de tu lista.
Reserva el último día para imprevistos y limpieza
En la medida de lo posible, intenta programar las tareas de modo que el último día no tengas que trabajar en proyectos o asuntos importantes. Así tendrás tiempo para resolver últimos flecos así como urgencias e imprevistos de última hora.
Como en el trajín del día a día, a menudo no nos tomamos suficiente tiempo para ello, además te sugiero que te tomes un rato para hacer limpieza. Archiva o destruye papeles que tengas por allí acumulados. Revisa tu buzón y borra o archiva los correos electrónicos que ya no requieran de ninguna acción. Mueve los correos de tareas pendientes de hacer o a la espera de que otra persona haga algo a sus carpetas correspondientes. Con ello, conseguirás dejar tu bandeja de entrada y tu escritorio limpios como una patena. Y verás como se te pasa el último día volando.
Además este trabajo de limpieza tiene un doble beneficio. Quieras o no, tener correos o papeles sin clasificar y acumulándose te ocupa parte de tu mente. Así que tomar una decisión sobre cada uno de ellos y dejarlos clasificados, te ayudará a despejar la cabeza. Por otro lado, no será lo mismo volver después de las vacaciones a un escritorio y correo abarrotados de asuntos y documentos antiguos que hacerlo teniendo solamente que ponerte al día de lo nuevo que haya entrado en los últimos días o semanas.
Traspasa las tareas pendientes
Si tienes un compañero que te dé cierta cobertura durante tus vacaciones, revisa con él los asuntos que puedan surgir en tu ausencia y qué es lo que debe hacer para resolverlos. Indícale también los temas que puedan surgir pero que se pueden quedar pendientes para tu vuelta. Si es necesario, avisa a otros compañeros o departamentos sobre hasta cuándo estarás fuera y a quién dirigirse durante tu ausencia. Informa a tu superior cómo has dejado organizado los temas que puedan surgir.
Activa el mensaje de fuera de oficina
Programa el mensaje automático de fuera de oficina indicando hasta cuando estás de vacaciones y a quién se debería dirigir la gente en caso de asuntos urgentes que no puedan esperar a tu vuelta. De este modo, la persona que te escriba tiene un punto de contacto y tú te puedes quedar tranquilo.
Piensa que la persona que te escriba puede preguntarse por qué no contestas si no le salta un mensaje que indique que no estás en la oficina. Tal vez pasen unos días y luego intentará localizarte por teléfono para enterarse de que estás de vacaciones. Puede que se sienta molesto, sobre todo si el asunto tiene cierta urgencia o importancia. Así que recuerda poner el mensaje de fuera de oficina, aunque sólo sea por buena educación.
Si trabajas con Outlook puedes configurar un mensaje más formal para remitentes que no pertenezcan a tu empresa y uno más escueto para tus compañeros de trabajo.
También te recomiendo que redactes un mensaje estándar. Es parte de la imagen que proyecta tu empresa hacia el exterior por lo que no es lugar para ser creativo o gracioso. Puede parecer obvio pero si lo menciono es porque me he topado con todo tipo de mensajes.
Desvía el teléfono fijo
Según cómo se organicen estos temas en tu empresa, desvía tu extensión al buzón, al compañero que te dé cobertura o a centralita. Igual que en el caso del mensaje de fuera de oficina, evitarás que alguien te esté llamando preguntándose por qué no contestas nunca al teléfono.
Desconecta el móvil de empresa
A no ser que hayas firmado una cláusula de disponibilidad, ha llegado el momento de desconectar el móvil de empresa, si lo tienes. Si has dejado todo organizado y traspasado, deberías tener la conciencia tranquila. Como decía una consejera delegada, antigua jefa mía: “Pocas cosas son realmente tan urgentes. La empresa no se va a quemar tan fácilmente durante mi ausencia.” Así que desconecta el teléfono y desconecta tu mente del trabajo.
Resumiendo
- Revisa tu agenda, proyectos y asuntos pendientes
- Ponte manos a la obra y trabaja en lo que debes terminar
- Resuelve flecos e imprevistos de última hora y haz limpieza
- Traspasa los asuntos pendientes y deja instrucciones a quien te cubra
- Activa el mensaje de fuera de oficina
- Desvía el teléfono fijo al buzón, centralita o compañero indicado
- Desconecta el móvil de empresa
- ¡Disfruta de tus vacaciones!
Te deseo que disfrutes de tus merecidas vacaciones y que vuelvas con la pilas cargadas.
