[vc_row][vc_column][vc_column_text]¿Sueles tener la sensación de que te faltan horas en el día? ¿Sientes que no te cunde el tiempo disponible? Hay muchas cosas que podemos hacer a lo largo del día para ahorrar tiempo. Veamos cuáles son.
Trucos de organización para ahorrar tiempo
¿Organizas tu día a día o haces las cosas según surgen? Si crees que te falta tiempo es clave saberse organizar y saber priorizar nuestros asuntos.
Anótalo
Tener un método para organizar nuestros recados, tareas y cosas que se nos ocurren es básico para tener una visión de lo que nos espera y poder organizarnos el día de la forma más efectiva. Por eso te recomiendo que te crees un sistema con el que tengas controlados tus citas, tareas, recados e ideas.
1. Agenda
Prueba si te funciona mejor una agenda electrónica o en papel para anotar todas tus citas y reuniones. Sea como sea llevar una agenda es básico para tener una visión de lo que nos espera durante el día, la semana y el mes. Porque eso te permite saber de qué huecos dispones para otras tareas. Si usas agenda electrónica además puedes anotar de forma rápida citas recurrentes y aprovechar los recordatorios.
2. Listas de tareas
En caso de las tareas también tienes la opción de instalarte una app en el móvil o anotarlas en papel. Prueba qué sistema te funciona mejor. La versión electrónica puede ser muy útil para crearte tareas recurrentes como hacer la colada o regar las plantas por ejemplo y ponerte recordatorios.
La cuestión es que tengas controladas todas tus tareas y puedas anotar de manera fácil nuevos asuntos que surjan. De este modo siempre tendrás una visión de lo que toca a continuación en vez de perder tiempo en intentar recordarlo.
3. Lista de ideas
También sugiero que tengas a mano una manera de capturar ideas que se te ocurran. ¿Te ha pasado alguna vez que tuviste una gran idea pero no la anotaste y más tarde te costaba recordar lo que era? Tener un sitio para anotar tus ideas no solo te ahorra tiempo también evita que olvides ideas estupendas.
Anotar nuestros compromisos y tareas nos ahorra el tiempo de intentar recordarlas y nos hace más productivos. #ahorrartiempo #productividad Share on X
Valora la importancia de las citas y tareas
Tener todos tus compromisos y tareas a la vista te permite valorar mejor su importancia y urgencia. ¿Son necesarias y útiles todas las reuniones que tienes en la agenda? ¿Con qué tarea te deberías poner a continuación? ¿Hay alguna tarea que ya no hace falta realizar? Para hacer un uso efectivo de nuestro tiempo conviene cuestionarnos las cosas. De este modo dedicaremos el tiempo a lo que valga la pena y sea productivo.
«No hay nada más inútil que hacer eficientemente algo que no debería haberse hecho en absoluto.» #PeterDrucker #ahorrodetiempo #productividad Share on X
Agrupa recados y compras
¿Eres de los que van a comprar el pan o la leche cada día? ¿Cada vez que se te ocurre una cosa vas a comprarla? Y al día siguiente también, y al otro y al otro. Si sumas los desplazamientos, recorrer los pasillos de la tienda, posibles esperas en la caja ¿cuánto tiempo ocupas en esas tareas? Tiempo que luego te falta para otras actividades.
Por eso suelo llevar unas listas de “compras” y “recados” en las que voy anotando lo que se me va ocurriendo. Así, cuando voy a la tienda, de golpe compro todo lo que necesito y reduzco la probabilidad de que se me olvide algo. Además intento organizarme los trayectos para hacer de seguido recados que me pillan de camino.
Compra online
Hacer la compra online puede ser otra manera de ahorrarte tiempo. Hay cosas, como la fruta y verdura que prefiero elegir yo misma en la tienda. Pero en general cada vez hay más productos que podemos adquirir a través de internet: alimentos, ropa, libros, aparatos electrónicos etc. Sobre todo si no vives en una zona dónde tengas tiendas cerca te puede ahorrar mucho tiempo.
Agrupa tareas y recados en el trabajo
Lo mismo aplica a la oficina. Voy enviando documentos a la impresora. Cuando voy a la impresora imprimo todo a la vez, aprovecho para escanear documentos o hacer fotocopias. Cuando se trata de llevar documentos a otros departamentos también me organizo el recorrido para hacerlo todo a la vez.
Todos estos pequeños gestos van ahorrando minutos a lo largo del día que se pueden convertir en horas a la semana. Así que piensa qué tareas puedes agrupar para que te supongan menos tiempo.
¿Te falta tiempo para todo lo que tienes que hacer? Cómo ahorrar tiempo con tus tareas y recados. #ahorrartiempo #productividad Share on X
Ahorrar tiempo en las comunicaciones
Tanto en el trabajo como en gestiones personales, por ejemplo con el banco, el seguro o citas médicas podemos ahorrar tiempo si buscamos la forma más efectiva de realizar nuestras acciones.
Elige el canal de comunicación adecuado
Hoy en día tenemos una multitud de vías de comunicación a nuestra disposición. Pero ¿sabes elegir la más adecuada según la tarea o gestión? Pedir la cita con el médico a través de una aplicación o internet, si es posible, será más rápido que esperar que te respondan el teléfono. Las aplicaciones de banca online permiten realizar muchos trámites sin tener que llamar por teléfono o pasar por la sucursal bancaria.
En el trabajo podemos perder mucho tiempo valioso si no eligimos el canal de comunicación adecuado: correo electrónico, llamada, chat, gestor de proyectos, reunión, ir a ver a la persona. Cuando tengas una petición, gestiones un proyecto o necesites comunicar algo, primero piensa cuál es la vía más efectiva.
¿Aclararás el asunto más rápido con una llamada telefónica? Teniendo en cuenta la urgencia del asunto y el tiempo que te puede llevar localizar a la persona ¿podría ser mejor enviar un correo electrónico?
Si necesitas comunicar algo ¿un correo electrónico aclarará el asunto o es mejor organizar una reunión para evitar malentendidos o cadenas de correo?
Un gestor de proyectos es una buena herramienta para no solamente mantener el control de tus proyectos sino también mejorar el trabajo en equipo. Todos los implicados se pueden mantener informados mutuamente sobre los avances del proyecto y de asignar tareas a otros.
No elegir el canal de #comunicación adecuado puede hacernos perder un tiempo valioso. #ahorrartiempo #productividad Share on X
Limita el tiempo gastado en comunicaciones
Con eso no quiero decir que dejes de comunicarte con las personas. Me refiero a que limites el número de veces al día que gestiones el correo electrónico. También piensa cuánto tiempo gastas con tu móvil. ¿Cuántas veces al día consultas las redes sociales? ¿En cuántos grupos de WhatsApp estás? Valora si hay canales de comunicación que más que aportarte te quitan tiempo y cómo hacer un uso más racional de ellos.
Ahorrar tiempo gastado en reuniones
Una reunión puede ser la forma más efectiva de anunciar decisiones, compartir información o resolver problemas. Pero lo primero de todo es valorar cuándo es necesario organizar una reunión y cuándo es mejorar resolver un asunto por otra vía. Suponiendo que una reunión es la vía más práctica y productiva hay una serie de cosas que podemos hacer para usar nuestro tiempo de forma más efectiva.
Reuniones fuera de la oficina
Cuando organizas reuniones fuera de la oficina intenta minimizar los desplazamientos y maximiza el tiempo que pasas de seguido en la oficina. Para ello hay varias opciones. Puedes agrupar varias reuniones en un día si por ubicación tiene sentido. En caso de reuniones sueltas intento agendarlas a primera hora de la mañana, última hora de la mañana o última hora de la tarde.
A veces caemos en la tentación, sobre todo con clientes importantes, de aceptar la primera opción ofrecida. Pero recuerda que también son personas y que no conocen tu agenda. Por tanto, sé asertivo e intenta negociar una hora que te encaja mejor según tus compromisos y el desplazamiento.
Duración de las reuniones
Recuerda que hay 60 minutos en una hora. Considera cuál es la duración adecuada para la reunión. ¿Conoces la Ley de Parkinson? “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”. Pues lo mismo vale para las reuniones. Si hay media hora convocada durará eso o más. Si has convocado una hora, pues durará eso aunque el tema no lo requiera. Sobre todo si el tema y objetivo de la reunión no están muy claros. Por tanto valora la duración adecuada.
La Ley de Parkinson también aplica a la duración de las reuniones. #gestióndeltiempo #ahorrartiempo Share on X
Preparación de reuniones
Cuando reuniones se convierten en pérdida de tiempo se suele deber a que no tienen un objetivo claro y no hay agenda. Entonces los asistentes no vienen preparados y los debates se suelen dispersar. Por tanto asegúrate de que tú y los demás asistentes estéis preparados para que la reunión sea lo más efectiva y concisa posible.
¿Las #reuniones te parecen una pérdida de tiempo? Son herramientas de #comunicación muy útiles si se organizan y preparan bien. #ahorrartiempo #productividad Share on X
Ahorrar tiempo con la preparación de comidas
Sobre todo si tienes familia la preparación de las diferentes comidas puede ocupar bastante tiempo. Cuando te pongas a cocinar ¿qué tal si preparas comida para varios días? Puedes preparar más cantidad y congelar una parte. O piensa en recetas que puedes preparar paralelamente o cuyos ingredientes te sirvan para platos diferentes.
¿Aprovechas bien tu tiempo?
Esos son solo algunos consejos de cómo podemos ahorrar tiempo a lo largo del día. ¿Cuáles son tus trucos para ganarle minutos al día?
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